gertrud digital GmbH

Maximale Transparenz für alle 🤲🏼   Zum kommenden Meeting wurde ein weiteres Thema hinzugefügt? Die Besprechungsdauer für ein TOP wurde geändert? Oder mein eingereichtes Thema wurde auf einen späteren Sitzungstermin verlegt? All diese Dinge können Sitzungsteilnehmer*innen in Gertrud vorher transparent einsehen. Das schafft Planbarkeit und Effizienz im Arbeiten für alle Beteiligten. 👍🏼   Mit Gertrud müssen die Organisierenden nicht mehr allen Teilnehmenden einzeln E-Mails schreiben mit ständigen Status-Updates. Denn mit Gertrud ist der aktuelle Stand von Themen für alle einsehbar. Das schafft Nachvollziehbarkeit und spart Zeit und Nerven. 👏🏼   Und die Teilnehmenden erfahren von möglichen Änderungen direkt und unverzüglich. Plus: Gertrud aktualisiert automatisch die Kalendereinträge in Outlook. 🤳🏼 Synchronisiert. Transparent. Und einfach für alle. 👌🏼   #Transparenz #synchronisiert #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeetings  

Vor sieben Monaten hat Amprion GmbH Gertrud eingeführt und Kim Bokermann, die Assistentin der Geschäftsführung (CEO), ist begeistert:   „Gertrud ist so einfach, selbst eine sehr alte, betagte Dame könnte es benutzen. Alles ist vollkommen selbsterklärend und auch sehr intuitiv. Insbesondere die Anmeldemaske für Tagesordnungspunkte gefällt mir gut, weil sie so übersichtlich und kinderleicht ist. Wir haben bei uns im Unternehmen ein kurzes Schulungsvideo für alle gemacht, die mit Gertrud arbeiten und bisher gab es keine einzige Rückfrage. Das zeigt, wie nutzerfreundlich das Programm gebaut ist und wie leicht es ist, damit zu arbeiten.“   Alles funktioniere jetzt auf Knopfdruck, was früher „mühevolle Handarbeit war“, sagt Kim Bokermann: „Themen, die eingereicht werden für Sitzungen sind direkt sortiert und der entsprechende Zeitbedarf ist vermerkt. So habe ich sofort den Überblick, passt das noch in die kommende Sitzung oder nicht.“ Auch Fehler würden seitdem deutlich seltener passieren, zum Beispiel dass E-Mails oder auch Themen im rasanten Alltagsgeschäft mal verloren- oder untergehen können.   „Auf Gertrud kann ich mich hundertprozentig verlassen“ – Kim Bokermann, Assistentin der Geschäftsführung (CEO), Amprion   #einfachUNDübersichtlich #intuitiv #GertrudRevolutionizes #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeetings

How To: Creating productive agendas for board meetings 📋   For a corporate board to be productive is key! Yet amidst the flurry of agendas, discussions and presentations the effectiveness of a corporate board meeting can dwindle. 📚📉   Some pivotal strategies help to sharpen your agenda and reset the course: 🔝   1.    Engaging the participants in the agenda setting process 2.    Preparing comprehensive meeting materials in beforehand 3.    Setting clear meeting objectives 4.    …   To find out more on how to create a more productive agenda see our blog with our top ten tips for agendas that drive productivity: ➡️ https://lnkd.in/eA6wJk-p   #RevolutionizingMeeting #ProfessionalizingMeeting

Braucht man in Zukunft noch Assistenzen❓   „Administrative and Executive Secretaries“ gehören zu den zehn am schnellsten zurückgehenden Jobs in den kommenden fünf Jahren. Das veröffentlichte das World Economic Forum in seinem Future of Jobs Report 2023 und rankte die Assistenzen auf Platz fünf von zehn der nachlassenden Tätigkeiten. Kein Wunder, denn KI und Digitalisierung werden einige Tätigkeiten von Assistenzen zunehmend übernehmen können.   Gertrud kann Assistenzen einen Teil ihrer Arbeit abnehmen, zum Beispiel das nervige E-Mail-Ping-Pong zur Terminabstimmung und Dokumenten-Einreichung, das händische Ausrechnen von Zeiten für TOPs und Sitzungen oder umständliche FollowUps und Protokollierung von ToDos in Tabellen. 👌🏽   Doch damit wird die Assistenz-Tätigkeit nicht abgeschafft – ganz im Gegenteil❗️ Gertrud schafft den Freiraum für Weiterentwicklung, denn dort liegt das große Potential für Assistenzen: Vom reinen Verwalten hin zum aktiven Mitgestalten des Unternehmens, zum Beispiel im Bereich Nachhaltigkeit. Denn auch das zeigt der Future of Jobs Report: „Sustainability Specialists“ liegen auf Platz zwei der am schnellsten wachsenden Jobs – ein interessantes Feld für zukünftige Entwicklungen. 🌱🎯   #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeeings

Who’s accountable for that? 🧐   Sometimes when certain tasks accrue in a meeting, everyone thinks „I hope I’m spared from doing that”. And with no system to assign, follow up and monitor tasks from meetings, they might just be, because loosing track of who was supposed to do what is easy. ☝️   With gertrud digital that won’t happen, because our software makes the assignment, follow up and monitoring of tasks as easy as ABC. One can assign the tasks directly within the meeting and set a deadline for the fulfillment. Up until then gertrud digital reminds the responsible person to do so. No bothersome e-mailing back and forth, asking whether it’s already done. 👍   Plus: Gertrud digital documents the whole process – so if you need to check who was assigned with which task some time back and whether they said it was done, you can simply search within the program. That is a massive benefit when it comes to reporting duties towards federal supervisory authorities as well. 🙌   #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeetings

Zeit sparen bei der Organisation ⏱   Mit gertrud digital GmbH geht das kinderleicht. Aber auch seine Workflows zu überdenken kann helfen. Isabel von zur Gathen zum Beispiel berichtet in ihrem „Ease-Admin“-Podcast in der Folge „Are you ready or done? Klarheit über DoR und DoD“ über zwei Checklisten, die helfen können als Assistenz Zeit zu sparen bei der Organisation oder dem Erfüllen von eigenen Aufgaben. 📚✅   DoR - „Definition of ready“ und DoD - „Definition of done” sind zwei Konzepte aus dem Scrum, einer agilen Arbeitstechnik, die dabei hilft, komplexe Probleme in der Arbeit als Team zu lösen. Von zur Gathen zeigt in ihrem Podcast anhand eines denkbar einfachen Beispiels, wie diese beiden Konzepte im Alltag von Assistenzen helfen können, Mehrarbeit und unnötige Korrekturschleifen zu vermeiden. 🌀😮💨   Wir haben es gerne gehört und können die Podcast-Folge empfehlen: https://lnkd.in/dejAdfuT #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeetings #Assistenz

Mobile working 📲   Working outside of an office brings a lot of flexibility. But unfortunately most programs’ mobile version is horrible to work with: buttons outside of the visible area, other diplaying errors, only a few functions compared to the desktop version or just a terrible design… 🤦🏻♀️   Not so: gertrud digital! With our program the mobile version is just as good as the desktop one: all functions are available, it’s just as intuitive and smartly designed. 👌🏼   That’s why we often hear from our customers that starting with gertrud digital the board members of their company finally started working on their mobile devices. Although the devices had been in place for a rather long time, but programs just wouldn’t break the ice. 🙇🏼♂️   Gertrud does. 👏🏼   #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeeting

Transparenz schafft Engagement ❕   Themen werden zu spät eingereicht, man muss hinterher-mailen für die Unterlagen und Zustimmungen zu Terminen lassen auf sich warten – Situationen, die jede Assistenz kennt. 🤌   Ein Weg, um schneller von Meeting- oder Sitzungsteilnehmenden die erwünschten Rückmeldungen und Unterlagen zu bekommen ist, sie mehr im Prozess zu involvieren. Mit Gertrud geht das optimal: Jeder kann bestehende Deadlines einsehen und wird vom Programm daran erinnert. Ein „Hatte ich nicht mehr auf dem Schirm“ gibt es mit unserem Programm nicht mehr.   Außerdem: Es fehlen noch Dokumente? - Mit Gertrud klar ersichtlich! Ein Thema wurde auf die nächste Sitzung verschoben oder die dafür eingeplante Zeit hat sich verändert – auch das zeigt das Programm an, immer synchronisiert mit dem Outlook-Kalender der Teilnehmenden. 📲📆   Diese maximale Transparenz schafft auch mehr Compliance innerhalb des Teams. Denn mit Gertrud ziehen alle an einem Strang. 🤝   #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeetings  

Ice-Breaker-Activities 🧊❄️   Corporate board meetings can be a high-pressure environment. To open-up communication-barriers and set a tone that encourages collaboration and camaraderie, icebreaker activities can be helpful. 🏔🔨 While at first glance one might wrongly perceive them as a mere time-consuming and distracting activity, they can actually foster creativity and productivity among the team.   At gertrud digital we care about your board meetings, not only concerning the digital organization, execution and postprocessing, which is why we have gathered ten creative icebreaker activities to break the silence in every board meeting and spiral the teams’ creativity. 📈   To find out more visit our blog: ➡️ https://lnkd.in/eUsrEqCv    #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeetings

Nahtlos verzahnt ⚙️🖇   Eine Eigenschaft, die Kund*innen an Gertrud immer wieder lieben: Das Programm ist nahtlos verzahnt mit den Applikationen von Microsoft #Office365. 🎖   Erstellt man Termine für Meetings oder Sitzungen, werden diese direkt im Outlook-Kalender hinterlegt. Änderungen werden automatisch synchronisiert. Für Einladungen und Erinnerungsmails greift Gertrud auf Outlook zu – falsche Adressen damit eine Sache der Vergangenheit. 👨🏼💻🗓   Mit der nahtlosen Integration in die Office-Landschaft schafft Gertrud nicht nur ein so nutzerfreundliches Erlebnis wie möglich, es ermöglicht auch einheitliche Prozesse und IT-Strukturen. 🔗   #RevolutionizingMeetings #ProfessionalizingMeetings