Beispiel für die Planung in der Gastronomie

Die Gründung eines gastronomischen Betriebes ist eine häufige Form der Existenzgründung und soll hier als Praxisbeispiel dienen, um die Planung und Kontrolle von Absatz, Umsatz und Gewinn zu verdeutlichen. Sie sind Inhaber eines kleinen Imbisses, der in der Nähe von einigen Büro-Komplexen betrieben wird. Somit ist bei Ihnen vor allem zur Mittagszeit mit Kunden zu rechnen, weshalb Sie Ihre Öffnungszeiten auch auf die Mittagszeit begrenzt haben. Abends und am Wochenende öffnen Sie nicht, da Sie eine zu geringe Kundendichte vermuten, weil es kaum Wohngebiete in der direkten Umgebung gibt. Somit können Sie überwiegend selbst alle Arbeiten in Ihrem Imbiss übernehmen. Nur während der Sommermonate von April bis September haben Sie zusätzliche Sitzplätze draußen, sodass Sie dann eine Teilzeitkraft für 16 Stunden pro Woche beschäftigen. Dadurch fallen Kosten von 800 Euro monatlich an. Für sich selbst rechnen Sie mit einem Gehalt von 2.000 Euro monatlich. Somit ergeben sich von Januar bis März Personalkosten von 2.000 und ab April von 2.800 Euro. Ihre Waren beziehen Sie alle von einem Lieferanten und bereiten die Speisen dann frisch zu. Dadurch fallen Materialkosten von 1.500 Euro monatlich an. Ab April steigen diese durch die höhere Kundenanzahl auf 1.600 Euro pro Monat. Zur Aufbewahrung haben Sie ein kleines Lager mit Kühlung. Sie haben den Imbiss komplett gepachtet und zahlen dafür eine monatliche Pacht von 1.000 Euro. Die Nebenkosten für den Betrieb belaufen sich auf 100 Euro pro Monat. Sie haben kein Darlehen für die Gründung aufgenommen und somit auch keine Zinslast. Marketing betreiben Sie nicht, sondern setzen auf Mund-zu-Mund Propaganda Alle weiteren Betriebskosten halten sich gemeinsam bei 50 Euro pro Monat. Ihr tägliches Gästeaufkommen war an allen Wochentagen bisher relativ stabil. Aus diesem Grund rechnen Sie auch zukünftig mit 50 Kunden pro Tag. Dies sind 1.000 Kunden im Monat. In den Sommermonaten kommen durch die Außensitzplätze im Grün pro Tag in der Regel noch 10 Kunden dazu, sodass von April bis September pro Monat 1.250 Kunden kommen. Bei dieser Zahl haben Sie schon 10 Prozent Sicherheitsabschlag berücksichtigt da die Auslastung draußen in Ihrem Imbiss auch vom Wetter abhängig ist. Gemäß Ihrer Vergangenheitswerte aus vorherigen Geschäftsjahren haben Sie ermittelt, dass ein Kunde durchschnittlich 7 Euro netto bei Ihnen für sein Mittagessen ausgibt. Gemäß dieser Werte aus der Vergangenheit, die Sie in die Zukunft fortschreiben, erstellen Sie Ihre Absatzplanung, Umsatzplanung und Gewinnplanung. Dies können Sie in der Abbildung sehen. In den Wintermonaten gehen Sie von einem geplanten Umsatz von 7.000 Euro aus. Dieser steigt durch die vermehrten Kunden in den Sommermonaten auf 8.750 Euro. Abzüglich der Betriebskosten verbleibt in den Wintermonaten ein Gewinn von 2.350 Euro monatlich, und in den Sommermonaten von 3.200 Euro monatlich. Diese Planung haben Sie im November des Vorjahres erstellt. Am 01. Februar des Folgejahres überprüfen Sie nun, ob Ihre Planung vom Januar mit den Ist-Werten übereinstimmt. Dabei haben Sie vorab für sich festgelegt, dass Abweichungen bis zu 10 Prozent in Ordnung sind. Der Januar war ungewöhnlich kalt mit oftmals -10 Grad und mehr. Die Menschen gingen ungern nach draußen und auch Sie hatten weniger Kunden, als üblich. Statt der normalen 1.000 Kunden konnten Sie nur 800 Kunden für den Monat Januar ermitteln. Diese gaben durchschnittlich allerdings auch 10 Euro pro Besuch aus, da oftmals zusätzlich warme Getränke bestellt wurden. Somit konnten Sie Ihren geplanten Umsatz um 1.000 Euro übertreffen. Die Nebenkosten lagen durch einen erhöhten Heizungsaufwand um 50 Euro höher. Die Materialkosten sind stabil geblieben. Sie brauchten weniger Speisen, dafür aber vermehrt Getränke, sodass sich unter dem Strich keine Veränderungen ergeben haben. Sie erstellen eine Abweichungsanalyse für Januar, in der Sie die Soll-Werte und die Ist-Werte gegenüberstellen. Dabei entstehen einige Abweichungen, die über Ihrer Schwelle von 10 Prozent liegen. Die Absatzmenge lag 20 Prozent geringer, als Ihre Planwerte, während der Umsatz knapp 15 Prozent höher liegt. Die Nebenkosten haben sogar Schwankung von 50 Prozent zu verzeichnen und der Gewinn lag um 40 Prozent höher als geplant. Da diese Abweichungen deutlich über Ihrer Toleranzgrenze liegen, beschließen Sie Ihre Planung zu verbessern und die bereits bestehende Planung zu überarbeiten. Zukünftig werden Sie monatlich eine Feinplanung zu Ihrer Jahresplanung machen, in der Sie die Wettervorhersage mitberücksichtigen. Zudem werden Sie für den durchschnittlichen Verzehr nicht mehr mit einem Jahresdurchschnitt arbeiten, sondern für jeden Monat eigene Durchschnittswerte ermitteln. Bei diesen Werten werden Sie Speisen und Getränke getrennt ermitteln. Auch bei der Planung der Nebenkosten werden Sie eine Veränderung vornehmen. Sie werden hier nun zukünftig keine pauschalen Werte annehmen, sondern einen Kostensatz je Kunde ausrechnen und anwenden.