Executive Assistant to the CEO (w/m/d

Wir suchen ab sofort einen Executive Assistant to the CEO (w/m/d) zur unbefristeten Festanstellung in Ulm.

Du möchtest daran teilhaben, das nächste große Ding mitzugestalten? Du möchtest Einblicke in den Alltag auf C-Level Ebene gewinnen und bei den Aufgaben tatkräftig unterstützen? Dann bist du bei uns genau richtig!

Was bieten wir?

• New Work leben: Finde deinen idealen Arbeitsort- und deine bevorzugte Arbeitzeit, plane deine Workation nach Absprache und probiere neue Wege der Zusammenarbeit aus - Camping, Ferienwohnung, Café oder der heimische Balkon sind nur einige von vielen Möglichkeiten.
• Arbeiten am Puls der Zeit: Arbeit mit modernen Tools, Methoden und Equipment in einem spannenden Aufgabenfeld.
• Hybrid Work: Kicker, Tischtennis, Yoga u.v.m. Unsere modernen Offices in Dresden, Hannover und Ulm bieten dir viel Abwechslung und smappies live und in Farbe.
• New-Work-Budget: Dir fehlt im Homeoffice noch ein zusätzlicher Screen, höhenverstellbarer Schreibtisch oder Bürostuhl? Nutze hierfür dein individuelles smapOne-Austattungsbudget.
• Lebenslanges Lernen: 1:1 Termine für deine persönliche Weiterentwicklung, LinkedIn Learning und unsere Company-Bibliothek mit Fachbüchern auf Wunsch.
• Step by step on board: Dich erwartet ein strukturiertes, herzliches Onboarding, ein persönliches Mentoring sowie ein offenes Team.
• Bleibende Momente: companyweite Offsites, regelmäßig Teamabende und Standortevents laden zum Vernetzen und Socializen ein.
• Merch: Lass dich überraschen!
• Thinking out of the box: Du möchtest bereichsübergreifend arbeiten? Wir bieten dir die Möglichkeit, in Circles nach dem Holacracy-Prinzip mitzuwirken.
• Vorteilsportal: Portal für Angestellte, um bei über 400 Partnerunternehmen bis zu 60 Prozent zu sparen.
• Beratung zur Altersvorsorge: Wir bieten dir eine kostenfreie Beratung bei unserem externen Versicherungsexperten an.

Was solltest du mitbringen?

• Organizational excellence: Du übernimmst die Koordination und Verwaltung von Terminen, Meetings sowie Reisen und stellst durch deine sorgfältige Planung sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren.
• Communications skills: Du verfügst über eine hohe Kommunikationskompetenz, verbal wie schriftlich, gegenüber internen und externen Stakeholdern.
• Structured prioritization: Du behältst durch deine strukturierte Art auch bei zahlreichen akuten Themen den Überblick und priorisierst treffsicher.
• Integrity & discretion: Du wahrst die Vertraulichkeit aller sensiblen Informationen, denn Diskretion stellt für dich den Grundstein von Zusammenarbeit dar.
• Analytical thinking: Du kannst komplexe Daten analysieren und aufbereiten, sodass fundierte Entscheidungen möglich gemacht werden.
• Ability to adapt: Du reagierst schnell und effektiv auf Veränderungen und schaffst so Flexbilität für das Arbeiten in einem dynamischen Umfeld.
• Ready to travel: Du bist bereit im Unternehmenskontext zu reisen und mobil zu arbeiten.

Das sind deine spannenden Aufgaben

• CEO coordinator: Du organisierst und planst den Kalender des CEO einschließlich Besprechungen, Konferenzen und Reisen und stellst durch deine sorgfältige Planung sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren.
• Communication is key: Du bist die Kommunikationsschnittstelle zwischen unserem CEO und internen wie externen Stakeholdern.
• Meeting support: Du übernimmst neben der Planung von Meetings auch die inhaltliche wie organisatorische Vor- und Nachbereitung, einschließlich der Nachverfolgung von To-do- und Maßnahmenlisten.
• Documentation Quality: Du verantwortest die Vorbereitung, Überprüfung und Verwaltung von wichtigen Dokumenten wie Berichten, Präsentationen und Dokumentationen, die für die Arbeit unseres CEO benötigt werden.
• Project management: Du unterstützt und leitest spezielle Projekte einschließlich der Planung, der Überwachung und des Reporting. Dabei kommst du in Kontakt mit allen Unternehmensbereichen.
• Decision support: Du stellst hochwertige Informationen, Datenanalysen und Empfehlungen bereit, um unseren CEO bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Über smapOne

Wer sind wir?

Seit 2014 hilft smapOne Menschen und Organisationen dabei, spielerisch und aus eigener Kraft Digitalisierung zu gestalten. Dabei liefern wir mit unserer Plattform nicht nur ein Tool, das es ermöglicht ganz ohne Programmierkenntnisse Apps zu erstellen, sondern begleiten unsere Kunden eng bei ihren Digitalisierungsprojekten. So versetzen wir alle in die Lage, Prozesse selbst zu digitalisieren, entlasten IT-Experts und entfesseln das digitale Potential, das in Organisationen schlummert.

Unter dem Leitspruch „Digital Power to the People“ arbeiten wir täglich daran, Digitalisierung für alle zugänglich zu machen – ob von einer unserer Niederlassungen in Dresden, Hannover oder Ulm oder von zahlreichen Remote-Arbeitsplätzen aus.

Sei auch du Teil unseres Teams - Wir freuen uns auf dich!