Neuen Benutzer anlegen – Tutorial zu Dynamics

Lassen Sie uns gemeinsam in Dynamics 365 einen neuen Benutzer anlegen, diesem eine Sicherheitsrolle zuweisen und damit arbeiten können. Wir befinden uns hier in Dynamics 365 Online, das heißt, in der Cloud-Variante, und in dieser Variante ist es notwendig, dass Sie bevor so einen Benutzer direkt in Dynamics 365 anlegen, diesen zuerst in Office 365 hinterlegen. Ähnlich ist es, wenn Sie ein On-Premise CMB betreiben oder ein On-Premise Dynamics 365, dann müssen Sie zuvor den Benutzer in einem Active Directory aus dem Windows-System als Windows-Benutzer anlegen und können ihn erst dann mittels Neu hinzufügen Wenn ich hier bei On-Premise auf Neu klicke, komme ich zum neuen User-Anlagedialog. Wenn ich hier jetzt in der Cloud bin und auf Neu klicke, kommt ein kleiner Wizard, der mir sagt: Wechseln Sie zu Microsoft Office 365 und legen Sie dort einen Benutzer an. Es wird hier noch erklärt, wie Sie das machen können. Wenn Sie die entsprechende Berechtigung in Office 365 haben, Können Sie aber auch gleich hier sagen Benutzer hinzufügen und Lizenzieren. Ich klicke hier einmal drauf. Damit wechsle ich jetzt hier in Office 365, dass es jetzt hier wirklich von da URL hätte. Es ist portal.microsoft.com. Und hier gehe ich dann nicht auf Dynamics 365, sondern ich muss hier den Bereich haben Admin. Das heißt, ich muss hier wirklich die administrative Berechtigung haben, um hier wechseln zu können. Und im Admin-Bereich gibt es so also hier die Benutzer, und ich kann mir hier die aktiven Benutzer anzeigen lassen. Ich habe jetzt hier meine Benutzer plus schon einen Testbenutzer. Ich füge noch einen Benutzer hinzu. Ich sage einfach Benutzer plus, kann dann hier sagen, das ist da Markus Testbenutzer. Und er kriegt dann einen Anzeigenamen. Der kriegt auch eine E-Mail-Adresse Markus mit meiner Domäne. Ich sage mal, in welchem Standort ist er. Und zu guter Letzt kommt hier die Frage, welche Produktlizenz möchte ich hiermit zuweisen. Das heißt, ich kann nämlich hier sagen, natürlich dass das Kennwort wird generiert, welche Rolle hat er in Office 365, aber für Dynamics ist es wichtig, dass Sie sagen, bei den Produktlizenzen kann ich ihm hier welche zuweisen. Sie sehen jetzt hier, ich habe hier zwei Lizenzen, und zwar Dynamics 365 Lizenz und ich habe eine Office 365 Business Premium Lizenz. Wenn ich ihm hier die Lizenz zuweise, sehen Sie, was eigentlich alles unter dieser Enterprise Edition versteckt ist, und das könnte ich jetzt hier tun, mache mal gleich noch als Zweites. Ich werde ihm auch eine Office 365 Business Premium Edition Lizenz hinzufügen, weil hier ist zum Beispiel keine Mailintegration dabei. Da ist zwar SharePoint dabei, Project Online und Dynamics. Das ist hier der P1, der ist wichtig. Aber hier kann ihm auch nochmal Office Tools zuweisen. Das einzige, was Sie aufpassen müssen, ist Folgendes: Sie sehen hier, es gibt einen SharePoint Online Plan 2, und bei dieser Lizenz ist auch ein SharePoint dabei, und zwar SharePoint Online Plan 1. Die beiden zusammen sind nicht kompatibel. Hier kann ich etwas sagen. Ich will diese eine Variante hier herunten weg. Dann kann ich auch die Lizenz zuweisen. Ich habe jetzt den Markus Testbenutzer angelegt, sage hier E-Mail senden und schließen. Das heißt, ich habe jetzt hier meine Benutzer in Office 365 angelegt. Und sobald dieser Benutzer sowie ich hier eine Produktlizenz haben, für Dynamics 365, dann werden diese Benutzer auch in Dynamics angelegt. Das kann ein paar Minuten dauern. Ich wechsle jetzt wieder zurück in mein Dynamics. Das ist wieder Menüstruktur hier oben. Haben wir immer wieder die Möglichkeit, einzelne Apps aufzurufen. Ich kann es auch hier nochmal machen. Und wenn ich jetzt hier im Startschirm bin, kann ich mir meine angepassten Apps aussuchen. Sie sehen jetzt hier Dynamics 365 Custom. Das ist quasi meine angepasste Variante beziehungsweise auch den CRM Hub. Das ist neuer User Interface. Wir arbeiten aktuell im klassischen User Interface. Das werde ich in meinem Fall auch gleich mal anheften, das heißt, wenn Sie hier auf die drei Punkte klicken, können Sie sagen Diese App anheften, dann ist immer hier oben und ich finde gleich den richtigen Menübutton. Um hier einzusteigen, komme auf meinen Startschirm und gehe jetzt aber zu meinen Benutzerberichtigungen beziehungsweise sehe schon hier oben, ich als Administrator bekomme die Warnung, Neuem Benutzer müssen Sicherheitsrollen zugewiesen werden, denn wir haben jetzt neue Benutzer angelegt, weil wir ihnen eine Lizenz gegeben haben. Nur mit der zugewiesenen Lizenz alleine können Sie noch nicht in Dynamics 365 einsteigen. Dazu müssen Sie auch eine Rolle haben. Ich kann entweder hier drauf klicken direkt oder ich gehe über die Navigation Einstellungen > Sicherheit > Benutzer und sehe jetzt hier den Markus Testbenutzer, den wir vorher gerade angelegt haben. Der Filter ist auf Aktivierte Benutzer. Sie sehen hier, es gibt jede Menge Filter, die ich hier schon hätte, unter anderem auch einen, mit der die noch keine Berechtigungen haben. Benutzer ohne zugewiesene Sicherheitsrollen, damit würde ich sehen, mein Markus Testbenutzer hat jetzt noch keine Sicherheitsrolle. Der kann noch nicht ins System einsteigen. Welche Möglichkeiten habe ich jetzt hier? Ich kann hier diese Zeile markieren, könnte den bearbeiten, aber zum Beispiel auch sagen Rollen verwalten. Das heißt, hier ist der Menüpunkt, um das hier zu tun. Das kann ich jetzt hier machen. Das sind Rollen, die Microsoft standardmäßig mitinstalliert. Die werden wir uns in einer der Folge wie das im Detail noch ansehen. Hier kann ich aber sagen, dieser Benutzer ist zum Beispiel ein Planer und kriegt noch ein anderes Recht wie zum Beispiel den Vertriebsleiter oder Wissensmanager. Das heißt, Sie können hier einem Benutzer mehr Rollen zuweisen. Ich sage mal hier OK. Und sobald er eine Rolle hat, zu mindestens eine Rolle, kann er auch ins System einsteigen und hier arbeiten. Abhängig von der zugewiesenen Sicherheitsrolle sieht der Mitarbeiter dann unterschiedliche Menüpunkte, das heißt, ich sehe nur die Firmen, wenn ich auch zugriffsberechtigt bin. Also ich muss zumindest ein Leserecht auf Firma haben und so weiter. Gehen wir nochmal kurz zu unseren Benutzern rein. Also ich sehe immer noch hier die Meldung, weil der Franz Testbenutzer auch noch keine Rolle hat, auch die können wir hier zuweisen. Dann haben hier alle Benutzer auch eine Rolle. Schauen wir nochmal kurz meine Rolle hier an. Wenn ich hier auf Rollen gehe, werde ich hier sehen, ich bekomme schon einige ohne zugewiesen und bin vor allem Systemadministrator. Systemadministrator ist eine Berechtigung, die Vollzugriff auf alles hat und es muss immer mindestens einen Benutzer im System geben, der Systemadministrator ist. Der letzte Benutzer, der die Rolle Systemadministrator hat, kann nicht disabled werden. Denn wie kann ich zum Beispiel hier wieder sagen, ich möchte eine Lizenz frei haben beziehungsweise wegbekommen. Dann kann ich in Dynamics 365 das folgende Maßen tun, indem ich in Office 365 dem Benutzer die Berechtigung wegnehme, wird die Lizenz entzogen, und damit wird dieser Benutzer auch disabled und kann nicht mehr mit dem System arbeiten. Ich kann aber einen Benutzer nicht löschen. Warum kann ich den nicht löschen? Weil ein Benutzer auch der Besitzer von Datensätzen ist und einmal im System muss auch im System gespeichert bleiben. Was ich aber machen kann? Ich kann jetzt hier einen Benutzer hier mir öffnen, zum Beispiel diesen Franz Testbenutzer und habe hier noch ein paar Menüpunkte, die ich hier machen kann. Wenn wir dann auch noch sehen, ich kann in meinem Team beitreten, ich kann seine Rollen noch hierinnen verwalten und ich kann aber auch sagen Datensätze neu zuweisen. Das heißt, ich kann mich hier ärgern und sage jetzt, alle Datensätze, die dieser Benutzer hat, die möchte jemandem anderen zuweisen. Klassisch, bevor ich diesem Benutzer hier die Lizenz wegnehme, würde ich sagen, ich weise die einem anderen Benutzer zu und kann zum Beispiel hier sagen, der Markus Testbenutzer bekommt alle Datensätze als Besitzer nun, die vorher dieser Benutzer hatte. Hier ist so ein klassischer Prozess beim Aufräumen, meinem Benutzer was die Lizenz entzogen wird. Das kann ich hier machen. Was sehen wir hier sonst noch am Benutzer? Am Benutzer selber sehe ich auch immer, in welchem Team er gerade drinnen ist. Wir werden auf die Teams noch im Detail kommen, in welchen Unternehmenseinheiten er auch ist. Auch das ist eine Eigenheit. Die Unternehmenseinheit kann ich entsprechend auch steuern, indem ich sage Unternehmenseinheit ändern. Wenn Sie die Unternehmenseinheit ändern, passiert noch Folgendes: Alle Berechtigungen, Alle User Rollen, die dieser Benutzer jetzt hier hat, werden ihm entzogen und er startet wieder mit einer leeren Berechtigungsstruktur. Das heißt, ich muss mich darum kümmern, wenn ich die Unternehmenseinheit wechsle, dass ich danach dem Benutzer auch wieder Rollen zuweise. Natürlich kann dieser auch die Rollen über das Team bekommen. Dazu brauche ich jetzt dann unter Teams und Unternehmenseinheit etwas mehr. Was hat der Benutzer noch? Jeder Benutzer hat hier unter Verwaltung auch seinen Zugriffsmodus. Hier könnte ich sagen Lesen, Schreiben, Administrator da nicht interaktiv, dass er kann sich nicht anmelden, klassische Service User, während der Administrator keine Berechtigung beziehungsweise keine Lizenz braucht, aber damit auch keinen Zugriff auf Daten hat. Das heißt, hier haben Sie nochmal welche Lizenz gebraucht, und bei den Details können Sie halt weitere Daten hier eingeben. Damit hätten wir den Benutzer mal grundlegend durchgesprochen, das heißt, der Benutzer wird in Dynamics 365 in der Cloud-Variante, in Office 365 angelegt. Er braucht eine entsprechende Lizenz und damit er am Ende des Tages arbeiten kann, muss er auch eine Rolle haben. Zwischen in Office 365 eine Lizenz zuweisen und der Sichtbarkeit in Dynamics 365 können mehrere Minuten auch vergehen, also nicht versagen, wenn hier der Benutzer nicht gleich sichtbar ist. Spätestens nach zehn bis fünfzehn Minuten sollte das erledigt sein.