Wat doet een kennismanagement systeem?
Een kennismanagementsysteem bewaart alle waardevolle informatie op één plek en zorgt ervoor dat de juiste mensen er toegang to hebben. Maar de beste kennismanagement software biedt nog veel meer:
Multimedia
Kennis is meer dan alleen woorden. Om uw punt duidelijk te maken kunnen screenshots, video’s en rich media veel waarde toevoegen.
Taalcontrole
Als u wereldwijd of in meerdere regio's actief bent, moet u waarschijnlijk meerdere talen aanbieden. Een kennisbeheersysteem ondersteunt meertalige artikelen en helpt bij het beheren van een vertaalworkflow.
Rapportage en analyse
Om kennis goed te managen, moet u de kwaliteit en effectiviteit van uw inspanningen kunnen meten. Daarom moeten rapportage en analyse een belangrijk onderdeel van elk goed kennisbeheersysteem zijn.
Feedback verzamelen
Het verzamelen van klantfeedback op uw kennisbank is een eenvoudige manier om te zien of uw artikelen echt helpen en of ze de antwoorden bieden waar klanten naar op zoek zijn.
Toestemmingscontrole
Een goed kennisbeheersysteem biedt nauwkeurig afgestemde toestemmingscontroles zodat medewerkers artikelen kunnen opstellen en helpen waar zij nodig zijn, maar de publicatietoestemming beperkt blijft tot een selecte groep mensen voor definitieve beoordeling.
Kijkerscontrole
Niet alle organisatiekennis hoeft volledig openbaar zijn. Sommige artikelen zijn enkel bedoeld voor interne personen. Met een kennismanagementsysteem heeft u de volledige controle over wie welk artikel, sectie of categorie kan zien.
Selfservice
Uw klanten willen niet altijd per se met een persoon te hoeven praten om antwoord te vinden op hun vragen. Als ze het antwoord online zelf kunnen vinden, hoeven ze bovendien niet in een wachtrij te wachten. Met een goed kennismanagementsysteem hebben uw klanten 24/7 toegang tot de nodige informatie.
Automatisering
Bespaar tijd en geld door niet steeds dezelfde stappen en instructies op te hoeven schrijven. Met sterke automatisering kunt u uw team veel werk besparen. Denk bijvoorbeeld aan supportemails die automatisch opgenomen worden in uw kennisbank.
Aanpasbaarheid
Een modern KMS geeft u de mogelijkheid om uw merkidentiteit, logo’s en kleurenschema toe te voegen zodat u precies bepaalt wat uw klanten zien wanneer ze naar uw ondersteuningsportaal navigeren.