Das Rollencenter – die Startseite im Überblick – Tutorial zu Dynamics 365 Business Central

Die Startseite in Business Central, das wissen Sie vielleicht, die wird auch Rollencenter genannt. Und dieser Name, der kommt nicht von Zufall, sondern der hat eine bestimmte Bedeutung. Der Grund für diesen Namen ist, dass wenn Sie in die Anwendung einsteigen, dann ist Ihr Benutzer einer bestimmten Rolle zugeordnet. Was bedeutet, das "er einer bestimmten Rolle zugeordnet"? Das können Sie am besten hier sehen, wenn Sie rechts oben das Symbol, dieses Zahnrad-Symbol, anklicken und dann das Fenster "Meine Einstellungen" öffnen, indem Sie hier auf den entsprechenden Link klicken. Im Fenster "Meiner Einstellungen" sehen Sie die Ihnen aktuell zugeordnete Rolle, die in den Demo-Daten meistens diese Geschäftsführer-Rollencenter ist. Aber wenn Sie rechts davon auf diesen Button mit den drei Punkten klicken, dann können Sie sehen, dass wesentlich mehr Rollen innerhalb von Business Central zur Verfügung stehen. Und je nachdem, wofür Sie sich jetzt interessieren, ich wähle hier vielleicht mal den Projektmanager, können Sie das Rollencenter wechseln. Wenn Sie die Rolle wechseln, wechselt sich automatisch das Rollencenter, das heißt, die Anwendung lädt automatisch die Startseite neu und Sie können sehen, wie die Startseite jetzt aussehen würde, wenn Sie anstelle in der Rolle Geschäftsführer hier in der Rolle des Projektleiters oder des Projektmanagers wären. Diese Rollen sind vom Hersteller Microsoft vordefiniert. Das bedeutet, man hat sich ein wenig Gedanken darüber gemacht, welche Rollen in einem Unternehmen vorkommen und auf Basis dieser Information dann die entsprechenden Rollencenter hier erzeugt. In der Praxis ist es allerdings häufig auch so, dass das bereuende IT-Unternehmen dann im Projekt oftmals auch neue Rollen definiert und daher auch neue Rollencenter anlegt. Es hängt jetzt davon ab, in welcher Rolle Sie eigentlich sind, ob Sie mit einem dieser beiden Geschäftsführer-Rollencenter fortsetzen wollen oder nicht. Das überlasse ich Ihnen. Wichtig ist für Sie einmal zu wissen, dass Sie das Rollencenter wechseln können, was die Rolle bedeutet und welche Rollen es hier in der Anwendung gibt. Jede Rolle und das dazugehörige Rollencenter hat dann auf der Startseite verschiedene Elemente, die der Rolle zugeschnitten sind, aber, ebenfalls in jedem dieser Rollencenter beinhaltet, können Sie hier über diese drei Striche, das Symbol, das Sie etwas weiter rechts am Bildschirm finden, auch alle verfügbaren Geschäftsfunktionen anzeigen. Das bedeutet, wenn ich mir diese Ansicht öffne, sehe ich einerseits Elemente, die ich vielleicht sogar auf der Startseite schon sehen konnte. Andererseits sehe ich hier allerdings auch Elemente und Aktionen, die auf der Startseite nicht angezeigt wurden, weil sie in der Praxis vielleicht nicht so häufig im Einsatz sind. Trotzdem, gelegentlich oder punktuell möchte ich diese da oder dort einsetzen. Und aus diesem Grund kann ich eben mit dieser Funktion auch Menü-Elemente anzeigen, die sich auf meiner Startseite vielleicht nicht befinden. Natürlich gibt es hier auch eine entsprechende Suchfunktion. Gebe ich hier also "Verkauf" als Suchbegriff ein, werden mir alle Elemente, die hier "Verkauf" sozusagen in der Bezeichnung beinhalten, auch angezeigt. Und ich kann natürlich auch entsprechend weiter springen. Wenn Sie auf "Weitere Rollen entdecken" klicken, dann bekommen Sie so etwas wie eine abteilungsorientierte Übersicht. Sie sehen also dann nicht die Startseite, Sie sehen nicht im Menü-Elemente jetzt in einer konsolidierten Form, sondern Sie sehen so etwas wie Abteilungen, das Personalwesen, die Produktion, Projekte und können jetzt, weil Sie vielleicht gar nicht wissen, wie das Element heißt, hier abteilungsorientiert vorgehen und an der ein oder anderen Stelle, ja, schauen, ob es einen Punkt gibt, den Sie vielleicht schon gesucht haben. Sei es ein spezieller Bericht im Einkauf, im Verkauf und oder in der entsprechenden Produktion. Ja, Sie sehen auch die Kategorisierung der Elemente selbst. Also möchte ich alle anzeigen, nur Berichte und Analysen oder eben Verwaltungselemente. Und so können Sie Schritt für Schritt hier sich ein bisschen einen Überblick beschaffen von all jenen Elementen, die Sie auf der Startseite gar nicht gesehen haben und wo Sie sich gefragt haben: "Was durchsucht das System eigentlich, wenn ich hier die globale Anwendungssuche verwende?" Zurück noch einmal zur Startseite, indem Sie auf den Mandantennamen klicken. Das heißt, die Startseite, die beinhaltet neben den rollenspezifischen Elementen eben auch diese Übersicht der Geschäftsfunktionen. Und das ist auch abschließend eine sehr gute Zusammenfassung. Die Startseite soll nicht nur ein Einstiegspunkt sein, um jetzt mit Business Central zu arbeiten und vielleicht bestimmte Daten zu erstellen oder da oder dort bestimmte Bewegungsdaten vorzunehmen. Die Startseite, das Rollencenter, soll auch eine Übersicht zu bestimmten Zahlen zeigen, zu Informationen und als Informationscenter dienen, sodass Sie für bestimmte Dinge eben nicht jedes Mal extra einen Bericht starten müssen oder eine Auswertung hier in irgendeiner Form filtern müssen, damit Sie an diese Zahl kommen, sondern direkt platziert auf Ihrer Hauptseite die wichtigsten Informationen, die für Ihre tägliche Arbeit notwendig sind. Das ist das Rollencenter. Die einen sagen: "Ich nenne es Startseite," die anderen sagen: "Ich nenne es Homepage". Wie immer Sie es auch bezeichnen möchten, wichtig ist, dass Sie jetzt gerade gelernt haben, dass es deswegen Rollencenter heißt, weil dem jeweiligen Benutzer eine Rolle zugeordnet ist. Hinter dieser Rolle stecken Aufgaben. Und für diese Aufgaben hat man sich eine Benutzeroberfläche überlegt. Und um all diese Wörter und diesen Satz hier jetzt nicht jedes Mal sagen zu müssen, hat man dem Ganzen den Begriff Rollencenter gegeben. Und welche Rolle Sie dann in der Praxis einsetzen, das dürfen Sie oder Sie gemeinsam mit Ihrem Administrator entscheiden.