Aus dem Kurs: Optimierung der Arbeit mit Microsoft 365

Aufgaben organisieren

Aus dem Kurs: Optimierung der Arbeit mit Microsoft 365

Aufgaben organisieren

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Wolltest du schon immer eine Aufgabenliste oder Erinnerungen erstellen, die dir dabei helfen, deine Aufgaben rechtzeitig zu erledigen? Ich jedenfalls brauche ein Hilfsmittel, das mich auf Kurs hält. Die Verwendung von Aufgabenlisten in Outlook ist eine gute Möglichkeit, den Überblick über deine Kommunikation und Prioritäten zu behalten. Nach dieser Lektion wirst du in der Lage sein, deine erste Aufgabenliste zu erstellen und sie zur Erledigung deiner Aufgaben zu verwenden. Microsoft To Do ist in Outlook integriert und enthält intelligente Listen. Intelligente Listen sind gefilterte Listen, die es einfacher machen, Aufgaben zu verfolgen und deinen Tag zu organisieren. Mit der To Do-Integration kannst du deine Aufgaben schnell organisieren, indem du sie zu "Mein Tag" hinzufügst, sie als wichtig markierst oder sie zu neuen Listen hinzufügst, die du erstellst. Ich beginne auf der Startseite von Microsoft 365 und öffne dann Outlook. Das Erstellen einer Aufgabenliste in Outlook erfordert einige wenige Schritte. Als Erstes musst du Aufgaben in "Mein Tag" erstellen. Aufgaben sind einzelne Einträge auf deiner Aufgabenliste. In diesem Beispiel werde ich eine Aufgabenliste für eine Veranstaltung erstellen, die ich gerade organisiere. Wähle ausgehend vom Outlook-Posteingang das Symbol "Mein Tag" im oberen Menüband, das durch einen Kalender mit einem Häkchen gekennzeichnet ist. Wähle dann "Aufgabe hinzufügen". Hier kannst du die Aufgabe eingeben. Ich gebe "Runde Tische bestellen" ein und wähle Hinzufügen. Deine Aufgabe wird nun der Liste hinzugefügt. Navigiere dann zum unteren Rand von Aufgaben und wähle "Alle Aufgaben verwalten". Microsoft To Do öffnet ein neues Fenster, in dem du deine neue Aufgabe bearbeiten kannst. Ich wähle im Menü links Aufgaben und dann die neue Aufgabe "Runde Tische bestellen", woraufhin sich rechts eine Seitenleiste öffnet. Hier kannst du einen Schritt hinzufügen, eine Erinnerung, ein Fälligkeitsdatum, eine Wiederholung oder eine Kategorie festlegen oder eine Datei hinzufügen. Ich werde eine Erinnerung für später am Tag und ein Fälligkeitsdatum für morgen festlegen. Wenn du fertig bist, navigiere zu deinem Posteingang, indem du das Briefumschlagsymbol unten links auf dem Bildschirm auswählst. Um deine Aufgabe in deiner Aufgabenliste zu sehen, wähle das Symbol "Mein Tag" in der oberen Leiste aus und die Aufgabe wird in der Aufgabenliste mit der Erinnerung und dem Fälligkeitsdatum angezeigt. Du kannst auch eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln. Du machst das, indem du "Mein Tag" öffnest und die E-Mail zu den Aufgaben ziehst. Du kannst mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe klicken, um die entsprechenden Details einzufügen. Wenn du mit der Aufgabe fertig bist, wähle das X und die Liste Aufgaben wird geschlossen. Durch die Verwendung von Aufgabenlisten und Erinnerungen kannst du über Mitteilungen und Aktionen, die bestimmten Aufgaben und Gesprächen zugeordnet sind, auf dem Laufenden bleiben. Diese Fähigkeit wird dir helfen, Prioritäten zu setzen und deine Zeit zu managen. Probiere es aus, indem du eine Aufgabe erstellst, die du diese Woche erledigen musst.

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