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Requirements Engineering & PDD (Handover)
Mittwoch, 08.12.2021
RPA Community
„Chapter Zürich“
Agenda
• Rückblick erstes Meetup & Content Mapping
• Rollen in einem (RPA-)Projekt, Fokus: Requirements Engineering
Vorgehen & Möglichkeiten im RPA-Kontext
• Process Definition Document (PDD) – Einblicke und Erfahrungen
• Schlüsselfaktoren und Erfahrungen bei der Übergabe an die
Developers
• "Personalunion" - Kombination mehrerer Rollen - Pros & Cons
• Abschluss, Q&A / Nächstes Meetup (9. Februar 2022, 16:00 Uhr)
2
Rückblick & Content Mapping
• Erstes Treffen: RPA Community gegründet, Intentionen:
• (technischer) Erfahrungsaustausch zu Themen rund um RPA
• Best Practices, Tipps & Tricks austauschen
• Ereignisse & Entwicklungen am Markt
• Community-Gedanke fördern
• Content Mapping (Mural Board)
• Interessensgebiete definiert
• Mögliche Erfahrungsgebiete geteilt
• Kommunikationsmittel – Slack
• Invitation-Link (oder anfordern via roman.tobler@routinuum.ch)
3
4

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Requirements Engineering und Vorgehen &
Möglichkeiten im RPA-Kontext
Rollen in einem (RPA-)Projekt
und generelle Einordnung
Rollen in einem (RPA-)Projekt
• Key Account / (Pre-)Sales Manager
• Project Manager
• Infrastructure Engineer
• Solution Architect
• Requirements Engineer
• Business Analyst
• Developer / Engineer
• Test Manager
• Consultant
• …
6
Einordnung im RPA-Kontext
• Projektgrössen, Komplexitäten und Staffing
• Ebene und Anwendungsfelder von RPA (Business-nahe)
• Vergleich & «Schwierigkeitsgrad» von RPA-Development
gegenüber Software Development (Low-Code?)
• Time-to-market und ROI
• Aber: Warnung vor «Maintenance-Kosten» und Wartbarkeit im
Generellen!
7
(RPA) Requirements Engineering
• Grobe Aufgaben:
• Anforderungen aufnehmen (und verstehen) – Detailierungsgrad?
• IST-Prozess und dessen Notwendigkeiten abbilden
• Testing & Validierung der erarbeiteten Lösung
• Unterstützung bei späteren «Change Requests»
• Vorgehen & Möglichkeiten im RPA-Kontext:
• Klassische Interviews und Prozess-Beobachtungen durchführen
• Schrittaufzeichnung, Kommentierung (Screen Capture, Schrittaufzeichnung)
• BPM-Modell (Camunda Modeler)
• Task Capture
• «Build Diagram» & «Capture Process»
• Überleitung in ein Process Definition Document (PDD) – oder
Development Specification Doc. (DSD)
8
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Wann brauchen wir das PDD eigentlich? Auszug aus dem RPA-Duden
1. Umfang des RPA-Prozesses
2. Ist der Prozess nach Umsetzung «outgesourct»?
3. Zuständigkeit für Beschaffung und Erhalt von Berechtigungen und
Profilen
4. Wer muss was machen, wenn der Prozess failt? Wer muss dies
bemerken und wem melden?
Die häufigsten Missverständnisse die mittels PDD zu klären wären:
Wann brauchen wir das PDD eigentlich?
Developer
Braucht Anleitung für den Prozess
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Muss allenfalls in einem Jahr erneut Hand anlegen
Will das Projekt abschliessen
Business
Möchte möglichst viel RPA für Ihr Geld
Weiss nicht, wie man vorgeht
Will sich möglichst viel Flexibilität absichern
PDD
Konsens zwischen Auftraggeber und Developer
Sichert positive Leistungsbilanz
Das PDD ist deine Versicherung. Bei Aussage gegen Aussage, verlierst du immer.
Ist das PDD nicht ordentlich, endet das Projekt erst dann, wenn der Kunde alles erhalten hat, was Ihm in den Sinn kommt.
Dritte
IT Security, Architektur, Audit, Access Management
Interessieren sich für Userrechte, Rollen, Zugriff auf Ordner
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Wie entsteht das PDD?
1. Entwurf schreiben
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Was bezweckt dieser Event? In dieser Veranstaltung unterhalten wir uns über Process Discovery - wie findet man geeignete Prozesse zur Automatisierung. Je nach dem, wo eine Organisation bei Ihrer "RPA-Journey" oder der "digitalen Transformation" steht, können verschiedene Methoden zur Anwendung kommen - von traditionellen Methoden (Interviews, Workshops) bis hin zu Task und/oder Process Mining. Identifizierte Anwendungsfälle müssen bewertet und priorisiert werden; ein übergreifendes "Automatisierungsportfolio" (z.B. "Automation Hub" oder Spreadsheets) hilft längerfristig, Automatisierung zu institutionalisieren. Wir diskutieren die Eignung der jeweiligen Methoden und welche Erfolgsfaktoren man nutzen kann. Wer kann beitreten? Die Community steht allen Digitalisierungs- & RPA-Begeisterten und -Interessenten offen. Wir richten uns sowohl an Personen aus dem Business wie auch an eher technisch versierte (RPA) Consultants & Developers, um Erfahrungen von der Identifikation bis hin zur effektiven Implementierung miteinander zu teilen. Obschon die Community von UiPath und der Routinuum GmbH geleitet wird, steht die Community allen Akteuren offen, um sich in die Gemeinschaft einzubringen und Wissen miteinander auszutauschen. Es ist unser Credo, unsere Expertise miteinander zu teilen, um die brisanten Themen insgesamt voranzutreiben und für sinnvolle Implementierungen & Projektrealisationen profitieren zu können. Insbesondere durch virtuelle Meetups ist die Community einem grösseren Einzugsgebiet oder gar im gesamten DACH-Raum zugänglich. Spätere physische Treffen und Veranstaltungen werden voraussichtlich im Grossraum Zürich durchgeführt. Agenda Die vorgesehene Agenda beinhaltet die nachfolgenden Themen: Einordnung von Process Discovery im Gesamtkontext; Erfahrungsaustausch zu Process Discovery Workshops; (RPA) Awareness als Erfolgsfaktor und der "Anchoring Bias" (Ankereffekt); Roadmaps & Automatisierungsportfolios; Abschluss-Diskussion, Q&A. Wir freuen uns auf einen spannenden Austausch und darauf, gemeinsam ein weiteres Meetup der RPA-Community in der deutschsprachigen Schweiz durchzuführen. Fragen & Anregungen Hast Du im Vorfeld zu der Veranstaltung Fragen oder Anregungen? Kontaktiere gerne Roman Tobler (Co-CEO & Inhaber @Routinuum GmbH), Chapter Leader des UiPath Chapters "Zürich". Routinuum ist UiPath Implementierungspartner und spezialisiert auf den Bereich RPA und verwandten Technologien.

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GPM Regionalgruppe Chemnitz (Patrick Albert) Wegen ihres Umfangs und Komplexität sind größere SAFe-Programme bereits in Präsenz hinsichtlich ihres Managements und ihrer Steuerung anspruchsvoll. Aufgrund von COVID19 jedoch war eine Verlegung in den virtuellen Raum im beschriebenen Praxisfall unausweichlich. Das Management hatte hierbei sicherzustellen, dass die Programmziele trotz des verminderten Kontaktes allen beteiligten Teams dauerhaft klar und präsent sind und dass die in den Teams umgesetzten Funktionen außerdem den genannten Programmzielen dienen. Besonders wichtig ist dieses Alignment im Rahmen der regelmäßigen PI-Plannings, in welchen alle Teams gleichzeitig die jeweils kommenden Iterationen planen und dabei auch teamübergreifende Abhängigkeiten zuverlässig berücksichtigen müssen. Es werden Erfolgsfaktoren für den virtuellen Einsatz von SAFe herausgearbeitet und beleuchtet.

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Dilemma: Machst du in deinem PDD 2 Sektionen „As-is“ und „To-Be“?
Schreibe in den Chat (oder rede, wenn du mutig bist), was aus deiner Sicht die Sinnvollste
Struktur ist!
Was spricht für- oder gegen ein bestimmtes Schema?
1. Falls du eine Vorlage benutzt und zu einem Kapitel keinen Inhalt
hast, Lösche das gesamte Kapitel und lasse es nicht leer
Warum:
- Falls jemand das PDD auditiert, wird dies seine erste Frage sein.
- Leeres Kapitel schafft Interpretationsspielraum bei der Gegenpartei im
Konfliktfall
Tipps
2. Überlege bei jedem Kapitel, ob das Kapitel einen Nutzen hat.
Tipps
1
2
3
4
5
3. S.I.P.O.C
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Supplier Input Process Output Customer
Buchhaltung Einträge im ERP System
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Einträge werden ins
Modul gesetzt
Wenn ein neuen Eintrag
erscheint, wird er
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Kostenstelle prüfen
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📕 Agenda Die vorgesehene Agenda beinhaltet die nachfolgenden Themen: Awareness & Integration - Technologie-Transparenz; Governance, Operating Model, Kompetenzzentrum; Automation Blackbox - Prozess-Monitoring & weitere Möglichkeiten; Proaktivität & Support; Abschluss, Diskussion, Q&A 👨‍💻👨‍💻 Speakers: Roman Tobler, UiPath Community Zurich Chapter Leader, CEO & Co-Founder @Routinuum GmbH Andreas Obermair, UiPath Community MVP 2022, Global Head of Automation @Roboyo

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Die Qualität und Wartung von Software bilden das Herzstück nachhaltiger Produktivität. In einer Welt, in der die Technologie ständig voranschreitet, stellt sich die Frage: Wie können wir sicherstellen, dass Automatisierungen den stetig wachsenden Anforderungen gerecht werden? Welche Möglichkeiten zur Codeüberprüfung gibt es und an welche Standards sollte man sich halten? Ist Legacy Code Fluch oder Segen? Diesen Fragen sind die MVPs Fotios Karamitsos und Christian Prior-Mamulyan nachgegangen. Im ersten Teil unserer Session legen wir den Schwerpunkt auf die Wartung aus der Sicht des Service Owners. Hier werden wir die Herausforderungen und Möglichkeiten erkunden, die sich in der Supportphase ergeben. Wie kann ein Service Owner sicherstellen, dass die Wartung effektiv und effizient ist? Welche Rolle spielen Incidents in diesem Prozess? Im zweiten Teil wechseln wir die Perspektive und betrachten die Möglichkeiten eines Entwickelnden, um Codequalität sicherzustellen. Hierbei werden wir Best Practices und Möglichkeiten in UiPath diskutieren, um die Qualität und Nachhaltigkeit des RPA-Codes zu erhöhen. Durch den Vergleich dieser unterschiedlichen Sichtweisen und die Vertiefung in verschiedene Tools erhältst du ein umfassendes Verständnis dafür, wie du die Qualität und Wartung deiner Software verbessern kannst. Ob du ein erfahrener Entwickler, ein Service Owner oder ein Anfänger in der Welt der Softwareautomatisierung bist, diese Session wird dir praktische Tipps und Tricks vermitteln, die du direkt anwenden kannst.

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4. Prozess-Diagramme
Tipps
Falls du auf dem Projekt „Task Capture“ nicht hast, wirst du eine kostenlose, verfügbare Alternative
brauchen.
Bitte fange nicht damit an, in Word oder Powerpoint Prozessdiagramme zu bauen.
Kostenfreie, gute Alternativen:
https://bpmn.io/
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(Beide Tools können eine Datei importieren oder exportieren)
5. Audit Tipps
Falls Das RPA-Projekt intern oder extern auditiert werden sollte, hier
folgende Tipps, die ich besser von Anfang an beachtet hätte:
Tipps
• Namen müssen konsequent sein (Prozesse, Roboter, Maschinen)
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• Alles was irgendwie „unfertig“ scheint, muss entfernt werden
6. PDD-Vorlagen als Bestandteil von „init“ Repos
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12
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+41 76 464 42 84
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Requirement Engineering & PDD

  • 1. Requirements Engineering & PDD (Handover) Mittwoch, 08.12.2021 RPA Community „Chapter Zürich“
  • 2. Agenda • Rückblick erstes Meetup & Content Mapping • Rollen in einem (RPA-)Projekt, Fokus: Requirements Engineering Vorgehen & Möglichkeiten im RPA-Kontext • Process Definition Document (PDD) – Einblicke und Erfahrungen • Schlüsselfaktoren und Erfahrungen bei der Übergabe an die Developers • "Personalunion" - Kombination mehrerer Rollen - Pros & Cons • Abschluss, Q&A / Nächstes Meetup (9. Februar 2022, 16:00 Uhr) 2
  • 3. Rückblick & Content Mapping • Erstes Treffen: RPA Community gegründet, Intentionen: • (technischer) Erfahrungsaustausch zu Themen rund um RPA • Best Practices, Tipps & Tricks austauschen • Ereignisse & Entwicklungen am Markt • Community-Gedanke fördern • Content Mapping (Mural Board) • Interessensgebiete definiert • Mögliche Erfahrungsgebiete geteilt • Kommunikationsmittel – Slack • Invitation-Link (oder anfordern via roman.tobler@routinuum.ch) 3
  • 4. 4
  • 5. Requirements Engineering und Vorgehen & Möglichkeiten im RPA-Kontext Rollen in einem (RPA-)Projekt und generelle Einordnung
  • 6. Rollen in einem (RPA-)Projekt • Key Account / (Pre-)Sales Manager • Project Manager • Infrastructure Engineer • Solution Architect • Requirements Engineer • Business Analyst • Developer / Engineer • Test Manager • Consultant • … 6
  • 7. Einordnung im RPA-Kontext • Projektgrössen, Komplexitäten und Staffing • Ebene und Anwendungsfelder von RPA (Business-nahe) • Vergleich & «Schwierigkeitsgrad» von RPA-Development gegenüber Software Development (Low-Code?) • Time-to-market und ROI • Aber: Warnung vor «Maintenance-Kosten» und Wartbarkeit im Generellen! 7
  • 8. (RPA) Requirements Engineering • Grobe Aufgaben: • Anforderungen aufnehmen (und verstehen) – Detailierungsgrad? • IST-Prozess und dessen Notwendigkeiten abbilden • Testing & Validierung der erarbeiteten Lösung • Unterstützung bei späteren «Change Requests» • Vorgehen & Möglichkeiten im RPA-Kontext: • Klassische Interviews und Prozess-Beobachtungen durchführen • Schrittaufzeichnung, Kommentierung (Screen Capture, Schrittaufzeichnung) • BPM-Modell (Camunda Modeler) • Task Capture • «Build Diagram» & «Capture Process» • Überleitung in ein Process Definition Document (PDD) – oder Development Specification Doc. (DSD) 8 Camunda Modeler: https://camunda.com/de/download/modeler/
  • 9. Process Definition Document – Einblicke und Erfahrungen Janick Frei Senior Solutions Consultant
  • 10. PDD – Praxisnahe Umsetzung
  • 11. Seite 2 Was diese Präsentation dir bringt: − Praxisnahe Tipps und Fragestellungen − Publikum sind erfahrene RPA Pro’s − UiPath Task Capture wird nicht weiter erläutert − Infotainment
  • 12. Seite 3 Inhalte Usecases des PDD – Wann brauchen wir es? Dilemma: As-Is / To-Be Ein paar Tipps Wie ich es aktuell mache
  • 13. Wann brauchen wir das PDD eigentlich? Auszug aus dem RPA-Duden
  • 14. 1. Umfang des RPA-Prozesses 2. Ist der Prozess nach Umsetzung «outgesourct»? 3. Zuständigkeit für Beschaffung und Erhalt von Berechtigungen und Profilen 4. Wer muss was machen, wenn der Prozess failt? Wer muss dies bemerken und wem melden? Die häufigsten Missverständnisse die mittels PDD zu klären wären:
  • 15. Wann brauchen wir das PDD eigentlich? Developer Braucht Anleitung für den Prozess Weiss nicht, wie man die Applikation bedient Muss allenfalls in einem Jahr erneut Hand anlegen Will das Projekt abschliessen Business Möchte möglichst viel RPA für Ihr Geld Weiss nicht, wie man vorgeht Will sich möglichst viel Flexibilität absichern PDD Konsens zwischen Auftraggeber und Developer Sichert positive Leistungsbilanz Das PDD ist deine Versicherung. Bei Aussage gegen Aussage, verlierst du immer. Ist das PDD nicht ordentlich, endet das Projekt erst dann, wenn der Kunde alles erhalten hat, was Ihm in den Sinn kommt. Dritte IT Security, Architektur, Audit, Access Management Interessieren sich für Userrechte, Rollen, Zugriff auf Ordner Müssen allenfalls Freigaben erstellen
  • 16. Wie entsteht das PDD? 1. Entwurf schreiben 2. Korrektur durch Kunde, Änderungen 3. Kunde bestätigt, dass er das PDD gelesen und verstanden hat und dass er mit dessen Inhalt einverstanden ist. Zeit PDD erarbeiten PDD abgenommen Roboter entwickeln Persönliches Risiko des Entwicklers
  • 17. Seite 8 Dilemma: Machst du in deinem PDD 2 Sektionen „As-is“ und „To-Be“? Schreibe in den Chat (oder rede, wenn du mutig bist), was aus deiner Sicht die Sinnvollste Struktur ist! Was spricht für- oder gegen ein bestimmtes Schema?
  • 18. 1. Falls du eine Vorlage benutzt und zu einem Kapitel keinen Inhalt hast, Lösche das gesamte Kapitel und lasse es nicht leer Warum: - Falls jemand das PDD auditiert, wird dies seine erste Frage sein. - Leeres Kapitel schafft Interpretationsspielraum bei der Gegenpartei im Konfliktfall Tipps
  • 19. 2. Überlege bei jedem Kapitel, ob das Kapitel einen Nutzen hat. Tipps 1 2 3 4 5
  • 20. 3. S.I.P.O.C Tipps Supplier Input Process Output Customer Buchhaltung Einträge im ERP System im Finanzmodul Einträge werden ins Modul gesetzt Wenn ein neuen Eintrag erscheint, wird er gelesen Kostenstelle prüfen Projektleiter informieren Eintrag aus Modul entfernen Projektleiter sind informiert Einträge wurden wieder aus Modul entfernt Buchhaltung Projektleiter Aufgabe des Roboters Nicht Aufgabe des Roboters
  • 21. 4. Prozess-Diagramme Tipps Falls du auf dem Projekt „Task Capture“ nicht hast, wirst du eine kostenlose, verfügbare Alternative brauchen. Bitte fange nicht damit an, in Word oder Powerpoint Prozessdiagramme zu bauen. Kostenfreie, gute Alternativen: https://bpmn.io/ https://app.diagrams.net/ (draw.io) (Beide Tools können eine Datei importieren oder exportieren)
  • 22. 5. Audit Tipps Falls Das RPA-Projekt intern oder extern auditiert werden sollte, hier folgende Tipps, die ich besser von Anfang an beachtet hätte: Tipps • Namen müssen konsequent sein (Prozesse, Roboter, Maschinen) • Versionsnummern müssen stimmen (von Dokumenten, Robotern etc.) • Alles was irgendwie „unfertig“ scheint, muss entfernt werden
  • 23. 6. PDD-Vorlagen als Bestandteil von „init“ Repos Tipps
  • 24. Schlüsselfaktoren und Erfahrungen bei der Übergabe an die Developers «Process Definition Document» (PDD) «Development Specification Document» (DSD) Übergabe an die Developers
  • 25. Process Definition Doc. (PDD) • Zweck: Auskunft über den (IST/SOLL)Prozess und dessen Schlüsselangaben (z.B. Volumen, Applikationen), um eine Bewertung und «Scoping» des Vorhabens zu ermöglichen. • Grobe Inhalte eines PDD: • Allgemeines • Absichten, Zielsetzungen • Involvierte Personen • Zu schaffende Voraussetzungen • IST-Prozess • Prozess-Beschreibung • Verwendete Applikationen und Funktionalitäten • KPIs • SOLL-Prozess • Prozess-Beschreibung • Scoping (in-scope / out-of-scope für RPA) • Exception Handlings • Reporting / Handover 11
  • 26. Development Specification Doc. (DSD) • Zweck: Anleitung zur Entwicklung und Verarbeitung von Anfragen & Wartungsarbeiten • Grobe Inhalte eines DSD: • Übergreifende Prozess-Informationen • Voraussetzungen • Exception/Error Handling-Definitionen • Runtime Guide (Diagramm) • Funktionalitäten des Bots, ausgeführte Aktionen • (Sub-)Prozesse, Schedules und Config • Input, Output und Temporäre Files • Development Details • Packages & Reusable Components • Development Environment & Code Repository/Versionierung • Workflow-Komponenten und Argumente • Gewünschtes Logging-Level 12
  • 27. Schlüsselfaktoren • SOLL-Prozess, Funktionalitäten & Abhängigkeiten müssen verständlich sein • Anpassungen/Details «unbürokratisch» verifizieren, abarbeiten und kommunizieren • Überblick und Aktualität der Dokumentationen beibehalten (Plattformen wie «Automation Hub»?) • Verständnis der involvierten Applikation («Suitability») • Punkte zur Diskussion: • Test-Cases und Test-Daten • Learnings, Know-How-Aufbau • …? 13
  • 28. «Personalunion» - Kombination mehrerer Rollen Pros & Cons Diskussion & Erfahrungen zu «Personalunion»
  • 29. Erfahrungen zu «Personalunion» • Pros: • Business- & Prozess-Verständnis sowie Nähe zum Kunden • Applikations-Verständnis (aus User-Sicht) wird gefördert • Weitere Prozess-Vorschläge «naheliegende Use Cases» • Time-to-market (?) • Cons: • Verwendete Bot-Activities: «Sophistication-level» und Prowess • Trennung/Abgrenzung – Kommunikation und Haltung gegenüber dem Kunden • Einhaltung der Governance (?) 15
  • 30. Mittwoch, 9. Februar 2022 (16:00 Uhr) Themen-Wahl/Abstimmung Nächstes MeetUp der Community
  • 31. Nächstes MeetUp (09.02.2022) • Themen-Wahl/Abstimmung via Strawpoll 1. «Markt-Update, Stories und Learnings sowie Marktforschungen/aktuelle Studien-Arbeiten» 2. «Prozessidentifikation: Workshops, Enablement und/oder der Einsatz von Task & Process Mining» 3. «Best Practices (Robotic Enterprise Framework REF) – Anwendung und dessen Optimierungen» Abstimmen unter: www.strawpoll.me/45881996 • «Voting-Winner» am Mittwoch, 9. Februar 2022 • «Runner-Up» am Mittwoch, 6. April 2022 17
  • 32. Offene Diskussion & Fragen, Eindrücke und Einschätzungen Diskussion & Austausch
  • 33. Roman Tobler +41 76 464 42 84 roman.tobler@routinuum.ch Kontaktdaten Routinuum GmbH, Wallisellen www.routinuum.ch