Por: Frank X. Shaw, director de comunicaciones, Microsoft.
En Microsoft, le hemos pedido a nuestro equipo de comunicaciones que sea innovador de la IA. Explorar y experimentar cómo todos podemos usarlo en nuestro trabajo diario. Hemos instado al equipo a no olvidar su experiencia y valor únicos, el arte de las comunicaciones, sino a dar la bienvenida a la ciencia en el proceso, para ser un líder en esta nueva etapa de las comunicaciones.
Por lo tanto, durante los últimos meses hemos experimentado con Copilot for Microsoft 365, que ahora está disponible de forma general para las empresas. Usamos Copilot en Teams para contar historias con los voceros y anticipar la cobertura después de las entrevistas. Usamos Copilot en Word para iniciar blogs y borradores de planes. Usamos el chat para probar mensajes, intercambiar ideas y ampliar nuestro pensamiento. Y Copilot en PowerPoint nos ayuda a crear presentaciones que impulsan la claridad y comunican nuestra visión.
Hemos sentido el impacto en nuestro día a día, pero queríamos cuantificarlo, así que investigamos un poco nosotros mismos. A través de la misma metodología presentada en nuestro último Índice de Tendencias Laborales, encuestamos a 80 personas de nuestra organización de comunicaciones y marketing y descubrimos que, como la mayoría de los trabajadores del conocimiento, muchos empleados sufren de reuniones (70%) y sobrecarga de información (86%) a diario, por lo que no es sorprendente que el 80% tenga dificultades para tener suficiente tiempo de concentración todos los días.
¿La buena noticia? La IA ayuda con esto. Según la encuesta:
- El 86% dice que Copilot los hace más productivos y el 81% dice que les ayuda a completar las tareas más rápido.
- El 89% dice que Copilot ayuda a poner en marcha el proceso creativo y el 78% dice que Copilot mejora la calidad de su trabajo.
- El 70% dice que Copilot reduce el tiempo dedicado a tareas que no disfrutan; En concreto, el 76% afirma que Copilot reduce el esfuerzo mental en tareas mundanas y el 71% afirma que reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de información.
Y la más emocionante para mí: el 84% dice que no quiere volver a trabajar sin Copilot. Y yo pienso lo mismo. 😊
Ahora, todavía es pronto y las herramientas no son perfectas. Pero para ayudar a otros comunicadores a considerar cómo la IA puede mejorar sus días de trabajo, aquí hay cinco formas en que el equipo y yo usamos la IA para ser más productivos, creativos y para hacer que el trabajo que hacemos sea un poco más divertido.
1. Reuniones y entrevistas
Ese agobio de las reuniones que sentimos no es solo por tenerlas una tras otra de manera constante; también son frecuentes las reservas dobles y los conflictos (si su calendario es como el mío). Copilot en Teams hace que sea más fácil priorizar las reuniones más importantes y ponerse al día con las que se han perdido, sin tener que ver la grabación completa. Estos son algunos prompts que utilizamos:
- Resume lo que se discutió en la reunión en breves viñetas.
- ¿Hubo algún elemento de acción para mí?
- ¿Hubo alguna decisión sin resolver?
Durante o después de una reunión, Copilot también puede ayudarlos a recordar lo que se discutió con mayor precisión, anotar una gran cita o detalle para una historia, evaluar temas complejos o anticipar la cobertura después de una entrevista. Por ejemplo, pueden preguntar:
- ¿Cuál fue la retroalimentación exacta que <X> compartió sobre el plan de comunicaciones que se presentó?
- El ingeniero con el que hablamos compartió una anécdota interesante sobre <X> que me gustaría incluir en una historia en la que trabajo. ¿Puedes recordarme exactamente lo que dijo?
- Coloca los pros y los contras de lo que el equipo discutió sobre la estrategia de anuncios en una tabla y recomienda un curso de acción.
- Después de una entrevista con la prensa, pregunta: «¿Qué crees que el reportero se llevará de esta conversación? Utiliza la transcripción como documento base.
2. Pruebas de mensajes
La claridad es clave en las comunicaciones, por supuesto, pero quizás sea aún más crítica en otro entorno: el militar. Napoleón, el famoso general, es conocido por llevar a un cabo a las reuniones cuando sus generales presentaban planes de guerra. Le preguntaba al cabo: «Después de escuchar estos planes, ¿sabrías qué hacer?» Si la respuesta era no, pediría a los generales que reescribieran sus planes.
¿Qué tiene que ver esto con la IA? He utilizado Copilot como mi cabo para proporcionar una nueva perspectiva. Algunos ejemplos:
- Le daré un blog a Copilot y le pediré que articule los tres mensajes clave; si están apagados, los refinaré.
- Le pediré a Copilot que haga agujeros en una declaración que hacemos sobre un tema complicado, como la sostenibilidad o la IA responsable. Le pregunto cosas como: «Si quisieras interrumpir esta discusión, ¿qué dirías?»
Con Copilot como mi compañero de lluvia de ideas, puedo identificar puntos ciegos, afinar nuestras posiciones y ampliar mi pensamiento para que seamos claros y reflexivos en nuestra posición.
3. Preparación de voceros
Para ayudar a nuestros voceros a prepararse para las entrevistas de prensa, utilizamos Copilot para anticipar preguntas y desarrollar preguntas frecuentes. Algunos ejemplos de prompts:
- Imagina que eres un reportero de tecnología. Comparte las cinco preguntas principales que tendrías para mí si me presentaran la información en este documento narrativo: /[X].
- Imagina que eres una persona de relaciones públicas que prepara a un ejecutivo para una entrevista con un reportero de tecnología de primer nivel, <reportero de X> en < medio X>. Has escrito bastante sobre IA. ¿Qué preguntas crees que le hará el reportero a un ejecutivo de tecnología en una entrevista sobre cómo cambiará la IA el trabajo?
- Estoy haciendo una entrevista de prensa sobre <X> ¿cuáles son las tres preguntas principales que alguien que no está familiarizado con el asunto tendría sobre el tema?
- Ayúdame a redactar las respuestas a esta lista de preguntas <X>. Las respuestas deben ser breves, pero de tono conversacional.
4. Escribir planes de comunicación y blogs
Ahora, muchos comunicadores son contratados debido a su habilidad única para escribir. Y como escritor, puedo decirte que esa habilidad no va a ninguna parte, pero he descubierto que Copilot es útil para ayudarme a comenzar, seguir adelante y refinar mi contenido. Me ayuda a hacer lo que mejor sé hacer, incluso mejor.
Algunos ejemplos:
- En Word, resaltaré un párrafo de un plan o blog en el que me he atorado y le pediré a Copilot que me sugiera otras formas de escribirlo.
- Otros miembros de mi equipo utilizan Copilot para elaborar un plan para un próximo anuncio. Le darán un volcado de cerebro de los elementos que quieren ver en el plan, como lo que van a anunciar, los mensajes clave, los plazos, los objetivos de prensa y los portavoces. Ahora, no produce un plan completo de principio a fin, pero les da un comienzo sólido.
- Cuando estoy al final de un blog y estoy atascado por un final, me gusta pedirle a Copilot que escriba un párrafo final corto pero convincente. Y como usamos Copilot para Microsoft 365, la información confidencial, como los planes y las fechas de lanzamiento, permanece protegida.
- Por último, cuando el blog o la publicación de LinkedIn están terminados y he agotado toda mi creatividad y todavía necesito un título o titular, puedo pedir cinco titulares, y luego saltar desde allí.
5. Creación de presentaciones
A veces, la forma en que presentamos nuestras ideas es tan importante como el contenido real. Por lo tanto, no es de extrañar que uno de los casos de uso favoritos de Copilot de mi equipo sea convertir un documento de Word, como un plan de relaciones públicas, en una presentación de PowerPoint.
Solo abran una nueva presentación en PowerPoint, seleccionen el icono de Copilot en la cinta y, una vez que aparezca el panel lateral, hagan clic en «Crear presentación a partir de un archivo…» Seleccionen el documento y dejen que Copilot se ponga a trabajar en la construcción de una presentación.
A partir de ahí, pueden pedirle a Copilot que agregue una diapositiva final, que haga que todos los títulos tengan una fuente y un color determinados, o pedirle que actualice una de las imágenes a una fotografía que sea más de su agrado. Ha reducido de manera importante el tiempo que tarda mi equipo en crear presentaciones, lo que significa que pueden centrarse más en el contenido y menos en copiar y pegar.
Como cualquier nueva herramienta o hábito, la clave es practicar, practicar, practicar. Si ya tienen Copilot para Microsoft 365, pueden empezar a experimentar hoy mismo con los prompts arriba mencionados, o probar algunos de mis prompts de comunicación para Copilot en Bing de forma gratuita. También pueden consultar este artículo en WorkLab que les muestra cómo escribir un gran prompt.
Yo no dejaré de practicar y compartir con ustedes en el camino.
FXS