Secrétaire de direction

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction en CDD pour renforcer le pôle secrétariat de direction au sein de notre compagnie d'assurance vie.

Le/la titulaire du poste aura pour principales missions de :

TRONC COMMUN, MISSIONS D’EQUIPE :

1. Assistanat : organisation des réunions Teams ou en présentiel, ordres du jour, documents de présentation ,communications aux équipes.
2. Gestion RH : gestion des entrées et sorties de personnel interne (lien RH) et externe, prorogation de missions, gestion des contrats de mission et engagements de confidentialité.
3. Courrier de l’entreprise : récupération de tout courrier entrant et dispatching ad’hoc, saisie quotidienne des courriers sensibles (recommandés en arrivée, accusés de réception, courriers des autorités de contrôle) et chèques reçus, traitement des courriers dématérialisés via Maileva.
4. Gestion de l’économat.
5. Interface avec les services informatique et bureautique, téléphonie mobile, véhicules, services généraux.

ASSISTANCE DES DIRECTIONS :

• Prise en charge de plusieurs directions.

ASSOCIATION HOCHE RETRAITE:

• Aide à l'organisation des Conseils d’administration et Assemblées générales, Inscription des adhérents au site de l'Association, suivi des questions des adhérents transmises via le site de l'Association.

SECRETARIAT GENERAL :

• Assister le Secrétaire Général dans l'organisation des Comités des Risques et Stratégie, Comités d'Audit, Conseils d’administration et Assemblées générales de Neuflize Vie.

Les qualités requises pour le poste :

►Sens de l’organisation, de l’anticipation des besoins

►Connaissance du fonctionnement du secrétariat général avec Conseil d’administration et comités

►Suite Microsoft Office : Excel, Word et PowerPoint

►Capacité rédactionnelle et maitrise de l’orthographe

►Saisie, modification, utilisation des systèmes centraux de gestion RH, IT, moyens généraux, …

►Selon l’accord de télétravail en vigueur a minima 2 jours de travail sur site par semaine