assistant direction vie scolaire H/F (Réf. BBACE)

Au sein du département Emancipation et éducation populaire, la direction de la vie scolaire pilote les activités d’accompagnement de la vie de l’école en personnel et en moyen matériel, elle assure le déploiement du projet éducatif municipal, en lien étroit avec l’Education nationale et l’ensemble de la communauté éducative.

La direction vie scolaire est composée d’une direction adjointe opérationnelle en charge du service personnel des écoles, d’un service ressources et d’un service enseignement 1er degré. La direction compte environ 600 agents titulaires et 150 agents contractuels.

Le service personnel des écoles assure la coordination et l’intervention des personnels intervenants dans les écoles : chefs de secteur, atsem, agents d’entretien, responsables d’équipement, personnels d’office, gardiens et une équipe mobile logistique.

Comptant près de 14 000 élèves scolarisés en primaire dans les écoles publiques, le service Enseignement 1er degré garantit les bonnes conditions de scolarisation des enfants d’âge primaire, participe à la réussite éducative des élèves dionysiens, en développant des projets d’accompagnement de la vie scolaire du primaire. Le service accompagne le développement urbain du territoire en prévoyant les besoins en locaux scolaires. Le service est également chargé de l’ensemble des questions liées à la Vie scolaire.

Le service Ressources est constitué de deux pôles, un pôle Rh et un pôle budget comptabilité. Le pôle RH conseille, coordonne, gère et contrôle l'ensemble des procédures RH, il assure la transmission des informations RH ascendante et descendante en lien avec les services opérationnels et la direction des ressources humaines. Il élabore des outils et est force de proposition.

L’assistante apporte une aide permanente au directeur et au service Enseignement 1er degré en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Accompagner le directeur dans son organisation, dans la gestion et la communication des informations :

- Gérer l’agenda en fonction des priorités définies : prise de rendez-vous, accueil téléphonique, -

- Réceptionner, traiter et diffuser les informations : messages téléphoniques, notes, mails, -

• Organiser, planifier et assurer la préparation logistique des réunions : Rédaction des ordres du jour en concertation avec le cadre, participe aux réunions de direction, Prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus
• Réaliser et mettre en forme des courriers, notes, rapports, compte rendus et dossiers de la direction et du service E1D
• Centraliser les notes et projets d’actes administratifs soumis à la validation des instances, en assurer le suivi, inscrire les décisions et délibérations sur Air Délib
  
  

Organiser, assurer le suivi et l’information des présences au sein de la Direction

• Centraliser renseigner et diffuser le planning des congés de la direction
• Suivi des présences des agents de la direction et du service E1D
  
  

Assurer la diffusion et le suivi du courrier au sein de la Direction

• Centraliser et s’assurer de l’enregistrement de l’ensemble des courriers de la direction, en assurer la répartition par service, les diffuser aux interlocuteurs pertinents
• Assurer le suivi des courriers signalés, l’adaptation et le délai de la réponse, en lien avec les cadres de la direction, les diffuser aux interlocuteurs pertinents
  
  

Assurer le suivi de projets et activité de la Direction et du service Enseignement 1er degré

• Assurer le suivi et la mise à jour des outils de communication interne et externe des activités de la Direction, veiller à la cohérence entre les différents supports d’information (Espace familles, site internet, -)
• Proposer et organiser la méthode de classement et l’archivage des courriers et dossiers à l’échelle de la direction en version physique et dématérialisée
• Mise à jour et Gestion du fichier des parents d’élèves et lien avec les directions partenaires, cabinet du maire sur les questions de fichiers contacts
• Assurer le suivi RGPD
• Assurer l’organisation logistique des événements de la Direction en lien avec les services concernés (Forum des familles, rencontres parents d’élèves élus-)
• Assurer la diffusion aux chefs de service des notes et rapports du BM
• Assurer le suivi des demandes d’enveloppes et de reprographies des écoles
• Fournir l’appui administratif et logistique au service E1D (attestations de scolarité, plannings, festivités de fin d’année, fêtes des écoles, dérogations -)
• Mettre à jour les données du guide pratique de la vie à l’école et de l’annuaire de la vie scolaire transmis annuellement aux directions d’écoles
• BAC / BTS Secrétariat
• Connaissance de l’organisation de l’administration souhaitée
• Sens de l’organisation, rigueur, méthode, discrétion, adaptabilité, aptitudes relationnelles, diplomatie
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique (word excel), capacité à déterminer les priorités, savoir mettre en place des outils de gestion, sens de la communication et de l’accueil