Effektive virtuelle Chefentlastung

Auch vor der Corona-Pandemie wurde in vielen Unternehmen bereits remote gearbeitet. Das ist nicht immer eine Wunschform für viele Assistenzen, dennoch zeigt es uns auf, dass dies der gewählte Weg der Zukunft sein wird für zahlreiche Organisationen. Eine besondere Herausforderung ist hier die Chefentlastung. Ich weiß selber sehr genau, was es bedeutet, den Chef im Büro zu managen, ihn im Griff zu haben und rechtzeitig von Termin A nach B zu schicken. Und nun soll dies alles virtuell gelingen? Für viele noch immer eine schier herausfordernde Arbeit. Die goldene Regel gilt hier mehr denn je: eine transparente und regelmäßige Kommunikation auf beiden Seiten. Sie brauchen als Team feste Austauschzeiten. Sicherlich haben Sie über die Jahre hierzu schon erfolgreiche Modelle entwickelt: einmal die Woche, mehrfach in der Woche etc. Ich empfehle immer gerne kurze und kompakte Fünf-Minuten-Catch-ups, morgens einen Check-in, um sich auf die Ziele des Tages zu synchronisieren und kurzfristige Anpassungen vorzunehmen und abends einen Check-out, um den Tag Revue passieren zu lassen und in die Reflektion zu gehen. Viele Vorgesetzte glauben, es funktioniert auch ohne diese Rücksprachen. Davon kann ich nur abraten und Sie ermutigen, dies einzufordern, denn nur so erfahren Sie, wie Ihr Chef tickt und was ihn umtreibt. Dies ist essenziell für die Arbeit einer Assistenz. Planen Sie mehr denn je Pufferzeiten für Ihren Chef ein. Manchmal denkt man, es geht doch alles viel zu schnell: aus einem virtuellen Meeting ausgewählt und schon ins nächste einwählen. Genau das ist der Knackpunkt. Auch hier braucht es kleine Verschnaufspausen, die Minuten, um sich schnell noch die letzten Notizen zu machen und sich für das nächste Meeting kurz einzulesen. Planen Sie großzügig, Ihre Chefin wird es Ihnen danken. Das Ablagesystem ist manchmal ein Fass ohne Boden, aber auch hier gilt es, stets für Ordnung und Struktur zu sorgen. Gerade aus dem virtuellen Arbeiten heraus ist es wichtig, dass Dokumente schnell und unkompliziert gefunden werden. Genauso gut braucht es eine feste Vorgabe der Benennung der Daten, damit kein Chaos entsteht. Ich empfehle immer ein Datum, Thema und Kürzel der Person, die es einstellt. Auch Projekte laufen aus dem virtuellen Büro weiter. Die oftmals langwierigen Projektmeetings via Konferenztool sollten gut organisiert sein. Assistenzen sollten hierbei auf folgende Faktoren achten: klare Agenda, sprich wer, wo, wann und warum; gute Moderation/Zeitbeauftragte; Technik, die begeistert; übersichtliche Anzahl der Teilnehmer. Bringen Sie sich zudem immer in das Geschehen ein. Die Teilnahme an virtuellen Meetings, die oftmals durch Sie aufgesetzt werden, ist ein fester Bestandteil. So treffen Sie auch das Team und gegebenenfalls auch Kunden. Auch dieser Austausch ist wichtig. Entlasten Sie Ihre Vorgesetzten, wo es nur geht. Bieten Sie zugleich einmal an, ein Meeting zu übernehmen, zu moderieren oder gar als Vertretung für die Führungskraft zu agieren. Das sind spannende neue Rollen, die für Sie in solch einer herausfordernden Transformationsphase warten können. Greifen Sie zu, testen Sie aus, machen Sie auch unbedingt Fehler. Aber lernen Sie daraus und machen Sie die Dinge das nächste Mal anders, besser eben. Wichtig und äußerst essenziell ist hierbei aber die freie Leine des Chefs. Klären Sie immer ganz klar Ihre Rolle: Welche Rechte und Pflichten erwarten mich jetzt im virtuellen Büro? Läuft alles so weiter wie zuvor oder wie stelle ich mich auf? Was erwartet meine Chefin von mir? Diese Fragen sollten zuallererst offen und transparent diskutiert werden, bevor Sie loslegen.