VARFÖR ANVÄNDA TALSVAR?
Därför behöver ditt företag talsvar
Alla teletjänstcentraler har två centrala problem som måste hanteras i vardagen. Det ena är att antalet samtal som kommer in är mycket föränderligt och oförutsägbart, särskilt under röda dagar och semestertider. Det andra är att det blir väldigt dyrt att ta in fler och fler handläggare utan att veta huruvida de faktiskt behövs. Att ha för mycket personal skapar en situation då resurser inte används till fullo. Samtidigt kan för liten personalstyrka leda till undermålig kundservice.
För att hantera dessa två problem behöver företag en kostnadseffektiv, skalbar och pålitlig lösning. Då rekommenderas talsvar.
Ett system med talsvar ger företaget flera fördelar som låter det lätta på arbetsbördan för sina handläggare och samtidigt öka kundtjänstens effektivitet.
Segmentering av samtal
Att segmentera samtal baserat på ärende eller ämne kan hjälpa företaget att snabbt koppla vidare kunder till rätt avdelning eller funktion. För att göra segmenteringen mer användbar för de som ringer företaget kan man skapa talsvarsmenyer i flera nivåer, med nivåer för nya kunder, existerande kunder, vanliga frågor, olika språk, önskemål om att tala med en handläggare och så vidare.
Självbetjäning som kundtjänst
Talsvar kan även fungera som en portal för självbetjäning som kunderna kan använda för att hitta svar och lösningar utan att behöva tala med en handläggare. Talsvaret kan dessutom ge dem åtkomst till dessa svar och lösningar när som helst, dygnet runt, alla dagar om året – i realtid. Ett bra exempel på denna typ av lösning är den webbaserade utbildningsplattformen AlfKa som kunde minska den genomsnittliga samtalstiden genom att skapa autosvar på vanliga frågor inom systemet för talsvar.
Hantering av flera samtal samtidigt
En enstaka handläggare kan bara hantera ett samtal åt gången. Men ett system med talsvar kan hantera otaliga samtal samtidigt. Att kunna hantera flera samtal samtidigt hjälper teletjänstcentralen att upprätthålla viktiga mätetal såsom genomsnittlig tid för hantering av samtal, genomsnittligt antal övergivna samtal, antal lösta ärenden och andra indikatorer på teletjänstcentralens effektivitet.
Prioritering av komplexa ärenden
Med ett talsvar får företagets handläggare tiden de behöver för att hantera komplexa ärenden som kräver mer expertis eller ytterligare information från uppringaren. Talsvaret ser även till att samtalet inte rör en vanlig fråga som kan besvaras med standardsvar. Det ger handläggarna tid att förbereda sig på komplexa samtal som kan kräva insamling av information, anvisningar steg för steg och så vidare.