Kunden anlegen

Im Jira Service Desk habe ich bereits ein Projekt angelegt. Als Nächstes wird es Zeit, das Ticketsystem mit meinen Kunden bekanntzumachen. Wenn Jira eine Person kennt, kann diese über das Kundenportal neue Anfragen stellen. Zudem fällt es Jira so leichter, sich alle Fragen eines Kunden zu merken. Wenn ich hier links auf das Symbol für die Kunden klicke, listet mir Jira alle ihm bekannten Kunden auf. Hier rechts kann ich auch sehen, wie viele Anfragen noch auf ihre vollständige Beantwortung warten und wie viele Anfragen bereits zur Zufriedenheit des Kunden beantwortet wurden. Einen neuen Kunden mache ich über »Add Customers« mit Jira bekannt. Hier in diesem Feld muss ich jetzt die E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegen. Alternativ kann ich mir auch einen Benutzernamen für ihn ausdenken, der darf keine Sonder- und Leerzeichen enthalten. Mein Kunde ist unter hans@example.com zu erreichen. Wenn ich jetzt noch weitere Kunden mit Jira bekannt machen möchte, müsste ich nur die Leertaste drücken und dann eine neue E-Mail-Adresse eingeben. Die bereits eingetippte E-Mail-Adresse erscheint dann hier unterhalb des Felds. Über das Papierkorbsymbol kann ich die Adresse wieder aus dem Gedächtnis von Jira löschen. In meinem Fall stimmt die Adresse aber, weshalb ich sie einfach hinzufügen lassen kann. Jira schickt jetzt Hans eine Begrüßungsmail. Die setzt allerdings voraus, dass Sie zuvor in den Grundeinstellungen einen SMTP- bzw. Postausgangsserver hinterlegt haben. In der Begrüßungsmail befindet sich einen Link, über den Hans direkt zum Kundenportal springen kann. Hier taucht Hans in der Liste mit allen bekannten Kunden auf. Wenn ich die Adresse anklicke, dann zeigt mir Jira einige weitere Informationen bei dem Benutzer an. Das Bild hier holt sich Jira vom Internetdienst Gravatar. Dort können Nutzer ein Foto zu ihrer E-Mail-Adresse hinterlegen. Jira klopft dann beim Gravatar mit der E-Mail-Adresse an, holt dort das entsprechende Foto ab und zeigt es dann hier an. Jira hat einfach die E-Mail-Adresse als vollständigen Namen und als Benutzernamen verwendet. Um das zu ändern, klicke ich auf »Benutzer verwalten«, gebe mein Passwort ein, bestätige das. Und kann jetzt hier rechts in den Aktionen die Details bearbeiten. Hier wähle ich jetzt erstmal einen neuen Benutzernamen, in meinem Fall einfach Hans. Mit diesem Namen muss ich Hans gleich beim Kundenportal anmelden. Wenn Sie unsicher sind, belassen Sie einfach die E-Mail- Adresse als Benutzernamen. Der vollständige Name ist in meinem Fall Hans Müller. Die E-Mail-Adresse bleibt. Auch den Haken bei »Aktiv« belasse ich. Würde ich den entfernen, könnte sich Hans nicht mehr im Kundenportal anmelden. Meine Änderungen lasse ich aktualisieren. Am Kundenportal muss ich Hans gleich mit seinem Benutzernamen und einem Passwort anmelden. Dieses Passwort kann ich über »Aktionen« neu festlegen, das ist beispielsweise nützlich, wenn Hans sein Passwort vergessen haben sollte. Da ich die Person Hans Müller frei erfunden habe, gebe ich hier absichtlich ein Passwort vor. Aus Sicherheitsgründen zeigt Jira das Passwort nicht im Klartext an, weshalb ich es hier noch einmal eingeben muss, um so Tippfehler auszuschließen. Das neue Passwort lasse ich aktualisieren. Wenn Sie hier keine Änderungen vornehmen, also kein Passwort und keinen vollständigen Namen vorgeben, dann muss Hans bei seinem ersten Besuch des Kundenportals diese Informationen selbst vorgeben. Grundsätzlich kann Hans im Kundenportal sein Passwort und seinen Namen jederzeit nachträglich ändern. Damit geht es wieder zurück zu meinem Projekt und hier in die Kundenverwaltung. In meinem Unternehmen betreue ich nicht nur Privatkunden, sondern auch Unternehmen. Auch Hans Müller gehört der Müller GmbH an. In Jira kann ich genau das festlegen, indem ich Jira auch mit der Müller GmbH bekannt mache. Dazu lasse ich hierüber eine neue Organisation hinzufügen. Ich möchte die Müller GmbH hinzufügen, Müller GmbH. Die lasse ich hinzufügen. Die GmbH taucht jetzt hier in der Liste auf. Wenn ich sie anklicke, kann ich über »Kunden hinzufügen« festlegen, welche Personen zur Müller GmbH gehören. Dazu tippe ich hier in das Feld den Benutzernamen oder die E-Mail-Adresse des Kunden ein. In meinem Fall war das Hans, den ich dann zur Müller GmbH hinzufüge. Jira weiß jetzt, dass Hans Müller zur Müller GmbH gehört. Über das X hier hinten kann ich Hans auch wieder aus der Organisation hinauswerfen. Hat die komplette Organisation ausgedient, lässt sie sich hier oben auch löschen. Über die angelegte Organisation weiß Jira nicht nur, dass Hans der Müller GmbH angehört. Hans kann später auch seine Anfragen mit anderen Angestellten der Müller GmbH teilen. Alle Angestellten sehen dann die Fragen von Hans und können diese gegebenenfalls auch kommentieren. Wenn ich zur Kundenverwaltung zurückkehre, dann finde ich hier jetzt Hans Müller nicht mehr in der Liste. Der Jira Service Desk hat den automatisch der Müller GmbH hinzugefügt. Um den Kunden zu finden, kann ich jetzt entweder hier in das Eingabefeld seinen Namen eintippen, Hans, da ist er dann oder aber ich kann hier die Müller GmbH anklicken und sehe dann, wer alles in der Müller GmbH enthalten ist. In den vergangenen Minuten haben Sie gesehen, wie Sie den Jira Service Desk mit Ihren Kunden bekannt machen und diese ihren jeweiligen Organisationen zuordnen. Das Anlegen eines Kunden gelingt schnell in der Kundenverwaltung über »Add Customers«. Eine neue Organisation erstellen Sie über diese Schaltfläche links daneben.