VAE : définition et fonctionnement

Que signifie VAE ?

La VAE est une démarche individuelle et volontaire. Il s’agit d’un droit inscrit à la fois dans le Code du travail et dans le Code de l’éducation : « toute personne engagée dans la vie active est en droit de faire valider les acquis de son expérience, notamment professionnelle » (article L6111-1 du Code du travail).

La VAE permet à une personne engagée dans la vie active et ayant exercé une activité professionnelle, de valoriser cette expérience afin d’obtenir une certification. Cette certification peut être un diplôme ou titre professionnel national délivré par l’État, un diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur, un titre délivré par un organisme de formation ou une chambre consulaire, ou un certificat de qualification professionnelle créé par la Commission paritaire nationale de l’emploi (CPNE) d’une branche professionnelle.

La certification visée doit être répertoriée au Répertoire National des Certifications Professionnelles(article L6411-1 du Code du travail), et faire partie des certifications ouvertes au dispositif de VAE. En effet, toutes les certifications inscrites au RNCP ne sont pas ouvertes à la VAE. Quatre filières professionnelles proposent des parcours de validation des acquis de l’expérience : sanitaire et social, grande distribution, industrie métallurgique, métiers du sport. Le site France VAE recense l’ensemble des formations éligibles. La validation des acquis produit les mêmes effets que les autres modes de contrôle des connaissances et aptitudes. Depuis début 2024, la validation des acquis de l’expérience est gérée par un grand service public, France VAE, regroupant l’ensemble des acteurs concernés.

Quelles sont les conditions pour obtenir une VAE ?

La VAE s’adresse à toute personne quel que soit son âge, quelle que soit sa nationalité, quel que soit son domaine de compétence, et quel que soit son niveau de formation. Pour bénéficier de la VAE, il faut pouvoir justifier (article L335-5 du Code de l’éducation) :

• D'une activité professionnelle salariée ou non salariée ;
• D’une activité bénévole ou de volontariat ;
• D’une inscription sur la liste des sportifs de haut niveau ;
• De l’exercice de responsabilités syndicales ;
• De l’exercice d’un mandat électoral local ou une fonction élective locale en rapport direct avec le contenu de la certification visée ;
• Ou de l’accueil ou d’un accompagnement par un organisme assurant l'accueil et l'hébergement de personnes en difficultés.

L’expérience doit être en rapport direct avec le contenu de la certification visée. Jusqu’à fin 2023, la durée minimale d'activité requise pour que la demande de validation soit recevable était d'un an à temps complet (1 607 heures), que l'activité ait été exercée de façon continue ou non. Cette condition est supprimée en 2024.

Les activités réalisées en formation initiale ou continue en milieu professionnel, peuvent être prises en compte pour la VAE, dans la mesure où elles représentent moins de la moitié de la durée des activités prises en compte.

Bon à savoir : un demandeur d’emploi peut également bénéficier de la VAE.

Comment passer un diplôme en VAE ?

Il est possible de bénéficier de l’accompagnement gratuit d’un conseiller VAE pour être informé sur les principes de la VAE, les modalités de mise en œuvre de la VAE ou le financement de la VAE. Pour cela, rendez-vous auprès d’un Point Relais Conseil.  Le portail numérique France VAE, lancé en 2023, permet d’obtenir les informations nécessaires à la réalisation d’une VAE et de mener l’ensemble des démarches. La première étape est de s’inscrire sur ce portail pour entamer les démarches. Dès l’inscription sur ce portail, les candidats bénéficient d’un accompagnement personnalisé par un « architecte accompagnateur de parcours ».

Dépôt du dossier de recevabilité de VAE

Le dossier de recevabilité doit comporter les pièces suivantes (article R335-7 du Code de l’éducation) :

• Formulaire de candidature cerfa 12818 complété et signé ;
• Justificatifs de la nature et de la durée des activités exercées en rapport direct avec la certification visée ;
• Attestations justifiant la durée des formations (initiale ou continue) réalisées en situation de travail ;
• Certifications ou parties de certifications éventuellement obtenues antérieurement attestant de la maîtrise d'un ou plusieurs blocs de compétences constitutifs de la certification visée ;
• Documents spécifiques réclamés par l’organisme de certification.

Le dossier doit ensuite être adressé à l’organisme certificateur, qui a 2 mois pour confirmer la recevabilité du dossier.

Bon à savoir : on ne peut pas déposer plus de 3 dossiers de demandes de VAE par an (et un seul par certification).

Accompagnement du candidat à la VAE

Une fois la recevabilité de son dossier confirmée, le candidat doit retirer le dossier de validation auprès de l’organisme certificateur et vérifier la date limite de dépôt de son dossier de validation. L’intéressé peut bénéficier ensuite d’un accompagnement, qui comprend :

• Une aide méthodologique : description des activités et de l’expérience, formalisation du dossier de validation, préparation de l’entretien avec le jury et le cas échéant de la mise en situation professionnelle ;
• Une aide à l’orientation vers une formation complémentaire ;
• Une aide à la recherche de financement pour la prise en charge de cette formation.

VAE : dossier de validation et évaluation

Le candidat doit constituer un dossier de validation comprenant la description de ses aptitudes, compétences et connaissances mobilisées au cours de son expérience dans les différentes activités exercées, et éventuellement les formations complémentaires dont il a bénéficié (article R335-8 du Code de l’éducation).

Ce dossier est adressé à l'organisme certificateur, chargé de l'organisation du jury de la certification professionnelle, dans les délais et les conditions que ce dernier aura préalablement fixés.

Le candidat doit ensuite se préparer au passage devant le jury. L’entretien comporte la présentation du dossier et le cas échéant une mise en situation professionnelle (réelle ou reconstituée).

Ce jury vérifie que les acquis dont fait état le candidat correspondent aux aptitudes, compétences et connaissances exigées par les référentiels de la certification visée. Le jury décide :

• Soit de l'attribution de la certification visée ;
• Soit de la délivrance d’une ou plusieurs parties identifiées de certification attestant de l'acquisition d'un ou plusieurs blocs de compétences. Dans ce cas, il identifie les aptitudes, compétences et connaissances devant faire l'objet d'un contrôle complémentaire en vue de l'obtention de la certification visée ;
• Soit du refus de validation, et de la non-obtention du diplôme.

La décision est notifiée au candidat par courrier de l’organisme certificateur ou du ministère (article R335-10 du Code de l’éducation).

Bon à savoir : le jury est composé pour 25 % au moins de représentants qualifiés des professions, et doit respecter la parité hommes-femmes.

Comment obtenir un congé pour validation des acquis de l’expérience ?

Il est possible de demander à son employeur un congé de 48 heures de temps de travail (maximum) pour préparer son dossier de VAE ou l’évaluation. Ce n’était que 24 heures avant 2024. Ce congé ne peut pas être déduit des droits aux congés payés et sa durée compte comme du temps de travail effectif pour le calcul de l’ancienneté dans l’entreprise et de vos droits aux congés payés. La demande de congé doit être adressée 30 jours au moins avant le début de la VAE à compter de 2024, et doit indiquer :

• Le diplôme, le titre ou le certificat de qualification visé ;
• La dénomination de l’organisme certificateur (ministère, chambre de commerce et d’industrie, chambre des métiers et de l’artisanat...) et le cas échéant, celle de l’organisme en charge de l’accompagnement ;
• Les dates, la nature et la durée des actions de validation des acquis de son expérience.

L’employeur doit répondre dans les 15 jours à compter du 1er janvier 2024,, pour accorder, reporter (dans la limite de 6 mois), ou refuser l’autorisation d’absence. À défaut de réponse, la demande de congé est réputée acceptée. Au retour du congé, le salarié présente une attestation de présence fournie par l'organisme certificateur.

Bon à savoir : un salarié ne peut demander qu’un seul congé pour VAE par an.

Est-ce que la VAE est payante ?

Le coût de la VAE dépend du statut du candidat (salarié, demandeur d’emploi), du niveau de certification visé, de la région, et de l’organisme certificateur.

La somme comprend les frais d’inscription, les frais d’accompagnement et les frais de validation. Elle est comprise entre 600 et 2 000 € environ, selon que le candidat choisisse ou non de bénéficier d’un accompagnement. Le financement de la VAE peut être pris en charge par :

• Pôle emploi ;
• La Région ;
• Les opérateurs de compétences (OPCO) ;
• Le Compte Personnel de Formation (CPF) ;
• L’employeur, lorsque la VAE est comprise dans le plan de développement des compétences de l’entreprise.

Bon à savoir : certains certificateurs prévoient des tarifs minorés pour les demandeurs d’emploi.

Quelle durée pour la VAE ? 

Après le dépôt du dossier de recevabilité, l’organisme certificateur répond dans un délai allant en général de 2 à 4 semaines (2 mois maximum). Après cette décision, le candidat doit élaborer son dossier de validation. Cette étape peut prendre plusieurs mois ; tout dépend du temps que l’intéressé peut consacrer à sa VAE. En pratique, il faut pouvoir y passer environ 5 heures par semaine, sur environ 6 mois. Après le dépôt du dossier auprès de l’organisme certificateur, il faudra attendre encore 2 à 4 mois avant une convocation devant le jury.

Au total, il faut donc compter entre 10 et 12 mois, du dépôt du dossier de demande jusqu’à la notification de la décision du jury. . Cependant, le lancement du service unifié France VAE a pour objectif de raccourcir les délais du parcours de VAE, avec un objectif de quatre à six mois pour obtenir la validation.