클래스: 비즈니스 이메일 작성을 위한 팁

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이메일을 하루 24시간 일주일 중 7일 1년 365일 내내 보낼 수 있어도 항상 보내야 한단 의미는 아니죠. 이메일을 보낼 때는 수신자를 배려한 시간대에 보내도록 하세요. 봄방학 동안에 찾은 해변에서 제 옆에 앉아 태블릿 PC만 하던 여자가 있었어요. 휴가 중인데도 동료들이 계속 이메일을 보내서 상당히 짜증 나 보이더라고요. 제가 도울 순 없었지만 저는 핸드폰을 방에 두고 와서 정말 다행이라고 생각했어요. 그 여자도 이런 연락이 매번 달갑진 않았겠죠. 수신자를 배려한 타이밍에 메시지를 보내려 노력하세요. 사무실을 비운 시간이나 늦은 밤에 메시지를 보내면 동료들을 불안하게 만들 수 있으니까요. 물론 불가피한 상황도 있습니다. 하지만 여러분이 평소에도 이메일 보내는 타이밍을 신경 쓴다면 여러분의 동료들도 늦은 밤이나 연휴에 메일을 받아도 이해할 수 있을 겁니다. 타이밍을 관리하는 방법은 발송 시간을 설정하는 겁니다. 만약 여러분이 새벽 2시에 일한다고 해도 동료들은 한참 뒤에 영업일이 되어서야 메일을 받을 겁니다. 저는 이 상황을 윈윈 전략으로 생각해 봤는데요. 여러분은 할 일 목록에서 이메일 보내기를 완수하고 동료들은 정규 업무 시간에 여러분의 메시지를 받는 거죠. 동료들이 일하지 않는 시간에도 예의와 존중을 갖추세요. 휴무 또는 휴가 중인 동료에게는 일과 관련된 메시지를 받는 일이 스트레스일 수도 있잖아요. 다수에게 보내는 메시지에 참조인으로 들어갈 순 있지만 웬만하면 개인적인 이유로 보내는 직접적인 메시지는 자제하세요. 꼭 그래야 하는 경우가 아니라면요. 마지막으로, 메시지에 답할 적당한 시간을 주세요. 제가 메시지를 받았는지 확인하려고 이메일을 보낸 후 불과 몇 시간 후에 제 사무실에 전화하고 들르는 동료가 있었는데 공격적인 느낌이었어요. 빠른 답변이 필요하다면 제목에 급한 건이라고 표시하세요. 충분한 시간을 주었는데도 답장이 오지 않는다면 약간 자극을 줘도 돼요. 저는 영업일 기준으로 3일 이내에 답이 없으면 다시 연락해 보거든요. 물론 상대방과의…

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