Arbeitsblätter und Arbeitsmappen schützen – Tutorial zu Microsoft Excel

In diesem Video geht es darum, wie Sie Ihre Daten schützen können. Excel sieht hier zwei Schutzmechanismen vor, zum einen können Sie Ihre gesamte Mappe schützen, das heißt, Sie schützen die Struktur Ihrer Mappe und zum anderen können Sie einzelne Blätter schützen. Angenommen, Sie wollen die Gesamtübersicht der Gewinn- und Verlustrechnung für Ihr Unternehmen nicht für jeden sichtbar machen. Deswegen entscheiden Sie sich hier, das Arbeitsblatt Zusammenfassung auszublenden. Sie klicken mit der rechten Maustaste in das Blattregister und wählen den Befehl Ausblenden. Jetzt ist es zwar nicht mehr sichtbar, aber jeder andere Benutzer kann das Blatt mit dem Befehl im Kontextmenü wieder einblenden. Ich brauche hier nur mit der rechten Maustaste in das Blattregister zu klicken, den Befehl Einblenden zu wählen und dann kann ich hier -- das Blatt ist bereits markiert -- mit OK bestätigen und das Batt wird wieder angezeigt. Das heißt, hier ist überhaupt kein Schutz. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Arbeitsmappe explizit von unberechtigtem Zugriff zu schützen. Der zweite Schutzmechanismus ist der Schutz der Blätter. Wenn die Daten zum Beispiel nicht so sensibel sind, wollen Sie sie vielleicht nicht ausblenden, aber zumindest vor dem versehentlichen Überschreiben durch andere schützen. In diesem Fall schützen Sie nicht die Mappe, sondern die Blätter, und im Folgenden stelle ich Ihnen beide Schutzmechanismen vor. Ich beginne mit dem Blattschutz. Sie können immer nur ein Blatt auf einmal schützen, das heißt, nicht mehrere Blätter hier unten markieren und den Schutz in einem Schritt vergeben. In dem Beispiel ist es egal, weil ich möchte ja das Blatt Zusammenfassung nur schützen. Excel geht standardmäßig davon aus, dass alle Zellen gesperrt sind und wenn Sie dann explizit den Blattschutz vergeben, dann sind die Zellen wirklich gesperrt. Das heißt, wenn Sie vor der Vergabe des Schutzes Zellen für die Eingabe zulassen wollen, dann müssen Sie sie zunächst im ersten Schritt entsperren. Es klingt kompliziert, ist es aber gar nicht. In meinem Fall ist es so, dass ich hier alle Zellen geschützt haben möchte, nur in der Kommentarzeile E19 dürfen Daten eingegeben werden. Das heißt, diese Zelle muss ich vorab entsperren. Ich markiere sie, dann drücke ich die Tastenkombination Strg+1, um das Dialogfeld Zellen formatieren zu öffnen. Dann wechsle ich hier zur Registerkarte Schutz und deaktiviere das Kontrollkästchen Gesperrt. Und es gilt jetzt nur für die markierte Zelle. Bestätige mit OK und dann ist diese Zelle entsperrt. Man sieht aber gar nichts. Dann vergebe ich den Blattschutz. Dazu wähle ich auf der Registerkarte Überprüfen die Schaltfläche Blatt schützen. Jetzt kann ich hier noch mehrere Dinge tun, ich kann hier Aktionen zulassen, aber ich möchte eigentlich gar nichts zulassen; ich will auch nicht, dass gesperrte Zellen ausgewählt werden können, deswegen deaktiviere ich das Kontrollkästchen und dann möchte ich ein Kennwort vergeben. Der Schutz ist nur dann ein wirksamer Schutz, wenn Sie ein Kennwort vergeben, weil sonst kann jeder einfach hier oben den entsprechenden Befehl zum Aufheben des Battschutzes wählen. Jetzt gebe ich hier ein Kennwort ein, bestätige mit OK, muss das Kennwort sicherheitshalber noch mal wiederholen, bestätige noch mal mit OK, und jetzt sehen Sie, dass hier oben auf der Registerkarte Überprüfen der Befehl Blattschutz aufheben lautet. Das heißt, es wurde ein Blattschutz vergeben. Wenn ich jetzt versuche, irgendeine Zelle zu markieren, kann ich keine Zelle markieren, das heißt, ich kann auch nirgends irgendwelche Einträge machen. Nur die Zelle E19 ist markierbar und hier kann ich auch Daten eingeben. Das heißt, hier schreibe ich meine Kommentare rein und alle anderen Zellen sind geschützt. Wenn ich den Blattschutz wieder aufheben möchte, dann klicke ich auf der Registerkarte Überprüfen auf Blattschutz aufheben, muss mein Kennwort eingeben zur Sicherheit, bestätige mit OK und der Blattschutz wurde aufgehoben und ich kann jetzt hier wieder beliebig Daten markieren und überschreiben. Nun zum Mappenschutz: Wir haben vorher schon gesagt, angenommen Sie möchten hier dieses Blatt ausblenden, ich klicke mit der rechten Maustaste, wähle Ausblenden, es wird nicht mehr angezeigt. Aber jeder andere kann es wieder einblenden. Wenn ich aber die Struktur meiner Mappe schütze, geht das nicht mehr. Ich habe das, was ich ausblenden möchte, ausgeblendet, dann wähle ich auf der Registerkarte Überprüfen Arbeitsmappe schützen. Dann klicke ich hier drauf, kann hier auch wieder ein Kennwort vergeben, aber ohne Kennwort besteht kein Schutz, weil jeder dann den Schutz wieder aufheben kann. Und mit Kennwort können es nur die Personen, die wissen, welches Kennwort einzugeben ist. Vergebe ein Kennwort, wiederhole das Kennwort und hier ist es so, dass sich der Name des Befehls nicht ändert, der Name Arbeitsmappe schützen wird weiterhin so angezeigt. Auf den ersten Blick ist gar nichts zu sehen, wenn ich jetzt aber mit der rechten Maustaste in die Registerleiste klicke, dann sehen Sie die Befehle zum Arbeiten mit den Registern sind abgeblendet dargestellt, das heißt, ich kann hier nichts wählen, ich kann keine Arbeitsblätter einblenden, ich kann sie nicht ausblenden, die Farbe nicht verändern, nicht verschieben, nicht umbenennen, nicht löschen und auch nicht einfügen. Das heißt, die Struktur der Mappe ist hier absolut geschützt. Und um den Schutz wieder aufzuheben, wähle ich erneut auf der Registerkarte Überprüfen Arbeitsmappe schützen, gebe mein Kennwort ein, bestätige mit OK; der Blattschutz ist aufgehoben. Wenn ich jetzt mit der rechten Maustaste hier reinklicke, kann ich alle Befehle wählen und die Struktur der Arbeitsmappe wieder ändern. Sie können also zum einen die Daten in einem Blatt vor dem Überschreiben schützen und zum anderen die Struktur der gesamten Mappe schützen. Beide Befehle befinden sich auf der Registerkarte Überprüfen. Und denken Sie daran, ein Kennwort für den Schutz zu vergeben, damit der Schutz nur von Personen aufgehoben werden kann, die über das Kennwort verfügen.