Dateien auschecken und einchecken

Sie können innerhalb von Bibliotheken zeitgleich mit mehreren Personen auf Dateien zugreifen und bearbeiten. Es gibt jedoch Anwendungsfälle, wo Sie lieber alleine an einem Dokument arbeiten. Sie können Dokumente auschecken, dann sind diese Dokumente für Sie alleine reserviert und nur Sie können die Datei bearbeiten. Ich möchte in diesem Video näher auf das aus- und einchecken eingehen. Möchten Sie in einer Bibliothek an einem Dokument alleine arbeiten, können Sie das Dokument auswählen und über die Menüleiste, über die drei Punkte für weitere Optionen, ganz unten auf Auschecken klicken. Das Dokument ist jetzt ausgecheckt, das wird hier mit dem roten Symbol dargestellt, und es kann jetzt nur von Ihnen bearbeitet werden. Bei den Teamkollegen wird ebenfalls dieses Symbol dargestellt, jedoch ohne Farbe, und wenn auf das Symbol gezeigt wird, dann sieht man auch die Eigenschaften zum Dokument, unter anderem, dass ich das Dokument gerade ausgecheckt habe, weshalb andere es nicht bearbeiten können. Ich hätte auch die Möglichkeit, von hier aus das Dokument wieder einzuchecken oder das Auschecken zu verwerfen. Öffnet nun eine andere Person aus meinem Team das Dokument und möchte es im Browser oder in der Desktop-App bearbeiten, so erhält diese Person eine Information, dass das Dokument ausgecheckt ist und nur in der Leseansicht zur Verfügung steht. Im Browser lassen sich ausgecheckte Dateien nicht bearbeiten. Wenn ich das Dokument jetzt anklicke, werde ich ja zur Word Web App weitergeleitet und ich habe jetzt nur die Möglichkeit, hier im oberen Bereich "Dokument bearbeiten" anzuklicken; und wenn ich jetzt versuche, das Ganze in der Online-Variante zu bearbeiten, also im Browser, habe ich nicht die Möglichkeit dazu. Ich erhalte hier eine Information, dass dieses Dokument leider nicht bearbeitet werden kann. Ich wechsle noch einmal in die Leseansicht. Um das Dokument jetzt zu bearbeiten, könnte ich von hier aus noch mal auf "Dokument bearbeiten" klicken und das Ganze in der Desktop-App öffnen. In der Desktop-App sehen Sie nun, dass hier im oberen Bereich die Befehle alle vorhanden sind, und auch wenn ich in das Dokument klicke, kann ich darin arbeiten. Im oberen Bereich sehen Sie diese gelbe Leiste: "Diese Datei wurde für Sie ausgecheckt. Checken Sie diese Datei erneut ein, damit andere Benutzer Ihre Änderung anzeigen und diese Datei bearbeiten können." Und Sie haben auch hier die Schaltfläche Einchecken. Das Einchecken spielt wirklich eine wichtige Rolle, denn sämtliche Änderungen, die ich vornehme im Dokument, können von meinem Teamkollegen nicht gesehen werden, wenn ich das Dokument nicht einchecke. Angenommen, ich nehme jetzt hier Änderungen vor, indem ich einfach mal das Wort "Online" lösche und ggf. hier den Titel einmal in einer anderen Farbe darstelle, dann sind ja Änderungen vorgenommen. Ich habe Änderungen jetzt vorgenommen und Sie haben vielleicht gesehen, dass das automatische Speichern hier deaktiviert wurde. Wenn ich nun auf Schließen gehe, werde ich gefragt, ob ich das Ganze speichern möchte. Ich speichere und danach erhalte ich hier den Hinweis: "Andere Benutzer sehen Ihre Änderungen erst nach dem Einchecken. Möchten Sie jetzt einchecken?" Wenn ich auf Nein klicke, dann speichere ich den Entwurf und das Dokument bleibt weiterhin ausgecheckt; wenn ich auf Ja klicke, verändert sich der Dialog, ich gebe also im Kommentarfeld ein, welche Änderungen ich vorgenommen habe, damit man das später noch mal nachvollziehen kann. Und im unteren Bereich des Dialogfeldes gibt es noch einen Satz: "Dokument nach dem Einchecken dieser Version ausgecheckt lassen", das bedeutet, ob Sie das Dokument kurz für die Aktualisierung einchecken möchten und dann weiterhin alleine, also im ausgecheckten Modus, an diesem Dokument arbeiten möchten, wenn Sie dieses Häkchen setzen. Wenn ich jetzt einfach nur auf OK klicke, dann checke ich das Dokument ein ohne Versionskommentar, aber das Dokument ist jetzt direkt für meine Kolleginnen und Kollegen mit meinen Änderungen sichtbar und die Kollegen können auf das Dokument zugreifen und wieder zeitgleich dran arbeiten. Ich schließe einmal diesen Tab und Sie sehen auch, hier in der Bibliothek wird jetzt nicht mehr angezeigt, dass das Dokument ausgecheckt ist. Sie können auch mit dem Rechtsklick auf das Dokument klicken und auch hier gibt es den Befehl Auschecken. Ich navigiere einmal hier in den unteren Bereich auf Mehr und dort sehen Sie auch den Befehl Auschecken. Das Dokument erhält wieder dieses rote Symbol und wenn man drauf zeigt, dann sieht man auch, wer das Dokument gerade ausgecheckt hat. Angenommen, Sie haben jetzt über mehrere Tage an diesem Dokument im ausgecheckten Modus gearbeitet, Sie müssen das Dokument nicht erst in der Desktop-App öffnen, um es wieder einzuchecken. Sie können das Ganze auch von hier aus vornehmen, entweder mit einem Rechtsklick und dann über den Befehl Mehr und dann Einchecken oder Sie wählen das Dokument an dieser Stelle aus, gehen über die Menüleiste, klicken auf die drei Punkte und wählen ganz unten Einchecken. Und auch hier erscheint der Versionskommentar, wo Sie jetzt Einträge machen können, welche Änderungen Sie an dem Dokument vorgenommen haben. Ich klicke dann auf Einchecken. Möchten Sie alleine an einem Dokument arbeiten, ohne dass zeitgleich andere Kolleginnen und Kollegen das Dokument öffnen und bearbeiten können, dann haben Sie die Möglichkeit, das Dokument auszuchecken und es in diesem Fall für sich zu reservieren. Bedenken Sie aber immer, dass Änderungen am Dokument erst von anderen Personen aus Ihrem Team gesehen werden können, wenn Sie das Dokument einchecken. Das Auschecken von Dateien ist nicht jedem bekannt. Wenn Sie also zukünftig mit dem Auschecken arbeiten möchten, sollten Sie es in Ihrem Team kommunizieren und ggf. auch anderen Kolleginnen und Kollegen erklären, was es auf sich hat mit dem Auschecken, damit sich niemand wundert, wenn eine Datei nicht zu bearbeiten ist.