Bei der öffentlichen Auftragsvergabe kaufen nationale oder europäische öffentliche Einrichtungen Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen ein. Dazu gehören die Beschaffung und Ausstattung von Büros, der Kauf von IT-Ausrüstung, die Beauftragung von Beratungsleistungen oder technischer Hilfe, die Durchführung von Studien, die Durchführung von Informations- und Kommunikationskampagnen, die Einrichtung von Schulungen, der Kauf von Publikationen und der Zugriff auf Datenbanken.
Öffentlicher Auftraggeber
Während des Antragsverfahrens und nach Erteilung des Beschaffungsauftrag steht Ihnen eine bestimmte Kontaktstelle beim Auftraggeber zur Verfügung. Ihr Auftraggeber kann je nach Verwaltungsart Ihres Auftrags variieren:
Direkte Mittelverwaltung
Wenn die Kommission öffentliche Aufträge direkt verwaltet, übernimmt sie die Rolle des Auftraggebers, d. h. sie ist für das gesamte Vergabeverfahren verantwortlich – von der Veröffentlichung der Ausschreibungen über die Vergabeentscheidungen und die Unterzeichnung der Beschaffungsverträge bis hin zur Überwachung der Auftragsabwicklung.
Indirekte Mittelverwaltung
Bei der indirekten Verwaltung betraut die Kommission einen Dritten mit der Durchführung des Auftrags. Dies kann zum Beispiel ein Partnerland, eine internationale Organisation oder eine Entwicklungsagentur sein.
In den meisten Fällen muss dieser benannte Auftraggeber bei wichtigen Schritten im Vergabeverfahren die Zustimmung der Kommission einholen. Wenn die Kommission jedoch zu der Einschätzung gelangt, dass sie den Regeln und Verfahren des Auftraggebers vertrauen kann, beschränkt sie die Überwachung auf spätere Kontrollen.
Geteilte Mittelverwaltung
Die Kommission verwaltet öffentliche Aufträge für Maßnahmen im Außenbereich gemeinsam mit den EU-Ländern. Die Kommission ist stets für die Veröffentlichung der Auftragsleitlinien und Vergabebekanntmachungen verantwortlich.
Die häufigste Form der Mittelverwaltung ist die geteilte Verwaltung, da die nationalen Behörden für die Ausgaben von etwa 75 % des EU-Haushalts zuständig sind. Die Mitgliedstaaten haben die Wahl bei der Art der Durchführung – beispielsweise im Rahmen von Finanzhilfen oder im Rahmen der Auftragsvergabe.
Die Regeln der Vergaberichtlinie gelten für die Mitgliedstaaten, die für den gesamten Prozess verantwortlich sind; die Kommission führt nur Prüfungen und Kontrollen durch.
Art der Verträge
Um Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauleistungen für die Kommission zu erbringen, unterzeichnen beide Parteien (Auftragnehmer und Auftraggeber) nach Ablauf der Stillhaltefrist (normalerweise zehn Tage, nachdem alle Bieter über das Ergebnis informiert wurden) einen Vertrag.
Der Vertrag umreißt alle zu erbringenden Dienstleistungen und bereitzustellenden Waren sowie die Bedingungen für die Erbringung der Leistungen, die Fristen und die von beiden Parteien zu erfüllenden Berichterstattungs- oder Prüfpflichten.
Im Vertrag sind auch die verschiedenen Phasen für die Erbringung der Leistungen (Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauleistungen) und die Art der vom Auftragnehmer zu erstellenden Berichte enthalten.
Je nach den zu erbringenden Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauleistungen gibt es verschiedene Arten von Verträgen:
- Direktverträge oder Kaufverträge: Waren oder Dienstleistungen, Zahlungen, Fristen und rechtliche Verpflichtungen werden zu Beginn festgelegt. Der Vertrag kann ohne weitere Formalitäten umgesetzt werden. Diese Verträge werden für alle Arten von Beschaffungen verwendet: Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauleistungen.
- Rahmenverträge: Mit dieser Vertragsart werden die Dienstleistungen oder Lieferungen, die Preisliste, die Parteien, der Rechtsrahmen, die Dauer und die Art und Weise der Durchführung bestimmter Beschaffungen festgelegt. Die anderen notwendigen Elemente des Vertragsverhältnisses werden zu einem späteren Zeitpunkt in einem spezifischen Vertrag festgelegt. Rahmenverträge können bei Dienstleistungen und Lieferungen verwendet werden, bei Bauleistungen kommen sie nur selten zum Einsatz. Sie sind nicht auf Gebäude anwendbar.
- Einzelverträge oder Auftragsscheine: Besondere Verträge, die Teil eines Rahmenvertrags sind. Darin sind in der Regel das Datum und die spezifischen zu erbringenden Leistungen sowie alle anderen Bedingungen festgelegt, die nicht im Rahmenvertrag definiert sind.
- Konzessionsverträge: Konzessionsverträge sind eine besondere Form von Direktverträgen, die es einem Auftragnehmer ermöglichen, über einen langen Zeitraum Bauleistungen auszuführen oder Dienstleistungen zu erbringen und zu verwalten, insbesondere wenn eine Kapitalrendite erforderlich ist.
- Gemischte Verträge: In diesen Verträgen werden Bauleistungen und/oder Lieferungen und/oder Dienstleistungen kombiniert; eine Kombination von Beschaffungen und Konzessionen ist ebenfalls möglich. Eine Dienstleistungskonzession etwa würde die Cafeterien und Kantinen, Verkaufsautomaten oder den Zeitungsladen im Gebäude einer Einrichtung umfassen.
- Immobilientransaktionen: Verträge, die Kauf, Tausch, Erbpacht, Nießbrauch, Leasing, Miete oder Ratenkauf mit oder ohne Kaufoption von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Immobilien umfassen.
Zahlungen und Fortschrittsberichte
Je nach Art der erbrachten Dienstleistungen, Bauleistungen oder Lieferungen werden im Vertrag bestimmte Fristen für jede Zahlung festgelegt.
In einigen Fällen müssen die Auftragnehmer zusammen mit ihren Rechnungen Fortschrittsberichte einreichen. In diesen Berichten sind die bisher durchgeführten Maßnahmen aufgelistet, um die Zahlung zu rechtfertigen, und sie enthalten eine Übersicht über alle erbrachten Leistungen, etwaige Probleme, Verzögerungen usw.
Vertragsänderungen
Während der Laufzeit eines Vertrags kann es Umstände geben, in denen die Parteien vereinbaren, eine oder mehrere Klauseln des Vertrags zu ändern. Im Allgemeinen werden dabei die Bedingungen des ursprünglichen Vergabeverfahrens nicht wesentlich verändert.
Es gibt drei Arten von Änderungen, je nachdem, ob ein Vergabeverfahren oder die Veröffentlichung einer Vergabebekanntmachung erforderlich ist oder nicht:
- Technische Änderung: Hierbei handelt es sich um eine geringfügige Änderung oder eine Änderung, die keine wesentlichen Aspekte des Vertrags berührt.
- Änderung mit Verhandlungsverfahren: Eine wesentliche Änderung des Vertrags, die ein Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung erfordert.
- Auftragsänderung: Eine Vertragsänderung, die kein Vergabeverfahren, sondern eine Bekanntmachung einer Änderung oder eine Online-Veröffentlichung erfordert.
Halbzeitüberprüfung und Benchmarking
In den meisten Rahmenverträgen sind Regeln für Benchmarking und Halbzeitüberprüfungen festgelegt.
Das Benchmarking-System verpflichtet den Auftragnehmer, sein finanzielles Angebot regelmäßig zu überarbeiten, um die Preise und die technologische Qualität der gelieferten Waren im Einklang mit den aktuellen Marktbedingungen zu halten.
Falls erforderlich sind im Vertrag auch die Regeln für die Halbzeitüberprüfung und deren Zeitrahmen definiert. Im Rahmen dieser Überprüfung werden die bisher erbrachten Leistungen beurteilt, und es wird bewertet, ob die Vertragspreise weiter den Marktpreisen entsprechen.
Eigentum an den Ergebnissen
Nach Abschluss des Auftrags verbleiben die Projektergebnisse, sofern nicht anders festgelegt, im Eigentum des Auftraggebers. Spezielle Vertragsklauseln regeln die Rechte des geistigen Eigentums.