SlideShare a Scribd company logo

[Dutch] Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan de andere?

•
•
CONFENIS 2012
CONFENIS 2012

Nico Van der Meersch - Pre Sales & Product Manager AXI Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan bij de andere? Een vergelijkende studie over procesefficiëntie verduidelijkt de onderliggende factoren

1 of 28
Download to read offline
Confenis 2012 ICT-Inspiratiedag Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan de andere? Nico Van der Meersch Pre sales, product management en business consultancy
AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
INLEIDING ��� VASTSTELLINGEN Nieuwe ERP implementaties Verwacht-  Aandacht voor bedrijfsprocessen en ingen van de ERP change management implemen- tator  Geen kopie van de AS IS situatie  Best practices  Input voor de business case
INLEIDING – VASTSTELLINGEN Bestaande ERP implementaties Verwacht- ingen van  Dikwijls weinig besef en noodzaak om de ERP processen bij te sturen implemen- tator  “Er is altijd wel iets te verbeteren”
INLEIDING – VASTSTELLINGEN Organisaties worden continu blootgesteld aan veranderende omgevingsfactoren Succes hangt meer dan ooit af  Sneller en frequenter rapporteren van het  Wijzigende wetgeving aanpassings vermogen  Personeelsverloop  Fusies en overnames  Maatschappelijke ontwikkelingen zoals globalisering en slecht economisch klimaat
INLEIDING – VASTSTELLINGEN Hoe efficiënt zijn mijn processen? Een moeilijk te be-  Weinig nacalculatie van de business case antwoorden  Kleinere organisaties vraag?  Weinig aandacht voor proces efficiëntie  Consultancy studies worden als overbodig en duur ervaren  Weinig transparante informatie beschikbaar
AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
AANPAK – VERZAMELEN VAN INFORMATIE Via verschillende kanalen Echter weinig  Conclusies feasibility studies inzicht in de efficiëntie en  Sales effectiviteit  Lastenboeken, RFI, RFP, PVE, … van de huidige processen  Individuele klanten  Gebruikersgroepen
AANPAK – GEBRUIKERSGROEPEN Doelstelling Aandacht voor niet-  Meer en beter samenwerken met de klant tastbare en  Inspraak en betrokkenheid in de product latente roadmap noden en behoeften  Afstemmen van de dienstverlening op de werkelijke noden  Netwerken en delen van ervaringen met andere gebruikers  Bespreken van gezamenlijke knelpunten, verbeterpunten
AANPAK – GEBRUIKERSGROEPEN Health Public Retail TSI Gebruikers- groepen in Financieel (België) België en Nederland Aankoop en logistiek (België) per functioneel domein Financieel (NL) Aankoop en logistiek (NL) Begroting (NL)
AANPAK – ANALYSE-OEFENING Deelnemers Gebruikers- groepen in  Gebruikersgroep financieel België België en  11 organisaties Nederland per  Van 200 tot 5000 werknemers functioneel  Gebruikersgroep zorg financieel NL domein  7 organisaties  Van 1500 tot 7000 werknemers  Gebruikersgroep zorg aankoop NL  10 organisaties  Van 750 tot 7000 werknemers
AANPAK – ANALYSE-OEFENING Onderdelen De leden van de  Gebruik en interpretatie van beschikbare gebruikers- en meetbare data in de ERP software groep  Doorlooptijd analyse Invoice-to-pay bepalen de inhoud van process de oefening  Spend analyse �� Waarnemingen en interviews  Bespreken van de meetgegevens
AANPAK – ANALYSE-OEFENING Deliverables De leden van de  Persoonlijke meetgegevens deelnemers gebruikers-  Doorlooptijd analyse groep bepalen de  Spend analyse inhoud van  Beschrijving AS IS Invoice-to-pay process de oefening  Cross-functioneel (Swim lane) stroomdiagram  Korte beschrijving per processtap  Verbeterpunten  Benchmarks (resultaten geanonimiseerd)
AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
CASE STUDY – DOORLOOPTIJD ANALYSE Invoice-to- pay process Hoofd- proces, subproces en meetpunten
CASE STUDY – SPEND ANALYSE Spend per leverancier Top 10 analyses  Facturen met bestelbon  Top 10 op aantal facturen  Top 10 op inkoopomzet  Facturen zonder bestelbon  Top 10 op aantal facturen  Top 10 op inkoopomzet
CASE STUDY – SPEND ANALYSE Spend per grootboekrekening Top 20 analyses  Top 20 aantal facturen  Top 20 bedragen  Top 20 aantal verschillende leveranciers
CASE STUDY – BENCHMARKS Toepassingsgebied Op basis van door-  Organisaties kunnen zich vergelijken ten looptijd en opzichte van de benchmarks spend analyse  Eigen sector of andere sectoren?  Benchmarks kunnen een trigger zijn om de eigen processen beter te bestuderen
CASE STUDY – VERVOLGSTAPPEN Doelstelling Wat vindt de klant  Analyse-oefening uitbreiden naar andere belangrijk? processen  Verzamelen van een set van doelstellingen en KPI’s per doelstelling in een score card  Exploitatie en analyse van gegevens door middel van business intelligence  Benchmarks per sector, per land
CASE STUDY – CONCLUSIES Onderliggende factoren efficiency verschillen (1/3) … en meteen ook belangrijke  Eénzelfde proces kan operationeel of aandachts- ondersteunend/administratief zijn punten  Afhankelijkheid van de (ervaringen) van de implementator  Interfaces met andere pakketten  Personeelsverloop  (Inrichtings)keuzes uit het verleden onbekend  Weinig of geen opleiding voor nieuwe medewerkers
CASE STUDY – CONCLUSIES Onderliggende factoren efficiency verschillen (2/3) … en meteen ook belangrijke  Geen periodieke evaluatie van de aandachts- processen punten  Geen meetinstrumenten beschikbaar  Geen noodzaak om efficiënter te werken (bv. tijdens hoogconjunctuur)  Bepaalde stappen in het proces zijn niet geautomatiseerd
CASE STUDY – CONCLUSIES Onderliggende factoren efficiency verschillen (3/3) … en meteen ook belangrijke  Foutieve invoer/inconsequent gedrag aandachts- medewerkers punten  Meerdere decentrale locaties  Geen aandacht voor change management  Angst voor verandering  Geen of onvoldoende communicatie  Geen betrokkenheid medewerkers  In standhouden van bepaalde functies
AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
ALGEMENE CONCLUSIES Algemene conclusies Positieve feedback  Analyse-oefeningen en benchmarks van de kunnen inefficiënties inzichtelijk maken deelnemers en awareness triggeren aan de analyse- oefening  Interpretatie van meetgegevens is moeilijk zonder de context te kennen  ERP-leveranciers kunnen een belangrijke rol vervullen in het kader van proces efficiëntie
AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
[Dutch] Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan de andere?
Confenis 2012 ICT-Inspiratiedag Hartelijke dank voor uw aandacht! Nico Van der Meersch nico.van.der.meersch@axi.be Pre sales, product management en business consultancy

More Related Content

[Dutch] Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan de andere?

  • 1. Confenis 2012 ICT-Inspiratiedag Waarom scoort een softwarepakket beter bij de ene organisatie dan de andere? Nico Van der Meersch Pre sales, product management en business consultancy
  • 2. AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
  • 3. AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
  • 4. INLEIDING – VASTSTELLINGEN Nieuwe ERP implementaties Verwacht-  Aandacht voor bedrijfsprocessen en ingen van de ERP change management implemen- tator  Geen kopie van de AS IS situatie  Best practices  Input voor de business case
  • 5. INLEIDING – VASTSTELLINGEN Bestaande ERP implementaties Verwacht- ingen van  Dikwijls weinig besef en noodzaak om de ERP processen bij te sturen implemen- tator  “Er is altijd wel iets te verbeteren”
  • 6. INLEIDING – VASTSTELLINGEN Organisaties worden continu blootgesteld aan veranderende omgevingsfactoren Succes hangt meer dan ooit af  Sneller en frequenter rapporteren van het  Wijzigende wetgeving aanpassings vermogen  Personeelsverloop  Fusies en overnames  Maatschappelijke ontwikkelingen zoals globalisering en slecht economisch klimaat
  • 7. INLEIDING – VASTSTELLINGEN Hoe efficiënt zijn mijn processen? Een moeilijk te be-  Weinig nacalculatie van de business case antwoorden  Kleinere organisaties vraag?  Weinig aandacht voor proces efficiëntie  Consultancy studies worden als overbodig en duur ervaren  Weinig transparante informatie beschikbaar
  • 8. AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
  • 9. AANPAK – VERZAMELEN VAN INFORMATIE Via verschillende kanalen Echter weinig  Conclusies feasibility studies inzicht in de efficiëntie en  Sales effectiviteit  Lastenboeken, RFI, RFP, PVE, … van de huidige processen  Individuele klanten  Gebruikersgroepen
  • 10. AANPAK – GEBRUIKERSGROEPEN Doelstelling Aandacht voor niet-  Meer en beter samenwerken met de klant tastbare en  Inspraak en betrokkenheid in de product latente roadmap noden en behoeften  Afstemmen van de dienstverlening op de werkelijke noden  Netwerken en delen van ervaringen met andere gebruikers  Bespreken van gezamenlijke knelpunten, verbeterpunten
  • 11. AANPAK – GEBRUIKERSGROEPEN Health Public Retail TSI Gebruikers- groepen in Financieel (België) België en Nederland Aankoop en logistiek (België) per functioneel domein Financieel (NL) Aankoop en logistiek (NL) Begroting (NL)
  • 12. AANPAK – ANALYSE-OEFENING Deelnemers Gebruikers- groepen in  Gebruikersgroep financieel België België en  11 organisaties Nederland per  Van 200 tot 5000 werknemers functioneel  Gebruikersgroep zorg financieel NL domein  7 organisaties  Van 1500 tot 7000 werknemers  Gebruikersgroep zorg aankoop NL  10 organisaties  Van 750 tot 7000 werknemers
  • 13. AANPAK – ANALYSE-OEFENING Onderdelen De leden van de  Gebruik en interpretatie van beschikbare gebruikers- en meetbare data in de ERP software groep  Doorlooptijd analyse Invoice-to-pay bepalen de inhoud van process de oefening  Spend analyse  Waarnemingen en interviews  Bespreken van de meetgegevens
  • 14. AANPAK – ANALYSE-OEFENING Deliverables De leden van de  Persoonlijke meetgegevens deelnemers gebruikers-  Doorlooptijd analyse groep bepalen de  Spend analyse inhoud van  Beschrijving AS IS Invoice-to-pay process de oefening  Cross-functioneel (Swim lane) stroomdiagram  Korte beschrijving per processtap  Verbeterpunten  Benchmarks (resultaten geanonimiseerd)
  • 15. AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
  • 16. CASE STUDY – DOORLOOPTIJD ANALYSE Invoice-to- pay process Hoofd- proces, subproces en meetpunten
  • 17. CASE STUDY – SPEND ANALYSE Spend per leverancier Top 10 analyses  Facturen met bestelbon  Top 10 op aantal facturen  Top 10 op inkoopomzet  Facturen zonder bestelbon  Top 10 op aantal facturen  Top 10 op inkoopomzet
  • 18. CASE STUDY – SPEND ANALYSE Spend per grootboekrekening Top 20 analyses  Top 20 aantal facturen  Top 20 bedragen  Top 20 aantal verschillende leveranciers
  • 19. CASE STUDY – BENCHMARKS Toepassingsgebied Op basis van door-  Organisaties kunnen zich vergelijken ten looptijd en opzichte van de benchmarks spend analyse  Eigen sector of andere sectoren?  Benchmarks kunnen een trigger zijn om de eigen processen beter te bestuderen
  • 20. CASE STUDY – VERVOLGSTAPPEN Doelstelling Wat vindt de klant  Analyse-oefening uitbreiden naar andere belangrijk? processen  Verzamelen van een set van doelstellingen en KPI’s per doelstelling in een score card  Exploitatie en analyse van gegevens door middel van business intelligence  Benchmarks per sector, per land
  • 21. CASE STUDY – CONCLUSIES Onderliggende factoren efficiency verschillen (1/3) … en meteen ook belangrijke  Eénzelfde proces kan operationeel of aandachts- ondersteunend/administratief zijn punten  Afhankelijkheid van de (ervaringen) van de implementator  Interfaces met andere pakketten  Personeelsverloop  (Inrichtings)keuzes uit het verleden onbekend  Weinig of geen opleiding voor nieuwe medewerkers
  • 22. CASE STUDY – CONCLUSIES Onderliggende factoren efficiency verschillen (2/3) … en meteen ook belangrijke  Geen periodieke evaluatie van de aandachts- processen punten  Geen meetinstrumenten beschikbaar  Geen noodzaak om efficiënter te werken (bv. tijdens hoogconjunctuur)  Bepaalde stappen in het proces zijn niet geautomatiseerd
  • 23. CASE STUDY – CONCLUSIES Onderliggende factoren efficiency verschillen (3/3) … en meteen ook belangrijke  Foutieve invoer/inconsequent gedrag aandachts- medewerkers punten  Meerdere decentrale locaties  Geen aandacht voor change management  Angst voor verandering  Geen of onvoldoende communicatie  Geen betrokkenheid medewerkers  In standhouden van bepaalde functies
  • 24. AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
  • 25. ALGEMENE CONCLUSIES Algemene conclusies Positieve feedback  Analyse-oefeningen en benchmarks van de kunnen inefficiënties inzichtelijk maken deelnemers en awareness triggeren aan de analyse- oefening  Interpretatie van meetgegevens is moeilijk zonder de context te kennen  ERP-leveranciers kunnen een belangrijke rol vervullen in het kader van proces efficiëntie
  • 26. AANPAK Verzamelen van informatie Gebruikersgroepen ALGEMENE CONCLUSIES Analyse-oefening CASE STUDY INLEIDING Doorlooptijd analyse Vaststellingen Spend analyse Benchmarks VRAAG EN Vervolgstappen ANTWOORD Conclusies
  • 28. Confenis 2012 ICT-Inspiratiedag Hartelijke dank voor uw aandacht! Nico Van der Meersch nico.van.der.meersch@axi.be Pre sales, product management en business consultancy