XVERWEIS nutzen – Tutorial zu Microsoft Excel

Ich möchte jetzt das Gegenteil machen von dem, was hier gemacht wurde. Hier ist es zum Beispiel eine Aggregatfunktion, nämlich die Summe. Hier ist es eine Aggregatfunktion, die Anzahl, kurz gesagt, es sind immer Sachen, die viele Werte zusammenfassen. Das Gegenteil ist jetzt: Ich will anhand eines Erkennungswertes, in diesem Fall der Startnummer, einen Inhalt finden, einen einzigen, in diesem Fall zum Beispiel den Nachnamen. Also schreibe ich mir die Nummer, die ich gleich suchen will, irgendwo hin. Und damit ich das gut erkenne, dass ich diese Zelle meine, mache ich sie schon mal orange. Und was ich damit machen möchte ist, nennen wir es mal eine Urkunde. Im wirklichen Leben würde ich ein neues Tabellenblatt anlegen und diese Urkunde dort anlegen, einfach weil da mehr Platz und mehr Schönheit ist. Aber ich werde das jetzt hier in diesem Bereich machen. Also sagen wir mal, das wird meine Urkunde, ein bisschen hellgelb hinterlegt und meinetwegen auch noch ein Kasten drumherum. Und da soll jetzt als erstes drinstehen wie denn die Startnummer 5 mit zum Beispiel Nachnamen heißt und das erledigt die Funktion X Verweis. Wenn Sie schon länger mit Excel arbeiten, kennen Sie vielleicht die beiden Funktionen S Verweis und W Verweis. Senkrechter Verweis und waagerechter Verweis. Das waren sozusagen die Vorgängerfunktionen. X Verweis ist nicht nur schneller, was wir bei den paar Daten jetzt eh nicht merken, sondern vor allem viel, viel flexibler. Ich werde also die Funktion XVERWEIS aufrufen. Hier die zweite per Doppelklick, die jetzt die entsprechenden Parameter von mir wissen will. Zum Beispiel: Was suche ich eigentlich? Ich suche diese Zahl. Also einfach draufklicken und ich werde das immer mit F4 in absolute Adresse verwandeln, damit ich das gleich schön kopieren kann. Dann Semikolon, die Suchmatrix. Sprich, wo finde ich diesen Wert? Und da muss ich nur die Spalte angeben, also hier und dann Strg+Umschalt+PfeilAb oder auf dem Mac: Cmd+Shift+PfeilAb, wieder mit F4 absolut setzen und dann Semikolon. Wo stehen denn die Werte, die passend dazu zurückgegeben werden sollen, nämlich hier bei Nachname. Ich klicke wieder einen höher, dann einen nach unten, damit ich die erste der Zellen erwische und genau wieder so mit den gleichen Tasten nach unten markiert, mit F4 absolut machen. Und ich könnte das jetzt schon bestätigen. Der Rest, das sehen Sie immer, wenn hier eckige Klammern drumherum stehen, ist optional. Aber wenn der Nachname nicht gefunden wurde, weil ich zum Beispiel eine viel zu hohe Startnummer angebe, dann würde ich jetzt Semikolon in Gänsefüßchen, in Klammern vielleicht das Wort „fehlt“ schreiben. Und vor allem nach dem nächsten Semikolon muss ich den Vergleichsmodus angeben. Ich möchte, dass exakt diese Übereinstimmung gefunden wird. Also ein Doppelklick hier drauf, das ist ohnehin der Standardwert. Aber das tut gut, einmal darauf zu gucken, welcher Modus gerade aktiv ist. Und dann kann ich die Klammer zumachen. Den Suchmodus brauchen wir nicht und habe hier meine Parameter. Und gucke mal nach dem Return, ob er den richtigen Namen findet. Also, da müssen wir jetzt einmal nachgucken. Ich mache das vor allem mit kleinen Werten. Das kontrolliert sich schöner. Die Nummer 5 kommt zum Nachnamen Pfleger. Nehmen wir die Nummer 10, dann kommt der Nachname Harms. Funktioniert also wunderbar. Die Werte sind eindeutig. Wenn ich einen angebe, den es nicht gibt, dann kommt meine Fehlermeldung. Also alles berücksichtigt. Ich nehme jetzt wieder die Nummer 5 und möchte auf der Urkunde natürlich nicht einfach Pfleger stehen haben, sondern da darf vielleicht stehen: Pfleger, Paul. Also muss ich das ergänzen. Und zwar hier, indem ich einfach diesen Innenteil der Formel kopiere, in die Zwischenablage kopiere, dann verkette. Das ist dieses Kaufmanns-Und mit einer Zeichenkette, also Gänsefüßchen auf, Komma, Leerzeichen, Gänsefüßchen zu, Leerzeichen, wiederum verkettet. Setzen Sie dieses Kaufmanns-Und immer in umgebende Leerzeichen, sonst kann Excel das auch schon mal missverstehen. Und jetzt kommt das dran kopiert, was ich da eben vorne herauskopiert habe. Aber ich will natürlich nicht die Spalte C angucken, sondern das kann ich jetzt direkt ändern. Es ist die Spalte B, also hier ein B. Groß, klein ist eigentlich egal, aber es liest sich schöner, wenn man es groß schreibt und mit Return bestätigen und schon steht da automatisch, ich nehme jetzt mal irgendwie einen anderen Namen wieder, dann sehen Sie, dass es entsprechend funktioniert. Der Nachname und der Vorname. Und das kann ich jetzt entsprechend erweitern. Also sagen wir mal, ich will den Ort und das Bundesland nennen. Ich habe das also hier einfach runterkopiert. Jetzt muss ich nur nachgucken, der Ort steht in Spalte D. Das ist also dieses Argument, das dritte. Und jetzt soll hier nicht ein Komma stehen zwischen Nachname und Vorname, sondern das Bundesland, was jetzt als nächstes kommt. In der Spalte E nämlich soll in Klammern stehen und hier das E. Das ist deswegen einfaches umkopieren. Und ganz zum Schluss muss ich noch ein Stückchen Text dranhängen, nämlich die schließende Klammer. Das ist jetzt sozusagen eine optische Klammer, das ist eine technische, damit der X Verweis dann die Klammern dazu hat und in den Gänsefüßchen ist eine optische Klammer, damit es schön aussieht. Das sehen Sie nach dem Return, der kommt also offensichtlich Oberaula in Hessen. Dann gucken wir mal, haben wir hier vielleicht noch mal jemanden anders, die Nummer 8. Wird also alles automatisch geändert. Durch das Umkopieren ist jetzt hier diese Kante, diese Linie mit kopiert worden. Ich werde das eben noch mal korrigieren, dass wirklich überall kein Rahmen und dann wieder die Außenrahmen da sind. Das ist aber reine Optik. Die X Verweis Funktion ist also in der Lage anhand einer Suchzahl typischerweise, ist meistens eine Zahl, in einer Spalte aus einer anderen Spalte den passenden Wert zu suchen. Und auch üblich ist dann zweimal diese Funktion hintereinander zu schreiben, wenn Sie direkt in einer Zelle zwei Werte haben wollen.