Bereichsnamen anlegen

Ein Themenbereich, der mir sehr wichtig ist, sind Bereichsnamen. In Wirklichkeit heißen die bei Excel gar nicht so, in Excel heißen sie einfach nur Namen, aber das führt dann immer zu Verwechslungen, denn auch die Datei hat einen Namen oder das Tabellenblatt und daher sage ich ganz deutlich Bereichsnamen, wobei es tatsächlich ganz wenige Bereichsnamen gibt, die gar keinen Bereich haben. Aber fangen wir erst mal mit den normalen Bereichsnamen an und dafür haben wir direkt ein konkretes Beispiel, hier dieser Name. Im Moment steht diese Zelle sehr dicht bei diesen Formeln und in dieser Formel, ich mache mal einfach einen Doppelklick, sehe ich: Nachbarzelle mal da oben einer Zelle, die offensichtlich die Mehrwertsteuer enthält. Das kann ich da an der Beschriftung sehen. Ich gehe mit Escape wieder raus. Tatsächlich sehe ich das nur, weil die Zelle so dicht dabei steht. Im wirklichen Leben würde ich die sogar auf einem anderen Blatt unterbringen und würde jetzt gar nicht mehr sehen, was da eigentlich drin steht. Da steht irgendeine Zelladresse, $F$1. Und im Falle eines anderen Blattes, was technisch gar kein Problem ist, steht da sogar mal AndererBlattname!$F$1. Dann weiß ich schon gar nicht mehr, womit ich da rechne. Das hätte ich gern sprechender, z.B. "=G9*MWSt". G9 steht direkt daneben, das ist unproblematisch, aber das andere soll einen sprechenden Namen bekommen. Und den kriegt die Zelle jetzt. Ich vermeide immer, zu behaupten, dass die Zelle F1 umbenannt wird, denn sie wird zusatzbenannt, die Adresse F1 bleibt weiterhin erlaubt, benutzt man aber einfach nicht, wäre sinnlos. Also die Zelle F1 kriegt einen weiteren Namen, das passiert in diesem Namensfeld. Und damit ich da ein bisschen Platz habe, werde ich den Teiler mal rüber schieben und Sie können einfach in das Feld klicken und den Wunschnamen eintippen. Dabei gibt es ein paar Einschränkungen, so viel Wunsch ist dann auch wieder nicht. Kurz gesagt, keine Sonderzeichen, kein Leerzeichen, das ist ein Rechenoperator, kein Schrägstrich, ist auch ein Rechenoperator, kein Bindestrich, ist auch ein Rechenoperator, nämlich ein Minuszeichen. Wenn es denn mal sein muss, dürften Sie einen Unterstrich zur Unterscheidung machen. Ich nutze eher die Kamelschreibweise, das ist die, wo Sie Groß- und Kleinbuchstaben immer zwischendurch mischen, dann liest es sich ein bisschen besser. Zweiter wichtiger Hinweis: Auch wenn Sie es vielleicht, und das ist eine weit verbreitete, aber schlechte Angewohnheit, gewöhnt sind, die Zellen durch Irgendwohinklicken zu bestätigen, das gibt manchmal Ärger, wenn Sie mit Formeln und Funktionen arbeiten, aber hier gibt es immer Ärger. Wenn Sie diese Eingabe, diesen Bereichsnamen nicht unbedingt mit Return bestätigen, ist er einfach weg, ohne Rückmeldung wird er nicht angenommen, also, Sie müssen mit Return bestätigen. Jetzt gibt es darin, und hier steckt eine Liste, einen Bereichsnamen. Die Liste war vorher leer und jetzt ist erstmalig ein Bereichsname angelegt. Der hat übrigens einen netten Nebeneffekt, klicken Sie mal ruhig irgendwo anders hin, gucken in der Liste nach: Was habe ich so an Bereichsnamen? Klicken einen an und simsalabim springt der Cursor dahin. Der Bereichsname dient also als Sprungmarke und da Bereichsnamen – ich sag schon mal vorsichtshalber normalerweise – dateiweit eindeutig sind, klappt das wunderbar über andere Blätter hinweg. Ich werde also hier mal einfach einen beliebigen Bereich markieren, erfinde dort den ganz tollen Namen Test, bestätige es mit Return, das ist dieser Bereich, klicke woanders hin und Sie sehen, ich stehe immer noch in Tabelle2, wähle mir jetzt den Bereichsnamen MWSt und dann wechselt auch die Tabelle und wie Sie bei Test sehen können, wird nicht nur eine einzige Zelle, sondern beliebige Markierungen damit festgehalten. Also die sind nebenbei Sprungmarken, aber das ist gar nicht gewünscht an dieser Stelle, das ist nur so ein Nebeneffekt. Ich wollte ja diese Formel sprechender machen. Und statt $F$1 soll hier die Mehrwertsteuer drinstehen. Ich lösche erst mal den Inhalt, einfach markieren und entfernen und normalerweise hätte man nämlich die Bereichsnamen zuerst angelegt. Jetzt schreibe ich die Formel sozusagen erstmalig neu, "=", Klick auf die Nachbarzelle. Die ist erstens relativ und zweitens dicht dabei. Die klickt man weiterhin direkt an. Mal, und jetzt weiß ich schon nicht mehr, wie mein Bereichsname heißt. Ja gut, so schlecht ist mein Gedächtnis jetzt auch nicht, aber diese Bereichnamen können sehr lang sein. Das ist durchaus sinnvoll, die sprechend zu benennen, und Sie müssen wirklich jeden Buchstaben richtig haben. Also wer weiß das besser als Excel, fragen Sie jemanden, der was davon versteht. Mit der F3-Taste kriegen Sie z.B. einen Dialog, der alle Bereichsnamen anzeigt. Da kann ich jetzt hier einen auswählen und nach dem OK ist der da aufgenommen. Das ist die eine Variante. Ich werde mit Return erst mal die Formel bestätigen, damit Sie sehen, es funktioniert, und werde sie aber anschließend wieder löschen. Es geht noch schneller, wenn Sie wenigstens den Anfang des Bereichnamens wissen, also "=", Klick auf die Nachbarzelle, mal, und jetzt weiß ich, da war irgendwas mit m. Und dann kommt IntelliSense und schlägt Ihnen mal alles vor, was Excel so mit M kennt, das meiste sind Funktionen, aber wenn Sie nach unten fahren, sehen Sie auch schon, da gibt es einen, der hat auch ein anderes Symbol. Wenn mir jetzt auch "mw" noch eingefallen wäre, dann verkürzt sich die Liste und ich sehe, aha, das ist mein Bereichsname, es können ja auch mehrere sein, die mit "MW" anfangen, z.B. "MWSt ganz", "MWSt halb" wäre eine sinnvolle Angabe. Und dann mit Tabtaste auswählen und dann erst mit Return bestätigen. Sie können es auch komplett tippen, dieser kurze Name, da geht das ja. Aber wenn sie viele Bereichsnamen nutzen, dann sind die schnell sprechend und d.h. auch durchaus mal länger. Lange Rede, kurzer Sinn: Statt $F$1 steht hier jetzt sprechend drin die MWSt. Und falls Sie sich wundern, dass da keine Dollarzeichen drinstehen, Bereichsnamen sind praktisch immer absolut. Sie müssen schon sehr, sehr viele Tricks und Klimmzüge anwenden, damit so ein Bereichsname mal relativ wird. Sie können sich praktisch drauf verlassen, dass es absolut ist. Daher kann ich jetzt an diesem Knubbel per Doppelklick, wenn das schwarze Kreuz zu sehen ist, alle Zellen nach unten kopieren. Per Doppelklick hier sehen Sie, es wird immer noch die absolute Zelle da oben erkannt. Und wenn Sie es einmal nachgucken wollen, hier unter Formeln im Namens-Manager, da stehen alle Bereichsnamen und Sie sehen, hier der zufällige Wert gerade, der da nämlich drin steht, aber vor allem da steckt das Absolute drin, $F$1 in Tabelle1. Da kann man die nachgucken, da kann man sie bei Bedarf auch ändern. Und die sind sehr stabil. Jetzt fällt mir z.B. ein, dass der da oben nicht so hübsch ist. Ich greife schon mal ein bisschen vor und verschieb den, hier an der Kante gedrückt halten, wenn Sie den Vierfachpfeil sehen, gedrückt irgendwo hinschieben, wo Platz ist. Der befindet sich jetzt plötzlich in M16. Die Zelle F1, wenn ich da reinklicke, trägt diesen Bereichsnamen gar nicht mehr, der ist da hinten hingewandert, und diese Formeln hier sind weiterhin funktionsfähig, die halten sich jetzt an die Zelle M16. Wenn ich dort den Wert ändere, achten Sie drauf, was dann hier passiert. Ich mache mal einen ganz hohen Wert. Mit dem Return ändern sich diese Zahlen und in der Folge natürlich die auch. Also der Bereichsname – ich stelle ihn mal wieder auf 19 % – ist sehr stabil, der wandert mit und ich packe wieder an der Kante an und schiebe ihn da oben hin zurück. Und ich könnte ihn jetzt auch in ein anderes Blatt verschieben und Ähnliches. Damit haben Sie sozusagen die besseren Formeln. Und Sie werden bei Gelegenheit sehen, wenn Sie sehr große Tabellen haben, das geht schneller, als man denkt, dann ist es sehr, sehr hilfreich, wenn die Formeln lesefreundlich sind und mit solchen Bereichsnamen arbeiten.