Nutzer:innen hinzufügen – Tutorial zu LinkedIn Learning

In diesem Video zeige ich Ihnen, wie man Personen zum LinkedIn Learning- Account hinzufügen kann. Ich befinde mich wieder auf meiner LinkedIn Learning- Admin-Startseite und navigiere hier oben zu dem Punkt Personen. Es öffnet sich ein neues Fenster und ich befinde mich jetzt schon auf der Nutzerverwaltungsseite. Hier kann ich gleich einmal auf den ersten Blick sehen, wie viele Lizenzen mir noch zur Verfügung stehen, ich sehe hier, wie viele Lizenzen ich insgesamt erworben habe, wie viele davon bereits aktiviert wurden, wie viele ich eingeladen habe, aber diese die Einladung noch nicht angenommen haben bzw. sich noch nicht registriert haben, und hier habe ich dann die Anzahl der Lizenzen, die mir noch zur Verfügung stehen. Ganz wichtig: Eingeladene Personen zählen nie zu einer aktivierten bzw. verbrauchten Lizenz. Erst ab dem Zeitpunkt, wenn die Lizenz aktiviert wurde, zählt das auch zu den verbrauchten Lizenzen. Um eine neue Person ins System einzuladen, navigieren Sie bitte auf "Neue User:innen" hinzufügen. In dem Drop-down-Menü sehen Sie dann die Möglichkeiten, wie Sie neue Nutzer:innen zum System hinzufügen können. Das ist einmal per E-Mail, dann über eine CSV-Datei, und sollten Sie Single Sign-On als Authentifizierung gewählt haben, haben Sie hier dann noch zusätzlich einen Punkt, wo Sie einen direkten Aktivierungslink abrufen können. In meinem Demo-Account ist das jetzt nicht der Fall, aber wenn Sie Single Sign-On als Authentifizierung gewählt haben, dann haben Sie hier, wie gesagt, noch einen zusätzlichen Punkt, wo Sie dann einen direkten Aktivierungslink abrufen können, den Sie dann in Ihre Kommunikation oder ins Internet oder wie auch immer kommunizieren können. Schauen wir uns als Erstes an, wie Sie Nutzer:innen per E-Mail hinzufügen können. Hierzu gehen wir auf "Per E-Mail hinzufügen", dann öffnet sich ein Fenster und ich kann die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, die ich gerne zu LinkedIn Learning einladen möchte. Ich nehme hier bspw. einen Test-Account, klicke auf Hinzufügen und kann natürlich jetzt noch weitere E-Mail-Adressen eingeben. D.h., ich bin nicht begrenzt auf eine E-Mail-Adresse, sondern kann hier natürlich mehrere eingeben. Standardmäßig ist hier immer "Keine Lizenz" ausgewählt. Bitte hier wirklich darauf zu achten, dass Sie die Lizenz wählen. In meinem Demo-Account sind viele Varianten freigeschaltet. Im Normalfall steht hier "LinkedIn Learning-Lizenz (alle Sprachen)". Hier bitte diese Lizenz wählen, damit die Lizenz auch aktiviert werden kann. Ansonsten haben Sie die Person im System, aber ohne Lizenz. Ich kann hier auch gleich Berechtigungen vergeben. User, Userin ist standardmäßig eingestellt, bedeutet, die Person hat dann Zugriff auf die LinkedIn Learning-Bibliothek. Aber ich kann auch noch Berechtigungen vergeben als Sub-Administrator:in, bedeutet, diese Person kann dann eben auch auf LinkedIn Learning Inhalte teilen oder Berichte einsehen, je nachdem, welche Berechtigungen man zuteilt. Und ich kann natürlich auch andere Personen als Master-Administrator in dem Account hinterlegen. Hier habe ich die Möglichkeit, eine eigene E-Mail-Einladung zu verwenden, bedeutet, ich kann die Standardeinladung nehmen, die standardmäßig von unserem System geschickt wird, oder ich kann mir eine eigene E-Mail-Vorlage erstellen. Ich zeige Ihnen natürlich auch in einem der folgenden Videos noch, wie das funktioniert. Ich kann hier gleich die Personen zu den jeweiligen Gruppen hinzufügen. Ich kann die Personen natürlich dann auch hier gleich direkt zu den einzelnen Gruppen hinzufügen. Wenn ich dann alles gewählt habe und ausgewählt habe, einfach auf Bestätigen klicken. In dem Moment geht eine LinkedIn Learning-Einladung an die Nutzer:innen mit einem direkten Aktivierungslink und die Nutzer:innen können sich über diesen Link dann direkt auf LinkedIn Learning anmelden. Ich mache jetzt keine Bestätigung, sondern breche das ab, weil ich ja noch einen Test-User hinzugefügt habe. Wenn man mehrere Personen zum Account hinzufügen möchte, kann man dies auch über CSV-Upload machen. Ich gehe wieder auf "Neue User:innen hinzufügen" und wähle hier jetzt "Per CSV-Datei hinzufügen". Dann öffnet sich wieder ein Fenster und ich habe hier die Möglichkeit, meine Vorlage herunterzuladen. Oder wenn ich bereits einen CSV-Upload gemacht habe und ich möchte weitere Nutzer:innen hinzufügen, kann ich natürlich die bestehende CSV nehmen, dort erweitern mit den Nutzer:innen und diese CSV-Datei wieder hochladen. Das System erkennt dann natürlich, ob bereits diese User:innen hochgeladen wurden. Ich mache das jetzt das erste Mal, bedeutet, ich brauche eine CSV-Vorlage. Ich gehe auf "Jetzt starten", hier "CSV-Vorlage herunterladen", kann hier bereits wählen, ob ich nur User:innen hinzufügen will oder ob ich auch Berechtigungen vergeben möchte oder eben auch meine User:innen zu Gruppen hinzufügen möchte. Ich starte jetzt mit "User:innen hinzufügen", klicke hier drauf, dann habe ich eine CSV, die heruntergeladen wurde. Ich öffne diese, ich habe bereits eine vorab vorbereitet. Und diese CSV-Tabelle, man sieht es hier, ist natürlich in einer Linie und nicht sehr übersichtlich. Ich kann die jetzt aber ganz, ganz einfach in eine Excel formatieren oder in Spalten formatieren. Hierzu einfach die erste Spalte markieren, dann auf Daten > Text in Spalten, dann öffnet sich ein Fenster, hier wähle ich den Punkt Getrennt, klicke auf Weiter, wähle hier Komma und Fertigstellen. Und schon habe ich die CSV in Spalten formatiert. Jetzt nehme ich hier diese CSV bzw. die Vorlage her, trage hier die E-Mail-Adressen ein, Vor- und Nachname, den Status aktiv, und ich kann auch hier die Gruppen hinzufügen. Wenn dann alles befüllt ist und ich habe meine User:innen hinzugefügt, dann diese Vorlage einfach auf dem Computer speichern. Wichtig: Bitte die erste Zeile von der CSV-Vorlage niemals ändern. Wenn wir hier Änderungen vornehmen, ist es nicht möglich, diese hochzuladen bzw. bekommen wir dann eine Fehlermeldung. Ich gehe dann zurück auf meinen LinkedIn Learning-Account, gehe hier auf Weiter und kann jetzt die gespeicherte Datei direkt vom Computer hochladen. Auch hier kann ich natürlich wieder wählen: Nehme ich eine Standardeinladung oder gehe ich auf meine persönliche Einladung? Also, wie gesagt: Man kann ja persönliche E-Mail-Einladungen erstellen und kann diese dann hier ganz einfach wählen. Und dann Hochladen und auch hier geht sofort nach dem Hochladen die Willkommens-E-Mail an User:innen mit dem direkten Aktivierungs-Link. Jetzt habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie neue Nutzer:innen zum System hinzufügen. Und im nächsten Video schauen wir uns dann an, wie wir diese auch verwalten können.