Au sein de la direction générale de la mairie de Bagneux, hiérarchiquement rattaché à la directrice de l’administration générale et fonctionnellement rattaché aux membres de la DG dont il/elle assure l’assistance, l’assistant.e de direction accompagne les cadres dans l’organisation quotidienne de leur travail, et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.
Activites
Au sein d’une équipe composée de 3 agents, et dans le cadre d’un fonctionnement essentiellement en binôme, l’assistant.e de direction a pour activités principales :
L’organisation de la vie professionnelle de la DGS et d’une DGA : gestion des agendas, planification et organisation des réunions et des rendez-vous- ;
La réalisation et la mise en forme de travaux bureautiques : rédiger des documents et mettre en forme tous supports écrits
Organiser le classement et l’archivage physique et numérique des documents et dossiers ;
Le suivi de dossiers, des projets et activités de la DG : gestion de l’information, de courriers, de dossiers et prise en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service (réservations / commandes de matériel, fournitures consommables, -) ;
L’accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DG en interne et en externe
Titulaire d’un diplôme de niveau bac ou diplôme homologué au niveau IV
Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et politique des collectivités territoriales
Aisance en communication orale et écrite
Capacité rédactionnels de notes et compte-rendu
Capacité à traiter l’information et la documentation professionnelle
Maîtrise des outils bureautiques (logiciels de bureautique ; logiciels métiers : SIGF, SIRH, gestion du courrier, administration numérique, -) et utilisation des outils collaboratifs (partage de documents, travail à distance, -)
Maitrise des méthodes de classement et d’archivage (physique et numérique)
Capacités d’adaptation, à prioriser et à prendre des initiatives
Sens relationnel
Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
Discrétion et strict respect des règles de confidentialité
Niveau hiérarchique
Premier emploi
Type d’emploi
Temps plein
Fonction
Administration
Secteurs
Recrutement et placement de personnel
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