Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) im Dekanat

In der Fakultät für Chemie ist die folgende Position zu besetzen:

Mitarbeiter*in (m/w/d) im Dekanat

Kennziffer: Tech24404

• Start: nächstmöglich
• Teilzeit 75 %
• Vergütung nach E9a TVL
• unbefristet
  
  

Die Fakultät für Chemie ist Arbeitgeberin für rund 250 Wissenschaftler*innen und Angestellte in Technik und Verwaltung. Hinzu kommen ca. 700 Studierende, die in unseren Studiengängen für Chemie oder Biochemie eingeschrieben sind. Die Fakultät zeichnet sich sowohl in Lehre als auch in Forschung durch eine hohe Themenvielfalt und eine ausgeprägte Interdisziplinarität aus. Die Arbeitskreise unterhalten vielfältige Kooperationen mit externen Partner*innen im In- und Ausland. Das Dekanat der Fakultät ist für alle Bereiche der zentrale Anlaufpunkt, welcher im Wesentlichen verantwortlich für die Umsetzung von sich aus dem Forschungs- und Lehrauftrag der Fakultät ergebenden Arbeitsaufträgen ist, sowie für koordinative und unterstützende Prozesse. Die Dekanatsmitarbeiter*innen erledigen sämtliche Personal- und Finanz-/Haushaltsangelegenheiten der Fakultät. Zudem ist dem Dekanat das Prüfungsamt angegliedert, welches für die Verwaltung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten unserer Studierenden verantwortlich ist. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in zur Unterstützung unseres Teams im Dekanat.

Aufgaben

• allgemeine Verwaltungsaufgaben (20 %)
• u. a. Erledigung der Korrespondenz (zum Teil in englischer Sprache)
• Terminmanagement
• Wiedervorlage
• Aktenführung
• Unterstützung bei Personalmaßnahmen (20 %)
• u. a. Begleitung und Durchführung sämtlicher Personalmaßnahmen im Bereich der Hochschulangestellten sowie im Bereich der studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte
• Vorbereitung von Verträgen für Lehrbeauftragte, Gastwissenschaftler*innen und Stipendiat*innen
• übergreifende Finanzbewirtschaftung für Haushalts-, Sonder- und Drittmittel (50 %)
• u. a. Ermittlung des Finanzbedarfs sowie Überwachung des Mittelabflusses
• Unterstützung und Beratung bei der Erstellung von Projektanträgen sowie Abwicklung dieser
• Beschaffungsprozesse mit SAP/SRM
• Tätigkeiten im Prüfungsamt (10 %)
• u. a. Verwaltung von Prüfungsleistungen sowie Ausstellung von Abschlussdokumenten
• Mitwirkung bei der Prüfung von Rechtsangelegenheiten im Prüfungsamt
• Beratung von Studierenden
  

Profil

Das erwarten wir

• abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Verwaltungswirt*in/Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
• praktische Erfahrung in der Sachbearbeitung auf dem Gebiet der Haushalts-/Finanzsachbearbeitung
• sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office (Excel, Word, Outlook)
• Fähigkeit zum Erfassen komplexer Zusammenhänge und Interesse, sich in neue Themenfelder einzuarbeiten
• strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• hohes Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen sowie Teamfähigkeit
• sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• grundlegende Englischkenntnisse in Schrift und Sprache
  
  

Das wünschen wir uns

• langjährige einschlägige Berufserfahrung
• praktische Erfahrungen im Umgang mit SAP oder vergleichbarer Software
• Grundkenntnisse von relevanten rechtlichen Vorgaben, z. B. Personalrecht, Prüfungsrecht u. ä.
• Berufserfahrung im Wissenschaftsbetrieb oder Hochschulbereich
• Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Drittmittelverwaltung
• praktische Erfahrungen in der Bearbeitung von Personalmaßnahmen
• praktische Erfahrung mit einem Campus Management System
  
  

Wir bieten

• Vergütung nach E9a TVL
• unbefristet
• Teilzeit 75 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund)
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
  
  

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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