클래스: 비즈니스 이메일 작성을 위한 팁

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올바른 이메일 어조 사용하기

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의사소통은 대부분 비언어적으로 이뤄집니다. 우리는 사람들과 얼굴을 마주하고 말할 때 상대방의 몸짓이나 말투에 집중하죠. 상대의 뜻을 알아차리는데 도움이 될 단서를 찾으려고요. 이메일에선 메시지의 숨은 의미를 담은 단서를 찾아야 합니다. 문자로만 하는 의사소통이 까다로운 이유죠. 메시지는 오해는 물론 의심과 불만을 일으키기 쉬워요. 어떻게 방지할까요? 이메일을 쓸 때 신중하게 쓰고 수신인에게 올바른 어투를 쓰는 느낌을 줍니다. 첫째, 수신인이 여러분과 유머 코드가 잘 맞는지 모른다면 풍자와 농담은 자제하세요. 오해받거나 맥락에서 벗어나기 쉬운 요인이 될 수 있습니다. 동료들과 주고받는 메시지라도 어떻게 마무리될지는 여러분이 조절할 수 없습니다. 전국에 유통되는 신문 1면에 실린 본인의 메일을 읽고 싶지 않다면 애초에 보내지 마세요. 여러분의 개인적으로나 전문적인 명성에 잠재적인 위험을 감수하고 보낼만한 가치는 없으니까요. 둘째, 수신인과 친하다고 짐작하지 마세요. 상대에게 처음 이메일을 쓰는 상황이라면 더더욱요. 일부 개인과 조직은 계급을 따집니다. 상대가 무례하다고 느낄만한 표현을 써서 수신인의 기분을 상하게 만들어서는 안 되죠. 전부는 아니겠지만 내과의는 의사라고 불리기를 선호합니다. 호칭을 언급한 메시지를 보낸다면 이름으로 불러도 괜찮은지는 수신인이 알려줄 겁니다. 하지만 친하다고 생각해서 이름부터 부르면 상대는 불쾌할 수 있습니다. 그럼 사태를 되돌리긴 어렵죠. 제와 같이 여러분도 '안녕'이란 가벼운 인사말을 알 겁니다. 편한 인사말을 사용하기 전에 업무적으로 관계를 쌓으세요. 셋째, 수신인의 성별을 짐작하지 마세요. 호칭에 확신이 안 들면 인사말에 성별을 나타내는 말은 제외하고 전체 이름을 쓰세요. 수신인이 특정 성별을 나타내는 이름을 가졌다는 이유로 그 사람이 남자인지 여자인지를 의미하는 건 아니니까요. 이 부분에서 실수하면 부끄럽고 명백한 우리 잘못이죠. 우리는 모두 실수할 겁니다. 인간이니까요. 하지만 비즈니스 이메일에서 이런 단순한 실수를 안…

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