Dab:exporter - Presentazione

Attività di audit standardizzate per SAP ® R/3 ™ con dab:exporter + ACL TM Estrazione di massa dei dati da SAP® R/3™ Procedure di controllo predefinite e standardizzate implementate nelle applicazioni per l’audit di ACL TM [email_address]

Agenda Introduzione e definizioni Panoramica del dab:exporter Installazione Vantaggi Requisiti di sistema Auditing integrato e standardizzato con dab:exporter e ACL TM dab:exporter vs. strumenti interni di scaricamento di SAP® Vantaggi eccezionali dell’uso del dab:exporter Concetti fondamentali di dab:exporter e dab:scripts Controllo basato sul rischio Supporto alle attività quotidiane Attività di audit standardizzate e predefinite Moduli / Pacchetti Esempi Processi di audit digitali supportati dagli strumenti di dab:GmbH Conclusioni

Introduzione e definizioni Specialisti dell’estrazione dei dati da sistemi come SAP®, Navision, Oracle… Sviluppatori di script ACL TM e procedure di controllo riusabili e predefinite, per esempio per audit in ambito SAP® Consulenti di uffici di Internal Audit e di società di revisione e contabilità Referenze: Bayer AG, LANXESS, PWC, KPMG, Siemens AG, DATEV, GLOBUS SB Warenhaus Holding ACL TM Strumento utilizzato per l’analisi dei dati dab:exporter Strumento basato su Windows per lo scaricamento delle tabelle da SAP® R/3™ : per qualsiasi ammontare di record, nessun impatto sulle prestazioni; è richiesta semplicemente l’autorizzazione in solo-lettura Automatizzato – integrato - standardizzato dab:script 170 test di audit predefiniti per SAP® R/3™ Procurement, Accounts Payable, Accounts Receivable, Sales & Distribution, KPI Analysis dab: scripts e dab: catalog Conoscenza delle tabelle SAP® Catalogo Tabelle e Campi con tutte le tabelle e i campi necessari per i test di audit dab:privacyprotection Modulo aggiuntivo per la protezione dei dati personali dei dipendenti (limitazioni ed anonimato).

dab:exporter - Panoramica Un’interfaccia unica per numerosi sistemi di origine SAP® R/3™ , Microsoft Navision, Oracle… Un’interfaccia unica per numerosi formati di uscita ACL TM , CSV… Estrazione di grandi quantità di dati , per esempio da SAP® R/3™ Gli utenti necessitano semplicemente di accesso ai dati in modalità solo-lettura Gli standard di sicurezza più elevati grazie all’utilizzo dei criteri di accesso di SAP® Nessun limite temporale durante lo scaricamento di grandi tabelle con molti record Nessun impatto negativo sulle prestazioni del sistema SAP® durante lo scaricamento! Conversione dei dati in un formato dei dati analizzabile Non è necessaria un’importazione manuale in ACL TM Nessuna definizione manuale delle tabelle o dei campi è necessaria

dab:exporter - Installazione Implementazione di un function module sul server SAP® (“RFC” – Remote Function Module ) RFC è basato su una raccomandazione ufficiale SAP® L’implementazione richiede solo 10-15 minuti Installazione del componente dab:exporter sulla macchina dell’utente, ad esempio il portatile dell’auditor (Installazione in 5 minuti) Se l’utenza corrispondente in SAP è già disponibile, l’applicazione può essere usata immediatamente L’utente necessita di accesso in modalità solo-lettura – l’accesso ai dati avviene sempre in modalità solo-lettura

dab:exporter - Vantaggi Vantaggi eccezionali Scaricamento delle tabelle SAP ® Nessun impatto negativo sulle prestazioni del sistema SAP ® Nessun limite temporale durante lo scaricamento di grandi tabelle con milioni di record Meccanismi di validazione e registrazione eventi Possibilità di utilizzare l‘Utilità di Pianificazione di Windows per programmare gli scaricamenti Predefizione delle tabelle e dei campi necessari per eseguire le analisi L‘interfaccia lavora in modalità solo-lettura. I dati nel sistema di origine non possono essere mai modificati dab:exporter è pronto per l‘utilizzo su sistemi SAP ® unicode “ Scarica una volta– analizza molte volte“ Selezione di determinati campi delle tabelle o impostazione di filtri per restringere l‘ammontare dei dati scaricati

dab:exporter - Requisiti di sistema Client Windows 2000 / Windows XP Microsoft .NET Framework Server (Sistema SAP®) SAP® versione >= 4.5 Il function module deve essere impostato su “remote-enabled” La soluzione è inoltre utilizzabile su sistemi Unicode Inconvenienti tecnici Nessuno rilevato sino ad ora

dab:exporter - Validazione e registrazione Rapporto prestazioni Rapporto esportazione – Struttura tabella Progressione esportazione Rapporto esportazione– Confronto sistema

dab:exporter vs. strumenti interni di scaricamento di SAP® SE16 Limiti temporali durante lo scaricamento di grandi tabelle L’importazione in ACL TM dei formati di uscita richiede molto lavoro manuale Necessità di autorizzazioni speciali per usare SE16 QuickViews (Transaction SQVI) Le QuickViews sono implementate localmente, la standardizzazione non �� possibile Impossibilità di predefinire le tabelle e i campi necessari per talune attività di audit Stessi problemi di scaricamento riscontrabili con SE16 Il dab:exporter in combinazione con i dab:scripts consente di centralizzare l’allocazione di tutte le competenze su audit, tabelle e scaricamento, comunque consentendo di usare localmente le soluzioni, per esempio quando si effettuano audit fuori sede. I meccanismi costruiti in SAP® non permettono questo approccio

Automatizzazione Confronti tabelle e campi (i campi e le tabelle necessarie esistono veramente nel sistema?) Scaricamento Standardizzazione La standardizzazione degli scaricamenti e dei formati di dati consente la standardizzazione delle procedure di audit Il catalogo delle tabelle ( dab: catalog ) contiene tutte le tabelle e i campi SAP® necessari; può essere manutenuto a livello centrale Le procedure predefinite di audit ( dab: scripts ) sono anch’esse manutenute a livello centrale Integrazione Integrazione senza soluzione di continuità con ACL TM Tutte le competenze sulle tabelle SAP®, lo scaricamento e l’audit sono concentrate in una soluzione Usabilità Facilità di utilizzo: la procedura guidata permette di preparare facilmente gli scaricamenti Gli utenti avanzati possono usare tecniche come filtri, dichiarazioni SQL o selezioni manuali di campi Vantaggi del dab:exporter

Audit integrato ed automatizzato con dab:exporter e ACL TM

Controllo basato sul rischio – Esempio one-time vendors Controllo periodico di diverse aree di rischio Identificazione delle aree di rischio Pianificazione degli audit basata su potenziali aree di rischio Rapporti

Pacchetti di procedure di audit - Panoramica dab:scripts Oltre 100 test per dati SAP® pronti per l’uso, disponibili anche come pacchetti per alcuni moduli SAP®: Acquisti (circa 50 test) Vendor management incl. Accounts Payable (circa 40 test) Customer management incl. Accounts Receivables (circa 40 test) Sales and Distribution circa 40 test) Pacchetti in fase di sviluppo: Marketing Plant Maintenance I pacchetti contengono: Test di audit Documentazione in inglese (tecnica e relativa all’applicazione) Indicatori chiave (se possibile) I risultati contengono normalmente info aggiuntive sull’utente e sulle transazioni SAP®

Pacchetti di procedure di audit (dab:scripts) – Esempio I Acquisti (esempi) Accordi quadro Analisi prezzi One-time-vendors Accounts Payable (esempi) Pagamenti duplicati Tempi di pagamento inusuali Pagamenti manuali Fatture senza ordine di acquisto

Pacchetti di procedure di audit (dab:scripts) – Esempio II Accounts Receivables Modifiche linee di credito Acconti Operazioni aperte Risorse umane (esempi) Corrispondenze tra conti correnti Conti correnti duplicati Masterdata (esempi) Masterdata creation Masterdata changes Conti correnti duplicati

Pacchetti di procedure audit su SAP ® Accounts Payable

Il flusso di lavoro delle analisi digitali realizzate con i nostri strumenti Flusso di lavoro dell‘audit su SAP®: Tutte le tabelle e i campi necessari possono essere predefiniti

dab:exporter – Interfaccia utente

Panoramica dell‘analisi dei dati con ACL TM dab:exporter vi permette di esportare i dati dal SAP®; e li converte automaticamente in formato ACL TM Una volta scaricati, potete partire immediatamente con la loro analisi in ACL TM , senza ulteriori manipolazioni manuali!

Conclusioni – Concetti fondamentali Benefici dal punto di vista gestionale Supporto nella pianificazione degli audit Istituzione di un controllo globale, basato sul rischio Istituzione di parametri di riferimento basati su indicatori chiave Sistema di rapporti di alto livello Benefici dal punto di vista operativo Integrità senza soluzioni di continuità La soluzione facilita lo svolgimento delle attività quotidiane degli auditor Un partner aziendale esperto Competenze SAP® + Competenze ACL TM + Esperienza aziendale Diversi aspetti, diverse soluzioni, un solo partner

Conclusioni – dab:exporter Scaricamento in massa di dati (grandi tabelle) da SAP®, senza subire un impatto negativo di prestazioni sul sistema SAP® Estrai una volta– analizza più volte. Poiché le analisi vengono effettuate localmente, non si verifica alcuna riduzione di prestazioni sul sistema SAP®, indipendentemente dalla complessità delle analisi o dal tempo che richiedono Esempi Scaricamento con successo di120 Gigabytes di dati per ACL TM da un SAP® Scaricamento con successo di tabelle con più di 200 milioni di record Uso della utilità di pianificazione di Windows per programmare le attività nelle fasce orarie in cui il sistema è meno impegnato Conversione automatica dei dati in formato ACL TM Integrazione senza soluzione di continuità: scaricate da SAP®, doppio clic sul progetto ACL TM , eseguite i test Nessuna attività manuale di importazione è più necessaria, tutti i campi chiave hanno la stessa lunghezza, sono nominati correttamente e hanno correttamente lo stesso tipo formato di dati Un’interfaccia unica per diversi sistemi di origine e diversi formati di uscita Dati da più di un sistema (SAP®, Microsoft Navision, Oracle etc.) possono essere portati in un unico progetto ACL TM Formati di uscita ACL TM , CSV, GDPdU (formato richiesto dall’amministrazione fiscale tedesca)

Conclusioni – Test predefiniti di audit (dab:scripts) I test predefiniti di audit su SAP® sono standardizzati Sinergie: lo stesso test/script può essere applicato su sistemi e dati SAP® in tutto il mondo Alto livello di trasparenza grazie ad un manuale in inglese I test di audit incorporano molte competenze Competenze SAP®: tabelle richieste, campi e relazioni sono predefinite Competenze aziendali: i test pronti per l’uso sono basati sull’analisi quotidiana di auditor interni, revisori e analisti Incremento dell’efficienza e dell’efficacia per i vostri audit Selezionate i test di audit che corrispondono alle vostre richieste (efficacia) Raggiungete i vostri obiettivi con minore attività manuale (efficienza) Infine, nessun “audit per lista di controllo”, la flessibilità è garantita, la creatività dell’auditor non sarà mai troppa!

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