Wichtige Funktionen kennenlernen

Um Ihnen die häufigsten Funktionen außer der Summe nämlich zeigen zu können, habe ich schon mal eine zweite Tabelle vorbereitet, also auf das Pluszeichen gedrückt, dann entsteht diese Tabelle hier und da habe ich dann ein paar beliebige Werte eingetragen, hier meine Gerichte, das sollten die sein, die da vorne auch schon stehen, ein paar billige Datumswerte und ich habe mal so getan, als gäbe es eine Außer-Haus-Bestellung für mein Ristorante und dann habe ich behauptet hier von der "Pizza veneziana" wurden am 10. September 11 Stück ausgeliefert. Das ist eigentlich nur, damit wir so ein paar Daten haben, und ich möchte diese Daten jetzt ein bisschen auswerten, und zwar könnte ich das, soweit es die Summe betrifft, einfach wie bisher machen. Ich klicke in die Zielzelle, klicke dort auf das Summensymbol, dann erkennt Excel den Bereich darüber, das wird mit Return bestätigt und ich weiß jetzt, dass 207, in diesem Fall Teller, ausgeliefert wurden. Das bedeutet, Sie haben da ein Platzproblem, wenn Sie nämlich jetzt noch Mittelwert, Minimum, Maximum und Ähnliches anzeigen wollen, wird es da einfach voll. Zum Zweiten haben Sie jedes Mal diesen Bereich anzugeben. Der ist Moment noch relativ, deswegen werde ich das schon mal verbessern. Das fliegt hier raus mit der Entfernen-Taste und ich werde diesen Bereich hier einmal neu benennen mit einem ehrlichen Bereichsnamen, und zwar nicht mit Menge, denn Menge gibt es schon in einem anderen Blatt. Falls ich hier jetzt Menge schreiben würde, käme die Überraschung, Sie würden nicht einen zweiten, nämlich blattgebunden Bereichsnamen Menge erfinden, sondern Sie springen stattdessen zum ersten. Das ist mal ein bisschen frustrierend, also Bereichsnamen, die es schon gibt, können Sie hier nicht ändern, da müssen Sie wirklich in den Namens-Manager, aber ich erfinde einfach einen neuen, der heißt dann Bestellmenge. Das, was ich hier gerade mache mit den Großbuchstaben in der Mitte heißt Camel Case, die Kamelschreibweise, weil ja hier sozusagen die Höcker drin sind, nicht nur beim M, sondern bei allen Großbuchstaben. Ganz wichtig, denken Sie immer ans Return, um das zu bestätigen. Und werden feststellen, falls Sie wie eben doch nur die Summe benutzen an dieser Stelle, hat die schon erkannt, dass darin ein Bereichsname steckt. Ich werde das zwar mit Escape verlieren jetzt, weil ich da nicht brauche, aber Sie sehen, durchaus praktisch, da denkt Excel mit. Sie sollten bei solchen Listen, die immer eine gute Idee sind als Liste, das nicht kaputt machen, indem Sie dadrunter solche Daten schreiben, die zusammenfassen, sondern lieber drüber, denn Listen haben die Eigenheit, dass sie klassischerweise länger werden. Wenn Sie also Auswertungen machen und Sie haben sie in dieser Form, wie ich sie jetzt noch mache, dann am besten oberhalb. Ich werde jetzt also drei Zeilen markieren, per Rechtsklick > Zellen einfügen, damit drei neue Zeilen entstehen. Ich brauche gleich vier davon, diese vier, die werde ich schon mal hier auf rechtsbündig stellen, das liest sich einfach gleich besser, und kann schon mal reinschreiben, was ich sehen möchte, die Summe z.B. Und zwar die Summe der Menge und deswegen schreibe ich das jetzt in diese Spalte. So weit natürlich können Sie direkt draufklicken hier, aber dann guckt Excel Sie fragend an, und will wissen, welcher Bereich gemeint ist. In der Zeit haben Sie es schon dreimal geschrieben, also wenn Sie – ich bin da mit Escape rausgegangen – einigermaßen zügig tippen, "=SUM" und jetzt können Sie mit Tab-Taste ergänzen lassen, dann ist auch die Klammer schon da. Jetzt brauchen Sie den Bereichsnamen, da ist er schon, mit Tab-Taste auswählen, Klammer zu, Return. Das ist dermaßen schnell getippt, in der Zeit laufe ich nicht auf großen Bildschirmen immer mit der Maus hin und her. Also, die Zahl ist die gleiche, die Automatik wäre hier drunter ein bisschen eleganter, aber nur für den ersten. Schon für den nächsten, also hier statt der Summe z.B. den Mittelwert, den gibt es da zwar oben auch, wenn Sie hier ausklappen, sehen Sie, da stehen die typischen Aggregatfunktionen von aggregare, zusammenfassen, also hier wären die auch drin. Aber auch da muss ich sagen, das ist so schnell getippt. Und Sie merken schon, wenn der nicht passt, gehe ich mit Cursor-Taste, Pfeiltaste einen runter und drücke dann erst Tab und dann muss ich jetzt wieder den Bereich angeben, Bestellmenge, Tab-Taste, Klammer zu, Return. Mittelwerte sind klassischerweise länger als die normalen Summen, weil die meistens weniger Nachkommastellen haben. Das können Sie hier nachbessern, indem Sie jetzt die Anzahl der Nachkommastellen reduzieren. Eigentlich würde ich jetzt auch hier das Teller-Format anwenden, also z.B. die ganze Spalte markieren und dort dann unter den Zahlenformaten nachgucken. Benutzerdefiniert zeigt mir alle Zahlenformat, und zwar dieser Datei an und die Teller habe ich schon in dieser Datei, wenn auch in einem anderen Blatt benutzt und nach dem OK können Sie es hier einfach anwenden. Dann werden bei den Mittelwerten klassischerweise die Nachkommastellen unterdrückt. Mir kommt es jetzt auch nicht so auf die Genauigkeit an. Dann haben wir noch Minimum und Maximum, also fangen wir an, Maximum als Erstes und Minimum, die sind sich nicht nur gedanklich sehr ähnlich, sondern auch technisch. Ich kann jetzt also hier "=MAX" schreiben, Klammer auf, dann kommt wieder die Bestellmenge, Klammer zu und Return. Und angenommen, das wäre jetzt ein längerer Befehl, also das Maximum, der größte Wert hier, sind 45 Teller, angenommen, das wäre ein längerer Befehl, das ist jetzt bei MAX nicht, kann ich ihn einfach nach unten kopieren, denn die Bestellmenge ist ja eine absolute Adressierung. Das Einzige was ich jetzt von MAX auf MIN ändern muss, sind zwei Buchstaben und mit dem Return habe ich auch das entsprechend angepasst. Alle Funktionen in Excel sind wie immer dynamisch, wenn ich jetzt also hier einen Wert deutlich vergrößere, dann werden sich oben die Werte anpassen, außer dem Minimum natürlich, das ist nicht betroffen, aber hier sehen Sie jetzt, da gibt es entsprechend mehr. Ich mache das einfach mal wieder rückgängig und das würde für die übrigen genauso funktionieren. Sie haben bemerkt, ich habe hier eine Spalte frei gelassen, die trifft das Datum. Die Summe der Datumswerte ist inhaltlich völliger Quatsch, damit kann man nichts anfangen. Wenn Sie Datumswerte addieren, technisch, mathematisch geht das, dann werden die dahinterliegenden Zahlen benutzt, aber das hilft Ihnen nichts. Der Mittelwert, na ja, da kann man so ein klein bisschen drüber nachdenken, das ist sozusagen ein Tagesdatum irgendwo in der Mitte zwischen dem kleinsten und größten Wert, hilft aber auch nicht wirklich weiter. Minimum und Maximum sind sehr viel spannender, also, ich könnte auch hier ein Minimum bilden. Ich sollte mir allerdings hier erst mal ein Bereichsnamen anlegen, einfach weil es sich besser liest. Dieses wird also "Bestelldatum" heißen, mit Return bestätigen und dann kann ich nämlich hier einfach schreiben "=MAX(BestellDatum", Tab, Klammer zu, Return. Und Sie sehen, das größte Datum, steht zufällig auch ganz unten, ist dasjenige hier. Und jetzt lohnt sich der gesparte Aufwand, an dem Knubbel einen tiefer ziehen, aus MAX ein MIN machen und mit Return bestätigen. Der steht jetzt genauso zufällig hier oben, das ist einfach zufällig, das hat nichts mit der Reihenfolge hier unten zu tun. Ich kann also Minimum und Maximum genauso gut für Zahlen nehmen, die Sie als Datum fühlen, aber dahinter steckt eine Zahl, nur dass Sie es noch mal eben sehen, gleich diesem Wert, da steht mit dem Return derselbe Wert drin und das ist eine der ganz wenigen Ausnahmen, wo Excel tatsächlich auch das Format mitnimmt. Das will ich aber gar nicht haben, sondern ich will ein Standardformat haben und das können wir gerne mal bis unten kopieren. Das sind die Werte, die wirklich dahinter stecken. Hier beschwert sich Excel, dass da das Zahlenformat irreführend sein kann, weil ich das Datum hierzu explizit weg geblendet habe, aber das können wir ihm an dieser Stelle abgewöhnen. Also, diese Zahlen stecken hinter diesen Datumswerten, aber mit denen können Sie rechnen, nur – ganz ehrlich – diese Summe ergibt wieder einen Datumswert, der liegt wahrscheinlich im Jahre 6599, ist aber keine Hilfe. Also deswegen ist die Summe von Datumswerten mathematisch möglich, aber inhaltlicher Quatsch. Für Minimum und Maximum funktioniert es und das war hier nur zur Erläuterung, deswegen habe ich Ihnen das beispielhaft gezeigt. Wie gesagt, solche Listen-Auswertungen sollten Sie oberhalb machen, dass Sie hier bei Bedarf erweitern können. Achtung: Wenn Sie hier unterhalb was erweitern, wird das nicht automatisch in diesen Namensbereich aufgenommen. Wenn Sie es dazwischen aufnehmen, dann schon. Also wenn ich hier per Rechtsklick eine Zeile einfüge und ich werde einfach mal Spaghetti nehmen und dann mit Tab bestätigen, dass ich diesen Vorschlag übernehmen will, das machen wir einfach am 1.1.22 und davon 99 Teller und Sie sehen schon hier das Minimum, es ist jetzt plötzlich ein Wert mittendrin, ist berücksichtigt worden. Die 99 Teller sind das Maximum und von daher ist zu sehen, dass dieser Bereich automatisch erweitert wurde. Ich kann das ja auch hier mal eben markieren. Bestelldatum hat jetzt wegen der zwischengeschobenen Zeile auch diese neue Zeile mit aufgenommen. Die müssen also weder sortiert sein, noch in irgendeiner Form vorbereitet. Das Einzige, was Sie nicht machen dürfen, ist unterhalb dieser Bereichsangaben weiterzuschreiben, dann wird der Bereich nämlich trotzdem nur bis dahin gehen. Machen Sie es, wie ich es eben gezeigt habe, einfach dazwischen.