Aus dem Kurs: Microsoft 365 in der Praxis: Eine intelligente Dokumentenverwaltung einrichten

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Anwendungsfall »Rechnungseingang«

Anwendungsfall »Rechnungseingang«

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Anwendungsfall »Rechnungseingang«

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Es gibt einige Anwendungsszenarien für eine digitale Dokumentenverwaltung, jedoch möchten wir uns in diesem LinkedIn Learning-Kurs die Möglichkeiten anhand des Prozesses Rechnungseingang aufzeigen. Dafür wurde folgender Prozess definiert: Die Rechnungen kommen in einem Office 365 Outlook-Postfach an. Diese ist auch der Trigger, also das Ereignis, ab dem der Workflow startet. Als Nächstes werden die Anhänge der eingehende Mail ausgelesen. Mithilfe des AI Builders scannt eine künstliche Intelligenz das Dokument. Herausgefiltert wird dann der Kundenname und das Rechnungsdatum. War dies erfolgreich, wird der Anhang in SharePoint Online in einer Dokumentenbibliothek gespeichert. Als letzten Schritt werden die Metadaten dem gerade hochgeladenen Dokumenten hinzugefügt. Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass automatisiert Rechnung in der Cloud gespeichert werden sollen. Als Automation wird Microsoft Power Automate verwendet. Die Dateiablage in der Cloud wird mit SharePoint Online realisiert…

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