Vertriebsassistenz & Marketing (m/w/d)

Wir entwickeln und produzieren mit gut 100 Mitarbeitenden in Büro-, Labor- und gewerblichen Berufen komplexe, innovative und unverwechselbare Premium-Aromen für Smoke, Shisha, Smoke-Free, Vape, alkoholische und alkoholfreie Getränke sowie Tee. Unsere Kunden rund um den Globus lieben unsere in Hamburg hergestellten Aromen und Destillate, und wir beliefern sie seit über 90 Jahren leidenschaftlich gerne!

Sie möchten das serviceorientierte Rückgrat unseres Vertriebsteams und des Marketing sein und diese durch effiziente Organisation und reibungslose Abläufe unterstützen?

Sind Sie ein Organisationstalent, das in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick behält und durch Kommunikationsstärke sowie Zuverlässigkeit überzeugt? Sie haben Freude daran, Termine und Reisen zu koordinieren, Büroprozesse zu optimieren und Kundenbesuche zu organisieren? Dann kommen Sie zu uns und tragen Sie maßgeblich zum Erfolg unseres Vertriebsteams bei.

Aufgaben

Terminplanung Und -koordination

• Organisation und Abstimmung von internen und externen Terminen für das Vertriebsteam.
  
  

Reiseplanung Und -buchung

• Organisation und Buchung von Bahn- und Flugtickets.
• Reservierung von Hotelzimmern, Mietwagen und Flughafentransfers am Zielort.
• Erstellung und Verwaltung von Reisekostenabrechnungen nach Reisen.
  
  

Allgemeine Büroorganisation

• Verwaltung von Terminen und Kalendern.
• Organisation und Verwaltung von Ablagesystemen.
• Abwicklung von Post- und Kuriersendungen.
  
  

Organisation Von Kundenbesuchen

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen.
• Buchung von Besprechungsräumen und Organisation der Bewirtung.
• Reservierung von Restaurants und ggf. Hotelzimmern für Kunden.
• Bereitstellung von Informationsmaterialien und Präsentationen für Meetings.
• Empfang und Betreuung von Besuchern.
  
  

Erstellung Von Dokumenten

• Erstellung und Pflege von Excel-Dateien.
• Erstellung und Anpassung von PowerPoint-Präsentationen.
  
  

Koordination Von Werbematerialien

• Bestellung und Versand von Werbeartikeln und -geschenken.
• Verwaltung des Werbemittelbestands.
  
  

Pflege Und Überwachung Von Provisionsregelungen

• Hinterlegung und Pflege der Provisionsregelungen für Agenten und Vertriebsmitarbeiter im ERP-System.
• Überwachung und Nachverfolgung der Provisionszahlungen.
  
  

Urlaubsvertretung der Assistentin der Geschäftsleitung und am Empfang

Profil

Das alles schaffen Sie souverän, weil Sie folgendes mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Europasekretär:in oder vergleichbare Qualifikation.
• Nachweisbare Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem anspruchsvollen kreativen Umfeld.
• Ausgezeichnete Fertigkeiten in der Verwendung von MS Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) sowie von ERP-Systemen.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und das Geschick, mehrere Aufgaben zu organisieren und parallel im Blick zu haben, zu koordinieren und nachzuhalten.
• Dienstleistungsmentalität, Kommunikationsstärke, Empathie und ein professionelles, verbindliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Partnern.
• Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen verantwortungsbewusst zu behandeln.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  
  

Wir bieten

Im Gegenzug Bieten Wir Ihnen Folgendes

• Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Position in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
• Die Möglichkeit, mit unserem engagierten und global tätigen Verkaufsteam wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
• Flexible Arbeitszeiten, attraktive Vergütung und Benefits:
• JobRad: Fahrradleasing zu vergünstigten Konditionen.
• Zuschuss zum Fitnessstudio-Mitgliedsbeitrag.
• Kostenlose Ladestation für E-Bikes und Fahrrad-Reparaturstation.
• Ladestation für Ihr E-Auto (zum Selbstkostenpreis).
• Obstkorb sowie Getränke (Kaffee, Tee, Softdrinks, Säfte, Wasser) kostenlos im Büro.
  
  

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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