Bei Ihnen laufen im Bereich der Standortadministration die Informationen zusammen, weshalb Sie für Anfragen von Kolleg:innen und externen Stellen die erste Ansprechperson sind. Neben dem klassischen Büromanagement bearbeiten Sie Rechnungen und unterstützen bei der Abwicklung der Rechnungsstellung. Reise- und Terminplanung: Sie organisieren Geschäftsreisen und sorgen für eine optimale Vor- und Nachbereitung von Management-Terminen und Meetings. In engem Austausch mit dem Team Gebäudetechnik vergeben Sie Aufträge an externe Dienstleister, kontrollieren Wartungstermine für unsere (Klein-) Geräte sowie Anlagen und planen deren Instandhaltung. Sie holen Angebote für neue Werkzeuge / Teile ein und beauftragen den Zentraleinkauf mit der Beschaffung. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der administrativen Verwaltung des standortinternen Fuhrparks.
Qualifikation
Das passende Know-how bringen Sie aus Ihrer kaufmännischen Berufsausbildung, z. B. zum:zur Kaufmann:frau für Büromanagement, Industriekaufmann:frau oder einer vergleichbaren Ausbildung mit. Als Organisationstalent ist Multitasking genau Ihr Ding. Der tägliche Umgang mit den verschiedenen Office-365-Anwendungen liegt Ihnen. Sie treffen den richtigen Ton, ob mit der Geschftsführung oder Schülerpraktikant:innen - immer verbindlich, freundlich und klar in der Ansprache. Ihre selbstständige Arbeitsweise ist Ihre Stärke. Sie setzen die richtigen Prioritäten, behalten Fristen und Vorgaben stets im Blick und bleiben auch in Stresssituationen jederzeit gelassen.
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