Daten in Excel verwalten

Die Grundlage einer guten Datenauswertung ist die Möglichkeit, Daten so zu sortieren und zu verwalten, dass die wichtigsten Informationen sofort ersichtlich sind. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie mithilfe von Excel Ihre Daten so sortieren und filtern, dass Sie schnell Informationen finden, die Sie benötigen. In der oberen linken Ecke von office.com wähle ich den App-Launcher aus und öffne Excel. Hier öffne ich den Beispiel-Bericht für Bestellungen. Sie finden dieses Dokument in Ihren Übungsdateien. In unserem Beispiel möchte ich nach einer ganz bestimmten Bestellung suchen. Um nach etwas zu suchen, verwende ich die Suchen- und Auswählen-Funktion aus dem oberen Menüband. Ich wähle Suchen und gebe die entsprechende Auftragsnummer ein. Durch das Klicken auf Weitersuchen hebt Excel die entsprechende Zelle hervor. Sie können diese Funktion auch nutzen, um nach allen Artikeln eines bestimmten Kunden zu suchen. Ich gebe hier z.B. "Good Toys" ein und wähle "Alle suchen". Dadurch bekomme ich alle Zeilen angezeigt, in denen der Name enthalten ist. Um Bestellungen pro Kunde einfacher zu finden, sortiere ich die Daten nach Kundenname. Zuerst wähle ich die entsprechende Zeile aus, gehe dann im Menüband auf "Sortieren und Filtern", hier wähle ich "Absteigend sortieren" aus. In unserem nächsten Beispiel nehmen wir an, wir möchten die Verkäufe aufsteigend angezeigt bekommen. Dazu klicke ich auf die erste Zelle der Spalte Gesamtsumme und wähle dann Sortieren und Filtern > Aufsteigend aus. Excel ermöglicht es Ihnen auch, nach Daten zu filtern, dadurch können Sie sich genau die Daten anzeigen lassen, die Sie auch sehen möchten. Für dieses Beispiel navigiere ich unten auf das Blatt Bestellungen. Hier suche ich wieder nach den Aufträgen von "Good Toys". Ich gehe im oberen Menüband auf den Reiter Daten und füge meiner Tabelle eine Filterung über den Button Filter hinzu. Dadurch wurde jeder Überschrift ein Drop-down-Menü hinzugefügt. Dieses Menü ermöglicht es mir nun, Filter-Werte einzugeben. Ich wähle das Drop-down-Menü der Spalte Kund:in, entferne dort den Haken aus "Alles auswählen" und wähle nur den Kunden "Good Toys" aus. Mir werden jetzt alle Bestellungen für "Good Toys" angezeigt. Weitere Kundinnen und Kunden kann ich hinzufügen, indem ich sie ganz einfach im Drop-down-Menü auswähle. Ich füge unserem Beispiel noch "Action Bicycle Specialists" hinzu. Meine Filterauswahl kann ich im Drop-down-Menü aufheben, indem ich auf "Filter aus 'Kunde' entfernen" klicke. Excel bietet auch die Möglichkeit, eine Tabelle nach mehreren Spalten zu sortieren. Ich sortiere in unserem Beispiel zuerst nach Kund:in und dann nach der Gesamtsumme. Dazu gehe ich im Menüband wieder auf Daten und wähle die "Benutzerdefinierte Sortierung" aus. In diesem Dialogfeld habe ich die Möglichkeit, die zu sortierende Spalte und deren Sortierreihenfolge auszuwählen. Ich sortiere im ersten Schritt nach der Spalte Kund:in. Um eine weitere Spalte hinzuzufügen, wähle ich Hinzufügen und gebe dann Gesamtsumme an. Wähle "Absteigend sortieren" aus und bestätige mit OK. In der Tabelle werden jetzt die Umsätze pro Kunde bzw. pro Kundin absteigend sortiert dargestellt. Sie haben jetzt verschiedene Möglichkeiten gesehen, um Daten in Excel zu suchen und auch nach unterschiedlichen Kriterien zu sortieren. Testen Sie dieses Feature doch am besten gleich selbst in Ihrer Excel-Datei.