Die meisten von der EU geförderten Projekte sind Kooperationsprojekte mit Organisationen aus verschiedenen EU-Ländern oder assoziierten Ländern, die in Form eines Konsortiums organisiert sind und von einem Projektkoordinator geleitet werden. Wenn die Finanzhilfe gewährt wird, wird ein Vertrag, die sogenannte „Finanzhilfevereinbarung“, unterzeichnet und die Projektdurchführung kann beginnen. Zur Orientierung in jedem Abschnitt des Projektverlaufs gibt es dazu Anleitung in Form von Mustern für die Berichterstattung. Dabei sind jeweils bestimmte Fristen einzuhalten. Hier finden Sie Informationen zu den verschiedenen Schritten der Projektverwaltung.
Unterzeichnung einer Finanzhilfevereinbarung
Sobald ein Vorschlag die Bewertungsphase durchlaufen hat, werden die Antragsteller über das Ergebnis informiert. Wird die Finanzhilfe gewährt, werden Sie zur Unterzeichnung eines detaillierten Vertrags, einer sogenannten Finanzhilfevereinbarung, aufgefordert. Als Antragsteller müssen Sie nun gegebenenfalls
- rechtliche und administrative Angaben ergänzen, die im Vorschlag nicht enthalten sind;
- Ihren Vorschlag entsprechend dem Bewertungsbericht ändern.
Anforderungen an die Berichterstattung, erwartete Leistungen und Transparenz
Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt im Einklang mit den vereinbarten Standards und Fristen durchgeführt wird, sind einige Schritte zu beachten:
- Berichterstattung – Sie müssen der Kommission oder dem Auftraggeber regelmäßig Berichte über die technische Durchführung und Finanzberichte vorlegen.
- Erwartete Leistungen – Sie müssen die in der Finanzhilfevereinbarung ggf. genannten Leistungen erbringen, z. B. Übermittlung von allgemeinen Informationen, Sonderberichten, Broschüren mit technischen Darstellungen, Listen, Mitteilung wichtiger Software-Entwicklungen usw.
- Mitteilung Ihrer Projektergebnisse – Damit EU-finanzierte Kooperationsprojekte und -programme gelingen, ist auch eine wirksame Kommunikation unabdingbar. Sie müssen die Kommunikation ab dem Beginn Ihrer von der EU finanzierten Maßnahmen planen – je nach Programm oder Projekt sind bestimmte Anforderungen an Sichtbarkeit und Kommunikation einzuhalten.
Überwachung, Kontrollen, Audits und Überprüfungen
Die Kommission überwacht die Durchführung Ihres Projekts (während oder nach dessen Laufzeit), um die Einhaltung der Finanzhilfevereinbarung sicherzustellen. Im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung werden die durchzuführenden Aktivitäten, die Projektdauer, das Gesamtbudget, die Sätze und Kosten, der Beitrag aus dem EU-Haushalt, alle Rechte und Pflichten und mehr festgelegt.
Das Vorgehen bei Kontrollen, Audits und Überprüfungen hängt von Ihrer Finanzhilfe und Ihrem Projekt ab und kann Folgendes beinhalten:
- Überprüfung der ordnungsgemäßen Ausführung der Maßnahme gemäß den Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung; dabei kann insbesondere geprüft werden, ob die Leistungen und Berichte der Beschreibung und dem Arbeitsplan entsprechen;
- Prüfung Ihrer Rechnungsführung zur Kontrolle der angefallenen förderfähigen Kosten.
Änderungen der Finanzhilfevereinbarung
Es kann vorkommen, dass Ihre Finanzhilfevereinbarung geändert werden muss. Die Gründe für eine Änderung können sehr unterschiedlich sein. Sie können die Notwendigkeit widerspiegeln, sich an die veränderten Bedingungen für die Durchführung der Maßnahme/des Arbeitsprogramms anzupassen (z. B. Änderung des ursprünglichen Budgets, Verlängerung des Durchführungszeitraums der Maßnahme usw.). Dazu können auch Änderungen gehören, die den Begünstigten selbst betreffen (z. B. Änderungen des Rechtsstatus, der Adresse, des Bankkontos, des gesetzlichen Vertreters des Begünstigten).
Änderungen von Finanzhilfevereinbarungen bedürfen der Schriftform. Änderungen treten an dem Tag in Kraft, an dem sie von der letzten Partei unterzeichnet werden, oder an dem Tag, an dem der Änderungsantrag genehmigt wird. Änderungen treten dann zu einem von den Parteien vereinbarten Zeitpunkt in Kraft.
Aus Gründen der Rechtssicherheit und der Gleichbehandlung sollten die allgemeinen Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung oder des Finanzhilfebeschlusses nicht geändert werden. Diese Bedingungen werden in der Regel mit der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht.
Eigentum an den Ergebnissen
Im Rahmen von Finanzhilfevereinbarungen verbleiben die Projektergebnisse, sofern nicht anders festgelegt, im Eigentum der Begünstigten. Die Europäische Kommission erhält jedoch das Recht, die Projektergebnisse und -leistungen zu nutzen – alle Bedingungen für die Nutzung und die Weiterverwendung sind in der Finanzhilfevereinbarung festgelegt.
„Ergebnisse“ bezeichnen die im Rahmen der Maßnahme erzeugte materielle oder immaterielle Wirkung wie Daten, Know-how oder Informationen jeder Art und in jeder Form, unabhängig davon, ob sie schutzfähig sind, sowie jegliche mit ihnen verbundene Rechte, einschließlich der Rechte des geistigen Eigentums.
Führen von Aufzeichnungen
Bewahren Sie Aufzeichnungen und sonstige Unterlagen als Beleg für die ordnungsgemäße Verwaltung und Durchführung Ihres Projekts auf. Dazu gehört das Führen von Aufzeichnungen über die förderfähigen Kosten und entsprechende Abrechnungen.
Auszahlung der Finanzhilfe
Finanzhilfen werden in der Regel in mehreren Tranchen über die gesamte Projektdauer ausgezahlt. Nach der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung erhalten Sie zunächst einen Vorschuss und danach eine oder mehrere Zwischenzahlungen. Bei Abschluss des Projekts wird der Rest ausgezahlt.
Die Leistung der Zwischen- und Abschlusszahlungen hängt von den Projektfortschritten ab. Daher ist es wichtig, dass Sie sich an den in der Finanzhilfevereinbarung festgelegten Zeitplan halten und regelmäßig über die Projektfortschritte Bericht erstatten.