Comment réussir un entretien annuel individuel digital ?

Vérifiez les équipements digitaux RH avant de démarrer l’entretien annuel individuel à distance

Pour utiliser au mieux les outils digitaux disponibles au sein de votre entreprise si c’est à vous de mener l’entretien annuel, commencez par faire le point concernant les équipements digitaux de votre entreprise.

Renseignez-vous afin de savoir si votre entreprise dispose d’un système d’information ressources humaines (SIRH) et, le cas échéant, si ce système comporte des outils dédiés à l’évaluation des salariés.

Vous pouvez échanger avec vos collègues managers concernant les modalités ou la mise en place d’entretiens annuels digitaux, ou vous adresser au service des ressources humaines pour obtenir quelques informations générales.

Notre conseil : si vous êtes en charge de l’entretien individuel d’un ou plusieurs cadres et si votre entreprise ne dispose pas encore d’outils digitaux de notation, proposez aux autres supérieurs hiérarchiques et aux dirigeants de se réunir pour évoquer la question et éventuellement mettre en place un projet d’entreprise d’évaluation à distance.

Misez sur une bonne préparation de fond pour réussir un entretien annuel digital

Un entretien annuel ne s’improvise pas et doit être préparé avec attention par le manager comme par le salarié évalué. Même si l’entretien à distance vous semble moins formel qu’un échange réalisé dans les locaux de l’entreprise, il n’en reste pas moins un entretien d’évaluation qui doit être anticipé. Ni sa rigueur ni sa qualité doivent être entachées par la distance.

Réfléchissez aux différentes questions à aborder

Consultez l’entretien de l’année précédente, et notamment ses conclusions. Si vous êtes manager, réfléchissez aux questions à poser au salarié (autoévaluation de son travail, satisfaction professionnelle, projet de carrière) ainsi qu’aux nouveaux objectifs que vous pourrez fixer avec lui. Par exemple :

• Les objectifs de l’année écoulée ont-ils été réalisés ?
• Quelles compétences ont été développées, ou pourraient l’être ?
• Des problèmes méritent-ils d’être soulevés ?
• Que prévoir pour l’année à venir ?

Organisez l’entretien individuel en 4 parties

Avec un peu d’organisation, même à distance, votre entretien annuel individuel aura le même effet que s’il avait été effectué en face-à-face. Nous nous proposons de le mener autour de 4 moments :

• Une phase d’écoute : manager et managé a la possibilité de donner son avis et de l’argumenter.
• Une phase d’évaluation de l’année passée : analyse objective des réalisations du collaborateur.
• Une phase prospective pour l’année à venir : proposition des nouveaux objectifs, des axes d’amélioration.
• Une phase de conclusion : ouvrir la porte aux questions éventuelles du collaborateur, aux remarques ou encore aux souhaits.

À noter : si vous êtes salarié, listez vos remarques et vos demandes (augmentation, formation, prime, évolution).

Notre conseil : pour guider la préparation de votre préparation, ne perdez pas de vue les objectifs de l’entretien individuel. Pour l’entreprise, c’est un outil de management salarial qui doit améliorer l’efficacité des salariés à leur poste et de l’entreprise en général. Pour le salarié, c’est l’occasion de prendre du recul sur le déroulé de sa carrière et de bénéficier d’un échange privilégié avec son manager pour évoquer ses projets professionnels.

Définissez un support digital adéquat pour mener votre entretien individuel digital

Si vous êtes manager ou responsable hiérarchique, vous allez devoir vous appuyer sur une grille d’évaluation. Vous pouvez reprendre le modèle d’entretien individuel de l’année précédente, s’il est toujours adapté à vos besoins et à ceux de votre entreprise, ou choisir d’en concevoir une nouvelle version.

Puisque l’entretien aura lieu à distance, anticipez et réfléchissez à la manière de procéder à son évaluation avec le salarié et de partager des documents avec lui.

Exemple : si vous souhaitez évaluer votre salarié et lui demander de s’auto-évaluer sans que vos réponses ne se croisent, vous pouvez utiliser des formulaires à remplir en ligne ou un outil bureautique simple pour concevoir vos grilles de notation. Mais si vous désirez quelque chose de plus interactif, avec une participation active et conjointe des deux parties, vous devez vous tourner vers les documents partagés ou l’utilisation d’un logiciel RH spécifique.

Important : n’oubliez pas que les résultats d’un entretien annuel individuel doivent rester confidentiels (C. trav., art. L. 1222-3). Les outils numériques que vous allez utiliser ne doivent pas être accessibles aux autres salariés de l’entreprise. Par ailleurs, la jurisprudence impose également aux employeurs que tous les salariés d’une entreprise soient évalués selon les mêmes modalités et critères de notation.

Optez pour un outil de visioconférence pratique et simple d’utilisation

Le jour J, le rendez-vous aura lieu par ordinateurs interposés. Réussir sa visioconférence, cela commence par le choix d’un bon outil de communication.

Si vous n’avez pas l’habitude de dialoguer ainsi à distance, une familiarisation s’impose. Faites quelques essais pour vous habituer et pour apprendre à utiliser l’application ou le logiciel que vous allez utiliser.

Enfin, bien entendu, prévoyez un espace tranquille où vous pourrez vous concentrer sur votre entretien annuel.

Notre conseil : choisissez une pièce lumineuse, installez-vous devant un arrière-plan neutre, pas trop chargé, et vérifiez que la connexion internet passe bien.

Informez le salarié des modalités de son entretien individuel annuel digital

Comment dans le cadre d’un entretien individuel classique, veuillez à informer le salarié en avance des modalités de son évaluation afin de lui permettre de bien préparer son entretien individuel. S’agissant d’un entretien digital, vous devez également lui préciser les outils et l’organisation spécifiques auxquels vous aurez recours.

Pour cela, et selon le degré de complexité et le nombre de salariés concernés, vous pouvez mobiliser le service de communication interne de l’entreprise, prévoir un document ou brochure récapitulatif, ou simplement donner quelques explications par email en amont.

Notre conseil : fixez une date suffisamment en avance, pour que le salarié puisse apprendre à utiliser l’outil digital, et pour qu’il ne soit pas déstabilisé par de nouvelles modalités d’évaluation et de notation.

Profitez de la digitalisation pour améliorer la qualité de vos entretiens individuels

L’utilisation d’un support digital d’évaluation peut permettre d’améliorer l’efficacité de l’entretien individuel, avec un processus de notation plus juste et plus transparent.

Selon la nature de l’emploi des membres de votre équipe, vous pouvez par exemple envisager une notation en continu sur l’année, plus régulière, et/ou prévoir de nouvelles modalités de notation, en évaluant par exemple séparément chacun des projets menés ou chacune des compétences travaillées.

De plus, les outils digitaux peuvent vous aider à mettre en place un suivi plus souple et à gagner en réactivité, avec par exemple une adaptation des objectifs en cours d’année lorsque cela s’avère nécessaire.

Bon à savoir : le recours à un processus d’évaluation en ligne sera plus pratique et vous facilitera la tâche si vous désirez élargir et approfondir l’évaluation du salarié en faisant intervenir d’autres collaborateurs, un peu comme sur le principe d’une évaluation à 360 degrés.

Soyez bienveillants et attentifs aux ressentis de votre collaborateur

Certains membres de votre équipe peuvent très mal vivre la période actuelle. Les différents confinement, l’épidémie de Coronavirus, mais également l’isolement que peut créer le télétravail, peuvent totalement inquiéter et désorienter certains.

Il va falloir identifier les membres de votre équipe dans cette situation et vous montrer attentif. Nous vous conseillons de dialoguer plus longuement et d’adopter un management bienveillant. Notamment, si vous avez des axes d’amélioration à suggérer pour l’année prochaine, vous allez devoir le verbaliser avec tact.

Complétez l’entretien de fin d’année à distance par d’autres échanges moins formels

À distance, il peut être bien plus compliqué d’appréhender les réactions de son interlocuteur. Si vous sentez une incompréhension naître, n’hésitez pas à proposer un échange moins formel avec votre collaborateur. Il vaut mieux désamorcer les incompréhensions rapidement plutôt que de laisser la situation s’enliser.

Plus globalement, même sans accroche, le suivi de l’entretien est toujours nécessaire. Que vous ayez recours à une évaluation digitale par commodité ou par nécessité, il convient de prévoir un entretien ultérieur (à distance ou physique selon ce qu’il est possible de faire au moment venu). L’essentiel de l’évaluation ayant eu lieu et ayant été consigné, vous pourrez profiter de cet entretien pour dialoguer plus librement ou pour effectuer un suivi des projets définis ensemble. Une bonne écoute et des rencontres régulières aident à entretenir de bonnes relations avec ses salariés et à motiver son équipe.