Zusammenspiel mit anderen Apps

Mit Power Automate können Sie auch automatisiert Aufgaben erstellen, um diese dann nach und nach abzuarbeiten. Damit behalten Sie den Überblick und konzentrieren sich auf das Wesentliche. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie mittels Power Automate und Vorlagen Aufgaben erstellen und Ihren Teammitgliedern zuweisen können. Lassen Sie uns anfangen. In der oberen linken Ecke auf der Startseite von office.com wähle ich den App Launcher aus und öffne Power Automate. Von hier aus wähle ich im linken Bereich Vorlagen. Die Vorlagen sind nach Beliebtheit sortiert. Über den Vorlagen befinden sich Registerkarten. Diese zeigen verschiedene Kategorien an. Der Flow, den ich erstellen möchte, wird ausgelöst, wenn eine Kundin oder ein Kunde das Kontaktformular ausfüllt. Wir benötigen also Forms für das Formular und für die Aufgaben benötigen wir den Planner. Geben Sie dazu einfach im Suchfeld die entsprechenden Suchbegriffe ein. In meinem Fall gebe ich "forms" und "planner" ein. Im Anschluss werden Suchergebnisse angezeigt mit Flows, die diese Tools beinhalten. Ich wähle "Aus Microsoft Forms eine Aufgabe in Planner erstellen und Nachricht in Teams posten" aus. Auf diese Weise kann ich die eingehenden Anfragen in Planner verfolgen und mein Team benachrichtigen, wenn eine neue Kundin oder ein Kunde das Formular ausgefüllt hat. Sie erhalten im nächsten Schritt eine Übersicht über die Vorlage, die Sie ausgewählt haben. Im unteren Bereich werden die Verbindungen angezeigt: Microsoft Forms, Planner und Microsoft Teams. Wählen Sie Weiter. Bevor Sie mit dem Hinzufügen der einzelnen Inhalte und Optionen beginnen, versichern Sie sich kurz, dass es sich um Ihren gewünschten Flow handelt. Dieser Flow wird ausgelöst, wenn eine neue Formularantwort gesendet wird. Es verwendet die Details der Antwort, um eine Aufgabe zu erstellen und veröffentlicht dann eine Nachricht in Teams. Für unseren Fall perfekt. Ich wähle das "Kontaktformular für Neukunden" im Trigger aus. Dies habe ich im Schritt "When a new response is submitted" eingestellt. Einzelne Punkte werden hier in Englisch dargestellt. Die Vorlage wurde in englischer Sprache zur Verfügung gestellt, deshalb sind Trigger und Aktionen in Englisch beschriftet worden. Wiederholen Sie den Vorgang dann mit demselben Formular im Schritt "Get response details". Die Antwort-ID wird von der Vorlage vorab bereits ausgefüllt. Im Abschnitt "Create a task" verwende ich für die Plan-ID einen vorhandenen Plan mit dem Namen "Anfragen von Neukunden". Als Titel für die Aufgabe gebe ich "Neuen Kund:innen kontaktieren" ein. Zusätzlich greife ich auf die dynamischen Inhalte zurück für Nachname und E-Mail. Ich lasse die weiteren Felder, die Bucket-ID in dieser Aktion leer. Diese Aufgabe möchte ich Joni zuweisen und gebe deshalb ihre E-Mail-Adresse im Feld "Zugewiesene Benutzer-ID" ein. Schließlich richte ich im Abschnitt "Post message in a chat or channel" eine Benachrichtigung ein. Diese Benachrichtigung soll im Kanal "Anfragen" veröffentlicht werden, sodass alle Teammitglieder sehen können, dass eine neue Anfrage gestellt wurde. Ich belasse die ersten beiden Optionen "Veröffentlichen als" und "Veröffentlichen in" auf ihren Standardeinstellungen. Flow hat einen automatisierten Bot, der eine Nachricht im Kanal meines Teams postet. In der Option Team wähle ich das Team Sales-Team aus und im Anschluss den Kanal Anfragen. Abschließend fülle ich meine gewünschte Nachricht in der Option Meldung ein. Auch hier füge ich dynamischen Inhalt ein. Jetzt wird das gesamte Team informiert. Um den Flow zu speichern, wähle ich rechts oben Speichern aus. Prüfen Sie immer vorab Ihren Flow über die Flowprüfung. Mir werden keine Fehler oder Warnungen angezeigt. Im zweiten Schritt können Sie Ihr Formular testen über die Schaltfläche Test, dann Manuell auswählen und erneut auf Testen klicken. Isaiah hat dieses Formular geöffnet und sendet eine Test-Antwort, Wenn das Formular abgeschlossen wird bzw. die Daten übertragen werden, wird der Flow automatisch ausgeführt. Ich sehe, dass der Flow erfolgreich war. Der Flow hat jetzt eine Aufgabe im Planner erstellt und Joni zugewiesen und zusätzlich eine Benachrichtigung im Kanal Anfragen veröffentlicht. Die Vorlagen in Power Automate sind eine gute Möglichkeit, um eigene Flows zu erstellen oder nachzubauen. Wahrscheinlich ist auch Ihr benötigter Flow bereits in den Vorlagen. Vorlagen können aber auch ergänzt und angepasst werden. Nehmen Sie sich etwas Zeit und stöbern Sie in den Vorlagen. Sie werden schnell das Passende finden.