Tildelingsprocedure og kontraktindgåelse

Indgivelse, modtagelse og registrering af forslag/bud

Efter offentliggørelsen af enten en indkaldelse af forslag (tilskud) eller et udbud (indkøb) kan ansøgerne/tilbudsgivere indgive deres forslag/bud.

De skal overholde de procedurer for afsendelse og aflevering af forslag eller bud, der er specificeret i indkaldelsen, f.eks. frist, dato og eventuelt klokkeslæt. Kun indsendelser, der overholder disse procedurer, evalueres.

Evalueringsforløb

Den ordregivende myndighed evaluerer de forslag/bud, der er modtaget, træffer afgørelse om udvælgelse og underretter ansøgerne/tilbudsgivere.

Kommissionen gør brug af eksperter, når den skal evaluere forslag/bud. Det kan være ansatte i Kommissionen eller uafhængige specialister, der ansættes til en særlig indkaldelse af forslag, på grund af deres færdigheder, erfaring og viden inden for det område, indkaldelsen vedrører.

De enheder, der er ansvarlige for at evaluere projektet, varierer afhængigt af projektets forvaltningsmetode:

• direkte forvaltning: Kommissionen evaluerer forslagene/buddene direkte.
• indirekte forvaltning: En tredjepart, som kan være et partnerland, en international organisation eller et udviklingsorgan, evaluerer forslagene/buddene.
• delt forvaltning: De ordregivende myndigheder i EU-landene evaluerer forslagene/buddene.

Evalueringen af ansøgningerne skal nøje følge de kriterier, der er meddelt de potentielle ansøgere/tilbudsgivere i indkaldelsen. Derudover skal disse kriterier anvendes konsekvent på alle ansøgninger/bud for at sikre ligebehandling af alle. Medlemmer af evalueringsudvalget følger en evalueringsmetode, der er defineret på forhånd. Tidslinjen nedenfor viser et eksempel på en logisk sekvens af en del af processen.

Bemærk, at udvælgelseskriterierne kan omfatte en vurdering af ansøgerens økonomiske kapacitet.

Notifikation

Ansøgere/tilbudsgivere vil, uanset om de får tilsagn eller afslag, få besked pr. brev eller online om resultatet af evalueringen.

Indgåelse af tilskudsaftale/indkøbskontrakt

Den udvalgte ansøger/tilbudsgiver indgår en juridisk forpligtelse med den ordregivende myndighed i form af en tilskudsaftale eller indkøbskontrakt. Denne juridiske forpligtelse udgør retsgrundlaget for gennemførelsen af programmet/projektet og er referencedokumentet i tilfælde af retstvister.

Reserveliste

Det sker, at projekter, som i første omgang ikke blev udvalgt, bliver tilbudt støtte på et senere tidspunkt, hvis et projekt, der har scoret højere, ikke gennemføres, eller hvis der bliver stillet yderligere midler til rådighed. Derfor skal alle ansøgere på reservelisten tages i betragtning med hensyn til underretningstiden, men ikke behandlingstiden, som kun gælder for udvalgte ansøgere.

Reservelisten er en del af tildelingsafgørelsen, og forslag optages på reservelisten efter den generelle rangordning, så det er klart for Kommissionen, i hvilken rækkefølge de ansøgere, der har indsendt disse forslag, kan kontaktes, hvis der stilles midler til rådighed fra budgettet. De skal også senest inden for en bestemt dato (i overensstemmelse med de budgetmæssige forpligtelser) informeres om, at de eventuelt vil kunne opnå finansiering. Navnlig vil det også være muligt at kontakte ansøgerne fra reservelisten, hvis der i løbet af det pågældende år stilles yderligere budgetbevillinger til rådighed. Denne tidsfrist skal fastsættes og går normalt ikke går ud over den eventuelle frist for indgåelse af budgetmæssige og retlige forpligtelser. Alternativt bliver afgørelsen om afslag endelig efter denne dato.

Gennemsigtighedskrav

Offentliggørelse af modtagerne af EU-midler er et krav, der følger af gennemsigtighedsprincippet. Den ordregivende myndighed skal give oplysninger om sine intentioner, mål, operationer, praksis og resultater. En sådan forpligtelse opfyldes forskelligt afhængigt af den forvaltningsmetode, hvorunder finansieringen udbetales:

• Information om direkte forvaltning af midler offentliggøres hvert år i Det Europæiske Finansielle Gennemsigtighedssystems database
• For midler under delt forvaltning er EU-landene ansvarlige for at offentliggøre oplysningerne om modtagerne. Se mere om perioden 2014-2020 på portalen for samhørighedsdata.
• Ved indirekte forvaltning har gennemførelsespartnerne pligt til at offentliggøre oplysningerne om de endelige modtagere.

Beskyttelse af EU-budgettet