Last updated on 13. Juli 2024

Wie würden Sie sich anpassen, wenn ein wichtiges Kundenmeeting kurzfristig verschoben werden muss?

Bereitgestellt von KI und der LinkedIn Community

Unerwartete Veränderungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftswelt, und als Verwaltungsassistent sind Sie oft die erste Verteidigungslinie, wenn Pläne schief gehen. Wenn ein wichtiges Kundenmeeting kurzfristig verschoben werden muss, ist der Druck groß, sich schnell und effizient anzupassen. Ihre Rolle wird entscheidend für die Sicherstellung, dass der Übergang reibungslos verläuft und dass alle Parteien informiert und auf die neuen Vereinbarungen vorbereitet sind. Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie mit einer solchen Situation mit Professionalität und Gelassenheit umgehen und Ihren Wert als unverzichtbarer Teil des Teams stärken können.

Top-Expert:innen in diesem Artikel

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Adebunmi Oyewale

Empowering CEOs and Founders to get more done in less time, freeing up their time to focus on what matters most. →…

1 Bewerten Sie die Auswirkungen

Wenn Sie erfahren, dass ein wichtiges Kundenmeeting verschoben werden muss, besteht Ihre unmittelbare Aufgabe darin, die Auswirkungen zu bewerten. Berücksichtigen Sie die Tagesordnungen, die Teilnehmer und die damit verbundene Logistik. Welche Teammitglieder müssen benachrichtigt werden? Gibt es zeitkritische Materialien oder Präsentationen, die aktualisiert werden müssen? Wenn Sie die Auswirkungen der Änderung verstehen, können Sie einen umfassenden Plan erstellen, um alle Beteiligten zu informieren und die Ressourcen entsprechend neu anzuordnen. Dieser Schritt ist entscheidend, um Störungen zu minimieren und die Voraussetzungen für ein erfolgreiches neu geplantes Meeting zu schaffen.

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Maureen Okorie

𝐀𝐬𝐬𝐢𝐬𝐭𝐚𝐧𝐭 𝐋𝐢𝐛𝐫𝐚𝐫𝐢𝐚𝐧/𝐀𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞 𝐀𝐬𝐬𝐢𝐬𝐭𝐚𝐧𝐭/𝐑𝐞𝐬𝐞𝐚𝐫𝐜𝐡 𝐄𝐧𝐭𝐡𝐮𝐬𝐢𝐚𝐬𝐭
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Assessing the impact of a key client will help to make a well informed decision. No one likes to be taken unaware when it comes to team members. The importance of assessing the impact is to give time to create a strategy on how to share this notice without disrupting the workflow.

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2 Schnelle Benachrichtigung

Zeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie ein Meeting verschieben. Ihre Priorität sollte es sein, alle Teilnehmer so schnell wie möglich zu benachrichtigen. Dazu gehören der Kunde, Ihre Teammitglieder und alle Dritten wie Caterer oder Anbieter von Veranstaltungsorten. Nutzen Sie die effizientesten verfügbaren Kommunikationsmethoden, sei es E-Mail, Telefonanrufe oder Messaging-Apps, um die Nachricht zu verbreiten. Stellen Sie sicher, dass jeder die gleichen Informationen erhält, um Verwirrung zu vermeiden. Eine unverzügliche Benachrichtigung trägt dazu bei, die durch die Änderung verursachten Unannehmlichkeiten zu verringern.

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Lezanne Longbottom

Business Support Manager | Specializing in Virtual Assistance
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Stop with everything and reach out to all parties and suggest alternative times and dates. We have to be able to adapt to changes too. Life gets in the way etc.

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3 Schlägt Alternativen vor

Sobald alle über die Absage informiert sind, schlagen Sie alternative Termine und Uhrzeiten für das neu anberaumte Meeting vor. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die Bequemlichkeit des Kunden als auch die Verfügbarkeit Ihres Teams und des Tagungsraums. Es kann hilfreich sein, mehrere Optionen anzubieten, um die Chancen zu erhöhen, einen geeigneten Platz zu finden. Wenn Sie in diesem Schritt proaktiv sind, zeigen Sie Ihr Engagement für die Aufrechterhaltung starker Kundenbeziehungen und Ihre Fähigkeit, Herausforderungen agil zu bewältigen.

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Adebunmi Oyewale

Empowering CEOs and Founders to get more done in less time, freeing up their time to focus on what matters most. → Virtual Executive Assistant → Grew 3 startups from scratch to conglomerates → Send A DM
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Talking from experience, I've learned that flexibility and proactive communication are key when rescheduling important meetings. Quickly offering alternative dates and times that accommodate both the client and team showcases your commitment and efficiency. Providing multiple options not only increases the likelihood of finding a suitable slot but also reinforces strong client relationships and demonstrates your ability to handle unexpected changes swiftly and professionally

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4 Details bestätigen

Nachdem Sie sich auf einen neuen Besprechungstermin geeinigt haben, bestätigen Sie alle Details mit den beteiligten Parteien. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Ort und alle anderen relevanten Informationen. Die erneute Bestätigung ist wichtig, um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse gibt und alle auf derselben Seite stehen. Es ist auch eine Gelegenheit, alle Vorbereitungen zu wiederholen, die vor dem Meeting getroffen werden müssen, wie z. B. die Überprüfung von Dokumenten oder die Vorbereitung von Materialien. Eine klare Bestätigung hilft, die neuen Vereinbarungen zu festigen und zeigt Ihr Organisationstalent.

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5 Logistik anpassen

Wenn ein neuer Besprechungstermin bestätigt ist, können Sie sich auf die Anpassung der Logistik konzentrieren. Dies kann die Umbuchung von Meetingräumen, die Neuorganisation von Reisen oder Unterkünften für die Teilnehmer und die Aktualisierung aller erforderlichen Geräte oder Technologien umfassen. Stellen Sie sicher, dass alle logistischen Elemente mit dem neuen Zeitplan übereinstimmen und dass es keine losen Enden gibt. Die effiziente Verwaltung dieser Details kann Schluckauf in letzter Minute verhindern und ein reibungsloses Erlebnis für alle Beteiligten gewährleisten.

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6 Zur Nachverfolgung

Schließlich ist es wichtig, sich mit allen Teilnehmern in Verbindung zu setzen, bevor das neu geplante Meeting stattfindet. Versenden Sie Erinnerungen einige Tage im Voraus und wenden Sie sich an wichtige Personen, um ihre Bereitschaft zu bestätigen. Bei diesem Schritt geht es nicht nur darum, die Anwesenheit sicherzustellen, sondern auch darum, offene Kommunikationswege zu pflegen und Ihre Gründlichkeit als Verwaltungsassistent zu demonstrieren. Eine gut getimte Nachbereitung kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Meeting und einem Meeting ausmachen, das aufgrund vermeidbarer Versäumnisse scheitert.

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7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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2 Schnelle Benachrichtigung

3 Schlägt Alternativen vor

4 Details bestätigen

5 Logistik anpassen

6 Zur Nachverfolgung

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