You've encountered a customer with unresolved issues. How can you ensure their satisfaction?

Indeed, once you have offered the customer the solutions to the unresolved issues, follow up and getting feedbacks from the customer is paramount. The solutions you offer must be within an acceptable time frame and once this is achieved, you gain the customer's trust and confidence in your brand again.

Quem trabalha de frente para o setor de atendimento sabe que isso pode acontecer muitas vezes, só que muitos dos atendentes ficam naquele jogo de empurra empurra com o cliente, um exemplo: Quem foi o atendente que disse isso... Sempre procurando culpados, quando o cliente está com um problema que ja foi "tratado" e não resolveu, ele já está fadigado, por isso sempre foque na solução, não use scripts, prazos surreais e promessas inviáveis.

Yo al ser un cliente, debo saber que me gusta cuando me atienden, es por eso que siempre debemos estar con un buena actitud, mirar a los ojos para mostrar interés en lo que necesita el cliente, escucharlo atentamente y tratar de resolver de manera dinámica o explicar el problema la solución del problema de una manera pedagógica. De esta forma nuestro cliente puede entender las posibles causas que causaron el problema y su solución.

Si un cliente tiene un problema, lo mejor es darle el espacio que necesite para expresarlo. Escuchar lo que dice, tanto verbal como gestualmente, para interpretar lo que siente. Si el cliente detecta que nuestro interes en ayudarlo es genuino, nos abrirá las puertas para que podamos indagar un poco más allá de lo que "pretendía" contarnos y de esta manera tendremos posiblidades de ayudarle, reforzando el vínculo.

As the old saying goes, “if you want something done right, you got to do it yourself”. In some case like this, simple communication is key. Provide the individual with a plan of action followed by an end result. Explain to them the course of action that you plan to take and an alternative option, a plan B. At times you may have to meet them on a personal level to ensure a resolution. This provides a level of trust. I sometimes will either do it myself, or work closely with someone who is reliable and trustworthy while maintaining follow up communication during the process. This way no matter the outcome they will express gratitude for your efforts.

Showing empathy to customer can calm down them and you can use different phrases like i can understand your feelings if i was in your place i could feel same that so the customer will get calmer and can fully express their feelings without getting more upset.

Já sabemos que empatia e atendimento precisam andar juntas. Mas seu time sabe mesmo como transmitir de forma clara esse sentimento através de uma ligação, uma mensagem ou e-mail? Exercite a troca de papéis, crie cenários que coloquem seu time na posição de realmente vivenciar aquela dor. Assim será muito natural expressar frases como "eu imagino como está se sentindo com esse problema, vou te ajudar a resolver.".

When giving a solution make sure don't promise them about exact time in other words you can say that you will try your best that they can get the solution as soon as possible and also give them an alternative solution if the first one doesn't seem to work

In the case of a repeat complaint in which a similar solution has been offered, it is best to be honest and give them a Turn Around Time for the resolution.

Ouvindo o Cliente com atenção, E com empatia entendendo melhor o problema. Com isso saberemos por qual caminho seguir e que ferramentas poderemos usar para solucionar o problema da melhor maneira

Yes, in addition to attentive listening. Progressive updates to the customer, whether via email or phone call, will provide reassurance that his or her issue is now being addressed. Customers' dissatisfaction is frequently caused by a lack of updates from the service provider, which leaves them feeling lost.

You must follow up immediately with a solution that address directly the issue concerned. Repeating what they say together with the solution

One thing I've found helpful is following up with customers by calling to ask if the issues have been resolved and whether they are satisfied with the solutions.

Acompanhar o cliente até o fim .Mostrando interesse e compromisso, Seja um parceiro, um quase sócio da empresa, do negócio seu cliente, Acompanhando a evolução e a solução dos problemas.

Algumas vezes o além do esperado pode ser cumprir o que se promete. Não repetir erros de atendentes anteriores, ler o histórico, evitar retrabalho, dar um acolhimento verdadeiro ao problema. Sei que algumas culturas empresariais que não tem o cliente no foco podem dificultar que o time, que tenha esses profissionais mais conscientes, exerçam sua atividade com ações de fidelização, se estiver neste tipo de empresa, tente pensar com os recursos que estão em sua mão, seja "melhor"do que o anterior...garanta que ao menos a confiança de uma solução seja criada no cliente. Dependendo do negócio, fazer o arroz com feijão bem feito, será surpreendente!

Ser diferenciado e mostrar gratidão em pequenos gestos, vão surpreender os clientes, como por exemplo, um desconto, um serviço especial, uma entrega num horário extra para suprir sua necessidade em determinada situação, a qual ninguém tenha feito, ou até mesmo um café na sua loja, em que outro lugar não ofereceram nada. Vá mais além da relação loja e cliente, se antecipe em surpreender de forma positiva sempre o seu cliente.

Maintaining positivity gives hope and raise the faith within someone, the best way to encourage to show positive vibes whatever the situation

Ouça, aprenda, mapeie, conheça, treine... levante os dados e comunique dores, acompanhe melhorias, cobre áreas responsáveis! Seja o verdadeiro guardião do cliente. Pois se ele não ficar mais satisfeito com o produto ou serviço da sua empresa, pelo menos terá uma boa experiência com seu atendimento. 😉