Assistenz Partner- und Team Sekratariat (Litigation)

Wir suchen eine sehr gut organisierte und proaktive Person zur Verstärkung unseres Teams als Assistent/in des Partners und des Teamsekretariats, mit Spezialisierung auf Rechtsstreitigkeiten. In dieser Funktion werden Sie unsere Partner und die Mitglieder des Anwaltsteams umfassend administrativ unterstützen und den reibungslosen Betrieb unserer Prozesspraxis sicherstellen. Sie sind verantwortlich für die Verwaltung von Terminkalendern, die Koordination von Besprechungen, die Vorbereitung juristischer Dokumente und die Unterstützung bei verschiedenen administrativen Aufgaben, um einen effizienten Arbeitsablauf innerhalb der Abteilung zu ermöglichen. Dies ist eine aufregende Gelegenheit für jemanden mit ausgeprägtem Organisationstalent und großem Interesse an juristischen Angelegenheiten, einen Beitrag zu einer dynamischen und renommierten Anwaltskanzlei zu leisten.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Verwaltung und Pflege der Zeitpläne und Kalender von Partnern und Teammitgliedern.
• Koordinierung und Planung von Sitzungen, Konferenzen und Terminen, sowohl intern als auch extern.
• Vorbereiten, Korrekturlesen und Formatieren von juristischen Dokumenten, einschließlich Schriftsätzen, Plädoyers und Korrespondenz.
• Mithilfe bei der Dokumentenverwaltung, einschließlich Ablage, Organisation und Pflege elektronischer und physischer Akten.
• Sie fungieren als Bindeglied zwischen Partnern, Mandanten und internen Teams und bearbeiten Mitteilungen und Anfragen professionell und zeitnah.
• Administrative Unterstützung bei prozessbezogenen Aufgaben, z. B. Fallmanagement, Prozessvorbereitung und Recherche.
• Unterstützung bei Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozessen und Gewährleistung von Genauigkeit und Pünktlichkeit.
• Durchführung grundlegender juristischer Recherchen und Zusammenstellung der von den Anwälten benötigten Informationen.
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und Wahrung der Vertraulichkeit zu jeder Zeit.
• Erledigung anderer administrativer Aufgaben und spezieller Projekte, die von den Vorgesetzten zugewiesen werden.
• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, Rechtswissenschaften oder einem verwandten Fachgebiet bevorzugt.
• Frühere Erfahrungen in einer juristischen Verwaltungsfunktion, vorzugsweise in Rechtsstreitigkeiten, sind sehr wünschenswert.
• Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und juristischer Softwareanwendungen.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Fristen effektiv zu verwalten.
• Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit bei der Vorbereitung von Dokumenten und der Datenverwaltung.
• Hervorragende kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit zum professionellen Umgang mit Kunden und Kollegen auf allen Ebenen.
• Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren und sensible Informationen diskret zu behandeln.
• Proaktive Einstellung mit der Bereitschaft, die Initiative zu ergreifen und Probleme selbständig zu lösen.
• Flexibilität, um sich an wechselnde Prioritäten anzupassen und in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
• Juristische Terminologie und Grundkenntnisse der Prozessführung sind von Vorteil.
• Fließende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift ist erforderlich; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.