Ihren ersten Power Automate-Flow erstellen

Automatisierung kann ein wahrer Helfer im Alltag sein. Auch die Kommunikation mit Kundinnen und Kunden kann durch solche Prozesse übernommen oder vereinfacht werden. Mit Power Automate können Sie bspw. auf neue Kundenanfragen sofort reagieren. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie einen Flow erstellen. Dabei wird eine automatische E-Mail versendet, sobald ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin ein Microsoft-Formular abschließt bzw. sendet. Der Kunde erhält eine direkte Eingangsbestätigung und fühlt sich besser aufgehoben. In diesem Beispiel benutze ich das Kontaktformular für potenziellen Neukundinnen und Kunden. Hier können Kundinnen und Kunden ihre Kontaktdaten hinterlassen und angeben, an welcher Dienstleistung Sie interessiert sind. Sie sollen eine automatische Antwort erhalten, sobald sie die Umfrage abgeschlossen bzw. ihre Daten gesendet haben. Das soll ihnen zeigen, dass die Daten bei mir angekommen sind. Mit Power Automate werde ich einen Flow erstellen, um genau diese automatische Antwort zu senden. In der oberen linken Ecke auf der Startseite von Office.com wähle ich den App-Launcher aus und öffne Power Automate. Wählen Sie im linken Bereich Erstellen aus, um einen neuen leeren Flow zu erstellen. Danach wähle ich "Automatisierter Cloud-Flow". Diese Option wählen Sie, wenn Sie einen Flow mit einem Trigger starten möchten. Ein Trigger ist ein Ereignis, das Eintritt und den Flow auslöst. In diesem Fall verwende ich diese Option, da ich möchte, dass der Flow startet, wenn jemand das Formular ausfüllt. Sobald Sie die Option auswählen, öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie den Flow benennen und den Trigger auswählen. Ich werde diesen Flow "Automatische Antwort" nennen. Im Bereich der Trigger listet Microsoft bereits die am häufigsten genutzten Trigger auf. Ich wähle hier "Bei Übermitteln einer neuen Antwort" aus und klicke dann auf Erstellen. Sie gelangen jetzt in den Bearbeitungsmodus des Flows. Hier kann ich jetzt das Formular "Kontaktformular für Neukunden" auswählen. Der Floh wird also jetzt jedes Mal ausgelöst, wenn dieses Formular ausgefüllt wird. Es kann passieren, dass Sie sich bei Microsoft Forms erst anmelden müssen, bevor Sie Ihr Formular auswählen können. Für den weiteren Verlauf des Flows benötigen wir einige Daten aus dem Formular. Darunter fallen der Name und die E-Mail-Adresse des Neukunden bzw. der Neukundin. Um die Daten abzurufen, wählen Sie "Neuer Schritt". In der Suche können Sie jetzt nach Aktionen suchen. Ich gebe hier Antwortdetails ein. Ich finde hier die Aktion "Antwortdetails abrufen". In der Aktion gebe ich wieder für das Formular "Kontaktformular für Neukunden" ein. Für die Antwort-ID wähle ich einen dynamischen Inhalt. Ich wähle aus dem Bereich "Dynamischer Inhalt" die Antwort-ID aus. Dabei handelt es sich um die Antwort-ID, die Microsoft Forms bei Abschluss des Formulars automatisch generiert. Da ich jetzt die Details aus dem Formular abgerufen habe, kann ich zum zweiten Schritt der automatischen E-Mail übergehen. Auch für diesen Schritt klicke ich auf "Neuer Schritt". Im Anschluss wähle ich unterhalb der Suche die Kategorie Standard aus. Ich möchte, dass die E-Mail aus meinem geschäftlichen Postfach versendet wird und wähle deshalb Office 365 Outlook aus. Mit Mail könnten Sie aber genauso E-Mails von anderen Anbietern versenden. Aus den verschiedenen Aktionen wähle ich "E-Mail senden (V2)" aus, wobei das V2 hier für die zweite Version steht. Aktionen können aktualisiert werden und erscheinen dort als neue Version. Im Feld "An" wähle ich "Dynamischen Inhalt hinzufügen" aus und verwende die vom Kunden bzw. von der Kundin bereitgestellte E-Mail aus. Als Betreff gebe ich "Ihre Anfrage" ein. Damit die Nachricht an den Kunden bzw. die Kundin sich persönlich anfühlt, füge ich den Vornamen des Formularabsenders bzw. der Absenderin in den Text ein. Dazu greife ich wieder auf die dynamischen Inhalte zurück. Dazu wähle ich "Dynamischen Inhalt hinzufügen" aus und anschließend Vorname. Ich gebe meinen Text ein. Nachdem Sie Ihren Flow erstellt und eingerichtet haben, klicken Sie oben rechts auf Speichern. Im Anschluss können Sie Ihren Flow testen. Meinen Flow überprüfe ich im ersten Schritt auf Fehler. Klicken Sie dazu oben auf Flowprüfung. Mir werden keine Fehler oder Warnungen angezeigt. Im zweiten Schritt, können Sie einen weiteren Test durchführen. Klicken Sie dazu oben rechts auf Test und anschließend auf Manuell und erneut auf Test, Isaiah hat das Formular geöffnet und wird es ausfüllen und senden. Sobald das Formular abgeschlossen bzw. die Daten gesendet werden, wird der Flow automatisch ausgeführt. Aufgrund der grünen Haken, sehe ich, dass der Flow erfolgreich durchgelaufen ist. Michael hat eine automatische Antwort erhalten. In diesem Video haben Sie gesehen, wie Sie in wenigen Schritten einen eigenen Flow erstellen können. Power Automate kann Ihnen im Arbeitsalltag wiederholende Tätigkeiten abnehmen, und Sie konzentrieren sich auf Ihre Kerntätigkeiten und haben mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Sie können außerdem Prozesse vereinfachen und automatisieren.