Die Excel-Oberfläche im Überblick

Ich möchte Ihnen zeigen, wie Sie Excel benutzen können, und zwar so, dass wir Excel am Beispiel einer fiktiven Pizzeria kennenlernen. Dazu sollten wir uns am besten erst mit der Bedienungsoberfläche beschäftigen, also kurz gefragt: Was ist eigentlich wo? Ganz allgemein sieht die Bedienungsoberfläche so aus. Sie besteht im Grunde aus vier großen Bereichen, nämlich dem Befehlsbereich da oben, dann dem Bearbeitungsbereich, dem wesentlichsten Teil, nämlich dem Tabellenbereich, und unten eher unscheinbar so ein Fußbereich. Diese vier Bereiche möchte ich mit Ihnen gemeinsam im Detail angucken. Fangen wir mit dem Befehlsbereich an. Dort steht der Programmname, wenig spannend, sehr klein, können wir direkt wieder vergessen. Wichtiger daneben ist der Dateiname. Diese Datei ist im Moment noch ungespeichert, deswegen steht da vorübergehend Mappe1, oder wenn Sie das mehrfach aufrufen, Mappe2, 3, 4. Sobald die Datei wirklich gespeichert ist, steht dort auch der richtige Dateiname und daneben steht ein Teil, das technisch zwar schon zum gesamten Menüband gehört, aber immer so ein bisschen als Sonderfall betrachtet wird, nämlich die Schnellzugriffsleiste. Die Schnellzugriffsleiste fasst sozusagen die schönsten, die wichtigsten Befehle des Menübands zusammen. Sie können die auch selber verändern und dort Befehle ablegen, die Sie häufig brauchen. Ein zweiter Teil, der so ein bisschen außerhalb betrachtet wird, ist der sogenannte Backstage-Bereich. Sobald Sie dort auf Datei klicken, ändert sich der gesamte Bildschirm. Wenn Sie nämlich mit dem eigentlichen Menüband arbeiten, dann würden sich hier nur diese Befehle ändern. Das ist hier beim Backstage-Bereich anders. Und das gefühlt richtige Menüband sozusagen ist das, was jetzt markiert ist. Dieses Menüband besteht im oberen Teil aus Registern. Die waren früher noch richtig als Registerlaschen zu erkennen. Sie sehen im Moment das aktive Register, nämlich das Register Start, welches also seine Inhalte hier zeigt, ist nur noch unterstrichen. Das aktive Register ist unterstrichen und deswegen dasjenige, was Sie gerade als Inhalt sehen und mit dem Sie auch nachher das Einklappen vornehmen können. Innerhalb des Menübands befinden sich Gruppen, jetzt durch die Markierung nicht so gut zu sehen, die haben links und rechts Trennstriche und unten eine Bezeichnung. Manchmal ist unten rechts, so wie hier und da zu sehen, auch noch ein kleiner extra Befehl, aber die eigentlichen Befehle liegen hier meistens dreizeilig, manchmal zweizeilig, manchmal mit großen Symbolen, häufig mit kleinen Symbolen. Das ist auch ein bisschen von der Bildschirmgröße abhängig. Dieses Menüband braucht sehr viel Platz, deswegen gibt es die Möglichkeit, das zu minimieren. Das geht entweder hier an der Schaltfläche oder, ich hatte das eben schon erwähnt, wenn Sie die aktive Registerlasche doppelt klicken, dann klappt das Menüband, also dieser Teil mit den Befehlen, der den meisten Platz verbraucht, ein. Und wenn es eingeklappt ist, können Sie wahlweise per Doppelklick das wieder dauerhaft ausklappen oder es sogar wie ein Menü benutzen, d.h., mit einem einfachen Klick klappt das Menüband vorübergehend aus, Sie rufen irgendeinen Befehl auf und danach klappt es freiwillig wieder ein. Das ist vor allem für kleine Bildschirme auf Laptop sehr praktisch. Unterhalb des Menübands liegt der Bearbeitungsbereich. Der hat ganz links ein Namensfeld. Dort steht meistens die Zelladresse, im Moment also C3, Spalte C, Zeile 3 drin, aber eben auch Bereichsnamen, und das kann ein bisschen mehr Platz brauchen. Deswegen gibt es daneben einen Teiler. Dort können Sie mit der Maus einfach die Verhältnisse zwischen dem Bereichsnamensfeld und dem Rest hier verändern. Dann gibt es zwei Schaltflächen hier. Die habe ich zwar als Bestätigungen bezeichnet, aber wenn man genau ist, ist nur das die Bestätigung, das werden Sie meistens mit der Returntaste machen, und das hier links ist Abbrechen, also sozusagen eine Nicht-Bestätigung, und das werden Sie eher mit der Escapetaste machen. Daneben der Funktionsassistent, der ist sehr praktisch, wenn Sie Funktionen benutzen, die Sie nicht so häufig haben oder die ganz neu sind, dann kann man sich da alles erklären lassen. Für häufige Funktionen werden Sie entweder Schaltflächen haben oder sie schneller selbst tippen. Der wesentlichste Teil des Bearbeitungsbereiches besteht aus diesem Eingabefeld. Dort sehen Sie klassischerweise entweder die Zahlen und Texte einer Zelle oder die Formeln oder die Funktionen. Sie können dieses Eingabefeld an der Unterkante hier nämlich per Maus gedrückt nach unten ziehen, wenn Sie mal mehr Platz brauchen. Dann kommt der größte Teil, nämlich im Tabellenbereich der Bereich, der die Zellen enthält. Und die Zellen werden beschrieben durch z.B. die Zahl des Zeilenkopfes, hier ist die Nummer 3, ich bin also in Zeile 3, und meistens den Buchstaben des Spaltenkopfes, ich bin also hier in Spalte C. Diese Zelle, das haben Sie eben schon gesehen, wird als C3 bezeichnet, die sogenannte Zelladresse. Sie haben eben schon gehört, ich habe gesagt, meistens Buchstaben. Man kann die Spaltenköpfe auch auf Zahlen umschalten, aber im Moment gehe ich mal von Buchstaben aus. Der Zellzeiger selber gibt an, welche Zelle oder welche Zellen markiert sind. Das ist eine grüne Markierung, die hat hier unten rechts noch ein kleines Kästchen, ich bezeichne das manchmal etwas respektlos auch als Knubbel. Dieser Zellzeiger gibt an, welche Zelle oder welche Zellen markiert sind und deren linke obere erscheint dann hier als Zelladresse. Schließlich gibt es noch einen Bereich, den ich fast ungern erwähne, den Tabellenkopf. Der verführt immer dazu, man kann nämlich hier draufklicken und die gesamte Tabelle markieren, der verführt dann dazu, dass man sagt, und jetzt mache ich alle Schriften größer oder alle Hintergründe andersfarbig. Dafür gibt es bessere Lösungen, z.B. mit Zellenformatvorlagen und Ähnlichem. Praktisch ist er trotzdem. Wenn Sie draufklicken, dann haben Sie nämlich die gesamte Tabelle markiert und können, mit Strg+C z.B., deren Inhalt in die Zwischenablage kopieren. Unten gibt es noch unterhalb der Zellen die Blatt-Register. Alle Zellen sind in sogenannten Blättern organisiert oder Tabellenblättern und die haben einen Namen mit so einer hier richtigen Lasche. Wenn Sie mehrere Register da haben, werden hier auch mehrere Laschen auftauchen. Dieses Tabellenblatt mit allen seinen Zellen heißt also im Moment Tabelle1, das können Sie umbenennen, und wenn Sie ein neues Blatt brauchen, gibt es daneben so ein kleines Pluszeichen, um beliebig, fast beliebig viele Tabellenblätter anzulegen. Wenn es zu viele werden, wird es da unten irgendwann eng, also die brauchen hier natürlich Platz, und dann gibt es hier einen sog. Register-Überblick. Wenn Sie da draufklicken, klappt eine Liste aus, da stehen dann die Texte untereinander und lange Registerbezeichnungen sind da besser zu organisieren. Sie können ansonsten auch mit diesem zweiten Teiler, da oben gab es ja schon mal so einen Teiler, das Verhältnis zwischen diesen beiden Elementen aufteilen. Mit diesem Teiler können Sie also Platz schaffen zwischen dem Bereich hier links und diesem Rollbalken hier, der vor allem dazu dient, die Zellen rechts und links zu bewegen. Das geht sowieso automatisch, wenn Sie die Tastatur benutzen. Deswegen schiebe ich mir den oft an dem Teiler sehr klein Damit kommen wir zum Fußbereich, also ganz unauffällig unten ein Statustext. Da steht selten besonders Spannendes drin. Meistens finden Sie da nur den Text Bereit. Von VBA-Programmierung aus kann man da auch weitere Informationen hineinschreiben. Wenn Sie filtern, steht dort gelegentlich was, aber meistens ist das nicht so furchtbar spannend. Es gibt verschiedene Ansichten, die Sie hier umschalten können, und hier einen Zoom-Regler, mit dem Sie die Darstellung auf dem Bildschirm, das trifft nicht den Ausdruck, sondern wirklich nur den Bilschirm, verändern können, sodass Sie auch kleine Schriften sich auf kleinen Bildschirmen deutlich größer machen können. Damit haben Sie alle Bereiche der Bedienungsoberfläche kennengelernt und wir können uns mal mit dem Inhalt beschäftigen.