Coronavirus : quelle formule de politesse utiliser dans un email ?

Les formules de politesse à privilégier dans vos mails pendant l’épidémie de Coronavirus

En période « normale » de travail, les échanges de mail ou de courrier sont nombreux dans l’univers professionnel et comportent leur propre « code ». À la fin et au début d’une communication écrite, on doit retrouver une formule de politesse, révélatrice d’un certain savoir-vivre. En télétravail, cette règle ne doit pas changer. La grande différence réside dans le style d'écriture et la façon de communiquer. La Covid-19 a renforcé une écriture plus consciente, et empathique dans le monde professionnel.

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Coronavirus : la formule de politesse d’appel inchangée

Les formules de politesse d’en-tête doivent être choisies au regard de la qualité du destinataire et reste inchangées pendant l’épidémie de Covid-19. Si le destinataire n'est pas identifiable, une formule neutre s'impose : « Madame, Monsieur ». En revanche, si vous connaissez le nom de votre interlocuteur, ou son prénom s’il vous est familier, vous devez/pouvez le préciser.

Si vous souhaitez débuter votre mail par une phrase liée au contexte de confinement et d'épidémie de Covid-19, pour ne pas paraître trop abrupte dans vos propos, vous pouvez mettre :

• J’espère que vous allez aussi bien qu’il est possible de l’être en ce moment.
• J’espère que vos proches se portent bien.

Coronavirus : une formule de politesse de prise de congé appropriée au contexte épidémique

Dans le monde professionnel, il est monnaie courante de voir des « Cordialement », et même des « Bien cordialement » ou « Bien à vous » si le degré de familiarité avec votre interlocuteur est plus proche.

En cette période de Coronavirus, faut-il conserver les mêmes formules de politesse qu’en temps normal pour prendre congé de son interlocuteur ? Nous vous conseillons de vous adapter à la situation et de privilégier de nouvelles façons de prendre congé de votre interlocuteur, afin de vous adapter au contexte actuel et faire preuve d’empathie.

Exemple de formules de politesse à utiliser pendant cette épidémie de Coronavirus :

• Portez-vous bien.
• Prenez soin de vous et de vos proches.

À éviter, « bon courage » qui envoie plutôt des ondes négatives.

Un corps de mail adapté pendant l'épidémie de Coronavirus

Vous êtes peut-être en chômage partiel, ou vous avez bénéficié d’un arrêt de travail Coronavirus ? Ou toujours en activité, votre quotidien professionnel est quelque peu bousculé ? Dans toutes ces situations, il est important d’avertir vos interlocuteurs habituels et de prendre de leurs nouvelles.

Vous pouvez aborder le début de votre courrier ou email par une phrase du type : « Comment allez-vous ? » ou « Comment se passe votre période de confinement professionnel ? ». Votre lecteur y verra une preuve d’attention sincère. Si vous ne connaissez pas du tout la personne à qui vous envoyez le message, vous pouvez vous abstenir de ce début et aller droit au but.

Dans le corps d’un email ou d’un courrier, prenez le temps de rédiger quelques lignes sur l’organisation dans l’entreprise pendant le confinement. Par exemple :

• Qui travaille encore : prenez soin de communiquer les moyens de les joindre (téléphone et email).
• Qui ne travaille pas pour le moment : prenez soin de donner les coordonnées des personnes qui prennent le relai pendant la période d’arrêt.
• Les éventuels horaires d’ouverture de l’entreprise pendant la période de Covid-19.

Vos lecteurs seront reconnaissants de connaître votre nouveau mode de fonctionnement et que vous preniez des nouvelles de leur santé.