Guía para líderes de TI sobre Zoom AI Companion

Las organizaciones consideran cada vez más que la IA es una tecnología indispensable para los empleados, en lugar de algo que está bien tener. Como líder de TI, usted está a la vanguardia de esta corriente de transformación digital, y tiene la tarea de aportar la tecnología adecuada para ayudar a los empleados a colaborar y comunicarse de manera eficaz. 

Con tantas soluciones de IA disponibles, su equipo puede sentirse abrumado con la evaluación y las pruebas de diferentes herramientas en función de diversos factores, como el coste, la calidad, las integraciones y la seguridad y privacidad. Encontrar una solución de confianza y eficaz lleva tiempo. Pero avanzar demasiado despacio puede conllevar sus propios riesgos. Si a los empleados impacientes no se les proporcionan herramientas de IA aprobadas, podrían empezar a utilizar aplicaciones no aprobadas para su trabajo, y usted no sabrá cómo se manejan los datos de la empresa o si se están utilizando para entrenar modelos de IA de terceros. Y no obtendrán los beneficios de productividad que la IA puede proporcionar.

También está haciendo malabares para incorporar la IA a sus flujos de trabajo actuales, incorporar usuarios y comunicar el valor de la IA para que los empleados la utilicen. 

Introduzca Zoom AI Companion, su asistente inteligente de IA en la plataforma Zoom. Es parte de la plataforma en la que confía y de la experiencia de colaboración que sus empleados ya conocen y disfrutan: a un clic de distancia de aumentar la productividad de su equipo mediante el resumen de reuniones e hilos de chat, la redacción de mensajes en Team Chat y el correo electrónico, y la ayuda en la generación y organización de ideas en una pizarra. Además, como se incluye sin coste adicional para los usuarios de pago de los planes de Zoom elegibles,* no tiene que preocuparse por ajustar una nueva herramienta a su presupuesto.

Tanto si está considerando AI Companion activamente como si busca orientación para implementarlo de manera eficaz, a continuación, encontrará la información que necesita. (¿Quiere saber lo que AI Companion puede hacer por su equipo? Empiece aquí).

La evaluación rigurosa de todas las aplicaciones es esencial para ayudar a mantener protegidos los datos de la empresa y reducir los riesgos. Nuestro compromiso con la IA responsable se basa en la sólida cultura de cuidado de Zoom, que pone la seguridad y la privacidad en el núcleo de nuestros productos. Si su organización ya utiliza Zoom, probablemente ya conozca cómo otorgamos prioridad a la seguridad, la privacidad y el cumplimiento en toda nuestra plataforma.

Es importante señalar que Zoom no utiliza ninguna parte del audio, vídeo, chat, pantalla compartida, archivos adjuntos del cliente ni otro contenido del cliente similar a comunicaciones (como resultados de votaciones, pizarras y reacciones) para entrenar modelos de inteligencia artificial de Zoom o de terceros.

Si no conoce las prácticas de seguridad y privacidad de Zoom, nuestro documento técnico sobre seguridad y privacidad de AI Companion le proporciona una visión detallada de las características de nuestros productos y de nuestro enfoque de la IA responsable, y responde a muchas de las preguntas que puede tener al evaluar nuestras soluciones de IA. 

Descargue el documento técnico para obtener información sobre lo siguiente:

• Cómo utilizamos y protegemos sus datos
• Flujo de datos y transmisión a terceros (cuando corresponda)
• Detalles específicos de almacenamiento y retención de datos para cada característica de AI Companion
• Nuestro proceso de desarrollo de características de IA generativa

Los administradores pueden habilitar o deshabilitar características para toda su cuenta dentro de la página de configuración de la cuenta en el portal del administrador. Puede elegir si desea que todos los empleados, de forma individual o solo determinados grupos, tengan acceso a alguna de estas características o a todas. 

No se trata de una elección de todo o nada. Por ejemplo, quizá quiera que los empleados puedan resumir las reuniones con AI Companion, pero prefiera postergar capacidades como la redacción de mensajes de correo electrónico o de chat de equipo mientras realiza más pruebas. Puede activar o desactivar fácilmente el acceso en la configuración de su cuenta.

Haga clic en la pestaña AI Companion para activar o desactivar cada una de las características que aparecen en la cuenta.

Control de acceso a las características de AI

AI Companion permite que usted y sus empleados controlen el acceso a la mayoría de las características en los niveles de cuenta, grupo y usuario. 

Así es como se ve, con un resumen de la reunión como ejemplo (esto también se aplicaría a otras características de AI Companion):

• Habilitar el resumen de la reunión a nivel de cuenta significa que los anfitriones de la reunión en su cuenta (específicamente los empleados dentro de su organización que tienen una licencia de Zoom válida) tienen la posibilidad de iniciar un resumen generado por AI de su reunión.
• Los propietarios de cuentas pueden crear grupos y administrar el acceso a las capacidades de AI Companion a nivel de grupo, y dar a algunos usuarios acceso a los resúmenes de las reuniones y restringir el acceso a otros. Puede que desee hacer esto como parte de un piloto (más información sobre cómo configurarlo más adelante) o por otros motivos como el cumplimiento. 
• Los anfitriones pueden elegir habilitar o deshabilitar el resumen de la reunión a nivel de usuario. Esto significa que los anfitriones pueden decidir si desean que AI Companion genere un resumen de las reuniones que organizan. Además, pueden decidir, en cada reunión, si desean activar o desactivar AI Companion.

En los niveles de cuenta y grupo, puede restringir la configuración. Para ello, se debe hacer clic en el icono de candado para impedir que los usuarios cambien esta configuración. Por ejemplo, puede solicitar que todos los resúmenes de las reuniones se envíen solamente al anfitrión de la reunión.

La configuración personalizable ofrece aún más control de administrador

Una vez que se activa una característica, hay aún más opciones para controlar la forma en que se comparten los resultados de AI Companion y se accede a ellos. Por ejemplo, cuando se activan los resúmenes de las reuniones, se puede decidir si se limitan solo al anfitrión, al anfitrión y a los asistentes internos, o si se comparten con todos los invitados a la reunión, incluidos los que no pertenecen a su empresa.

Los empleados pueden elegir cuándo utilizar AI Companion

A nivel de usuario, los empleados pueden elegir cómo quieren utilizar AI Companion en las reuniones que organizan. Pueden habilitar AI Companion para que inicie automáticamente un resumen de la reunión en cada una de las reuniones que organicen, o bien iniciar el resumen de forma manual. Los anfitriones también pueden decidir si permiten que los asistentes hagan preguntas a AI Companion sobre las reuniones que organizan. Los anfitriones pueden activar o desactivar estas características durante una reunión. 

Durante una reunión, todos los asistentes recibirán una notificación con un mensaje cuando las capacidades de AI Companion estén activadas, y en la esquina superior derecha de la ventana de la reunión, aparecerá un icono luminoso de AI Companion si AI Companion está activo durante toda la reunión.

Antes de implementar AI Companion en toda la organización, conviene considerar la posibilidad de realizar una prueba piloto con un grupo seleccionado de empleados. Esto le permite probar primero las capacidades y recopilar comentarios y aprendizajes a partir de una base de usuarios más pequeña. Y con nuestros controles detallados para AI Companion, es fácil hacerlo. Se hace de la siguiente forma:

1. Cree un nuevo grupo para sus evaluadores en la sección de Administración de usuarios de su cuenta.
2. Cree un nuevo grupo separado para los participantes que no sean evaluadores.
3. En la configuración de su cuenta, haga clic en la pestaña AI Companion. Allí podrá elegir las capacidades de AI Companion que desea habilitar; esto será a nivel de cuenta, lo que significa para todos los usuarios de su cuenta. En el siguiente paso, restringirá el acceso a la organización en general y, al mismo tiempo, permitirá el acceso a su grupo de prueba.
4. En Administración de usuarios, seleccione su grupo de prueba y luego vaya a la pestaña AI Companion y habilite las características a las que desea que acceda el grupo de prueba. 
5. Seleccione su grupo de participantes que no sean evaluadores, el que incluye a todos los demás usuarios de su organización. Haga clic en la pestaña AI Companion y luego deshabilite todas las características para el grupo de participantes que no son evaluadores. Haga clic en el icono del candado para impedir que los usuarios de este grupo lo modifiquen. 

Si quiere, puede asignar administradores independientes a su grupo de prueba. Estos no tendrán acceso completo a la cuenta de administrador, pero podrán agregar y administrar miembros en su grupo de prueba. Esta opción es perfecta si desea delegar en alguien para que administre la prueba piloto, aunque no sea administrador de la cuenta.

La comunicación con los empleados es fundamental a la hora de implementar cualquier tecnología. Después de todo, si los empleados no están informados de lo que tienen a disposición, no saben cómo puede ayudarlos y no se sienten a gusto utilizándola, probablemente no la adoptarán. 

A continuación, encontrará una plantilla de correo electrónico para presentar AI Companion a su equipo:

___

Estimados [empleados]:

Nos complace anunciar que AI Companion, el asistente de IA generativa de Zoom, ya está disponible para su uso en Zoom.

AI Companion ofrece una serie de capacidades diseñadas para ayudarlos durante su día de trabajo a mejorar la productividad y la colaboración. Esta herramienta puede hacer lo siguiente:

• Resumir las reuniones de Zoom, y proporcionar una síntesis de lo sucedido y los elementos de acción, incluso sin grabar la reunión. También puede resumir largos hilos de Team Chat, lo que lo ayuda a ahorrar tiempo gracias a una sinopsis de la conversación.

• Responder a preguntas que usted tenga sobre una reunión en tiempo real, como «¿Se mencionó mi nombre?» o «¿Cuáles son los próximos pasos?».

• Redactar mensajes de Team Chat y correos electrónicos en Zoom Mail con el tono y la longitud apropiados. Basta con dar una indicación.

• Facilitar la revisión de las grabaciones dividiéndolas en capítulos inteligentes por tema, resaltando la información importante e identificando los elementos de acción.
• Generar ideas en una Zoom Whiteboard a partir de sus indicaciones, lo que los ayudará a poner en marcha sesiones de intercambio de ideas.

[NOTA: EDITE LA LISTA ANTERIOR EN FUNCIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE AI COMPANION QUE DECIDA HABILITAR O DE LOS PRODUCTOS DE ZOOM PARA LOS QUE CUENTE CON LICENCIA].

Sabemos que puede que tenga preguntas sobre el uso de esta nueva herramienta. Siga leyendo para obtener más información:

¿Puedo decidir si quiero utilizar AI Companion?

Usted puede decidir qué capacidades de AI Companion desea utilizar en las reuniones que organice. Puede activar o desactivar estas capacidades en cualquier momento, y puede decidir si utilizarlas o no en sus reuniones según el caso. También puede elegir cuándo activar o desactivar AI Companion mientras la reunión está en curso. Si AI Companion está activo durante una reunión, aparecerá un icono luminoso en la esquina superior izquierda de la ventana. Si se une a una reunión en la que se utilizan las capacidades de AI Companion, recibirá una notificación con una cláusula de exención de responsabilidad. 

¿Las conversaciones de mis reuniones se utilizarán para entrenar modelos de IA?

Zoom no utiliza ninguna parte del audio, vídeo, chat, pantalla compartida, archivos adjuntos del cliente ni otro contenido del cliente similar a comunicaciones (como resultados de votaciones, pizarras y reacciones) para entrenar modelos de inteligencia artificial de Zoom o de terceros.

¿Cómo empiezo?

Solo tiene que buscar el icono luminoso de AI Companion mientras utiliza Zoom: en la barra de herramientas de Meetings, Team Chat, Mail o Zoom Whiteboard. 

• Consulte la Guía de inicio de Zoom para obtener más información y saber cómo aprovechar al máximo AI Companion en su día de trabajo. 
• Si desea desactivar ciertas capacidades de AI Companion, vaya a la configuración de su perfil de Zoom y busque la pestaña AI Companion. 
• Para encontrar respuestas a las preguntas más comunes sobre cómo empezar, visite la página de soporte de Zoom: Uso de Zoom AI Companion.

No duden en ponerse en contacto si tienen alguna pregunta o inquietud. 

___

Sugerencias para promover la adopción

Una vez que haya presentado AI Companion, siga las siguientes sugerencias para promover su adopción y ayudar a sus empleados a aprender a utilizarlo con eficacia:

• Organice sesiones de formación y horarios de oficina virtuales a través de Zoom para ayudar a los empleados a activar AI Companion y responder a las preguntas que tengan.
• Cree un canal de Zoom Team Chat específico para AI Companion para que sus empleados puedan hacer preguntas o compartir entre ellos sus propias sugerencias y mejores prácticas.
• Cree un comité de usuarios avanzados o entusiastas de la IA para ayudar a los empleados, probar nuevas capacidades u organizar sesiones de formación propias, dependiendo de su nivel de participación.

Recursos para los empleados

Los empleados aprenden e interactúan de diferentes maneras, y contamos con una variedad de recursos de AI Companion que puede compartir con ellos.

• Artículos de soporte de AI Companion 
• Cursos del Centro de Aprendizaje de Zoom
• Blogs sobre AI Companion
• Seminario web a petición sobre AI Companion

¿Está listo para empezar a utilizar AI Companion? Aquí encontrará algunos enlaces importantes:

• Consulte la página de AI Companion para conocer las características y capacidades más recientes.
• Descargue nuestro Documento técnico sobre Seguridad y privacidad de AI Companion.
• Complete el curso de Zoom AI Companion para administradores en el Centro de Aprendizaje de Zoom.
• Visite el portal de la cuenta de administrador de su organización para habilitar AI Companion.
• Para saber más sobre cómo piensan otros líderes y empleados sobre la IA, consulte nuestro informe sobre la IA en el lugar de trabajo.

Nota del editor: Esta publicación en blog se editó el 22 de julio de 2024 para incluir la información más actualizada sobre Zoom AI Companion.