Grundlagen der Buchführung

Falls Sie Ihre Buchführung selbst machen möchten, brauchen Sie grundlegendes Wissen über die Buchführung, um ohne Probleme mit einem Buchführungsprogramm arbeiten zu können. In der Regel werden Sie sich dann zumindest einmal monatlich um Ihre Buchführung kümmern müssen. Zum einen, um die entsprechenden Voranmeldungen für die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt vorzunehmen. Zum anderen ist dies auch sinnvoll, um einen Überblick über Ihre Zahlen und die Lage Ihres Unternehmens zu behalten. Während des Monats sammeln Sie alle Belege. Jeden Beleg müssen Sie anschließend mittels eines Buchungssatzes in Ihrem Buchhaltungsprogramm erfassen. Zudem sollten Sie eine Gegenprüfung mit Ihrem Bankkonto vornehmen, ob alle gebuchten Vorgänge auch wirklich eingetreten sind. Um Buchungen in Ihrem Programm auszuführen, brauchen Sie einige Grundlagen, die ich Ihnen nachfolgend kompakt erklären möchte. Es gibt in der Buchführung zwei verschiedene Kontoarten, Bestandskonten und Erfolgskonten. Bestandskonten sind für jede Position in der Bilanz zu führen und werden dazu passend in aktive und passive Bestandskonten gegliedert. Aus aktiven Bestandskonten werden die Aktiva-Posten auf der linken Seite der Bilanz. Aus passiven Bestandskonten werden die Passiva-Posten auf der rechten Seite der Bilanz. Erfolgskonten gehören zu den Positionen in der Gewinn- und Verlustrechnung und werden in Aufwands- und Ertragskonten untergliedert. Bei jedem Konto wird die Seite links als Soll bezeichnet, die rechte Seite wird Haben genannt. Jede Kontoart hat unterschiedliche Buchungslogiken. Bei aktiven Bestandskonten werden der Anfangsbestand und die Zugänge im Soll auf der linken Kontoseite gebucht. Abgänge werden auf der anderen Kontoseite rechts im Haben notiert. Genau umgekehrt verhält es sich bei den passiven Bestandskonten. Hier werden auf der Haben-Seite rechts im Konto die Anfangsbestände und die Zugänge gebucht, während die Abgänge im Soll aufgezeichnet werden. Erfolgskonten haben im Gegensatz zu den Bestandskonten keine Anfangsbestände, sondern werden jedes Jahr neu eröffnet. Bei den Bestandskonten wird hingegen der letzte Bestand des Vorjahres als Anfangsbestand für das Folgejahr genutzt. Bei den Erfolgskonten unterscheidet man zwischen Aufwandskonten und Ertragskonten. Bei den Aufwandskonten werden die Zugänge links im Soll und die Abgänge rechts auf der Kontoseite Haben gebucht. Dies ist mit aktiven Bestandskonten von der Buchungslogik vergleichbar. Die Ertragskonten werden hingegen vergleichbar zu den passiven Bestandskonten gebucht. Zugänge finden sich hier rechts im Haben und Abgänge links im Soll. Buchungen in den Konten werden mittels eines Buchungssatzes vorgenommen. Dieser lautet in seiner Grundform stets Soll an Haben. Jeder Soll-Buchung wird eine betragsmäßig gleich hohe Haben-Buchung auf einem anderen Konto gegenübergestellt. Um den Buchungssatz zu bilden, müssen Sie feststellen, welche Konten durch den Geschäftsvorfall betroffen sind, ob es sich um Zu- oder Abgänge handelt, und auf welcher Seite gemäß der Kontoart jeweils zu buchen ist. Dies möchte ich Ihnen an einem Beispiel verdeutlichen. Stellen Sie sich vor, Sie kaufen Waren ein und bezahlen den Preis von 1.000 Euro netto in bar. Bei diesem Geschäftsvorfall müssen nun die Waren mehr werden und die Kasse weniger. Der Buchungssatz muss also sowohl das Konto Waren, als auch das Konto Kasse beinhalten. Beide Konten sind aktive Bestandskonten, da sie zur Position aus der Aktiva-Seite der Bilanz gehören. Bei dem Konto Waren liegt ein Zugang vor, bei dem Konto Kasse ein Abgang. Bei aktiven Bestandskonten werden Zugänge im Soll auf der linken Seite gebucht und Abgänge rechts im Haben. Das Konto Waren müssen Sie daher mit dem Zugang im Soll buchen, das Konto Kasse mit dem Abgang im Haben. Der Buchungssatz lautet daher Waren 1.000 Euro an Kasse 1.000 Euro. Dies war jetzt ein sogenannter einfacher Buchungssatz, bei dem immer nur genau zwei Konten betroffen sind. In der geschäftlichen Praxis sind jedoch meistens mehr als zwei Konten von einem Geschäftsvorfall betroffen. Dann benötigen Sie einen sogenannten zusammengesetzten Buchungssatz, der eine beliebige Anzahl von Konten beinhalten kann. Unabhängig von der Anzahl gilt jedoch immer, dass die Buchung im Soll vom Geldbetrag her genauso groß sein muss wie die Buchung im Haben. Auch dazu habe ich noch ein Beispiel für Sie. Sie verkaufen die Waren zu einem Preis von 1.500 Euro netto an einen Endkunden. Dieser kauft auf Rechnung. Bei diesem Geschäftsvorfall sind drei Konten betroffen. Das aktive Bestandskonto Forderung, das Konto Umsatzerlöse und das Konto Umsatzsteuer. Für den Verkauf an den Kunden schreiben Sie eine Rechnung, da dieser den Verkaufspreis erst später bezahlt. Noch offener Rechnung sind in dem Konto Forderungen zu erfassen. Dieses erhöht sich, um den Rechnungsbetrag brutto. Das Konto Forderungen ist ein aktives Bestandskonto und vermehrt sich im Soll. Durch den Verkauf machen Sie Umsatzerlöse. Dieses Konto erhöht sich also auch. Das Konto Umsatzerlöse gehört zu den Erfolgskonten und ist ein Ertragskonto. Hier werden Zugänge im Haben gebucht. Hierbei ist aber nur der Netto-Betrag als Wert zu buchen. Somit besteht nach diesen zwei Konten noch eine Differenz im Buchungssatz, zwischen den Buchungen im Soll und den Buchungen im Haben. Der Buchungssatz ist also noch nicht fertig. Die Differenz ist der Umsatzsteuerbetrag, den Sie Ihren Kunden zusätzlich zum Netto-Preis in Rechnung stellen müssen und später an das Finanzamt abführen. Auch für die Umsatzsteuer gibt es ein eigenes Konto. Dieses wird vergleichbar mit einem passiven Bestandskonto gebucht, da es sich bei der einbehaltenen Umsatzsteuer um eine Verbindlichkeit, also Schulden gegenüber dem Finanzamt handelt. Durch den Verkauf an den Kunden in unserem Beispiel erhöht sich die Umsatzsteuer. Als passives Bestandskonto muss dieser Zugang ebenfalls im Haben gebucht werden. Unser Buchungssatz ist nun fertig und lautet bei der Annahme eines Umsatzsteuersatzes von 19 Prozent nun *Forderungen 1.785 Euro an Umsatzerlöse 1.500 Euro* und Umsatzsteuer 285 Euro. So ist nun auch der Grundsatz erfüllt, dass im Buchungssatz bei Soll und Haben jeweils der gleiche Geldbetrag verbucht wird. Nur dann ist ein Buchungssatz korrekt.