Sie ertrinken in einem Meer von dringenden E-Mails. Wie setzen Sie Prioritäten und behalten den Überblick über das Chaos?

2 E-Mails kategorisieren

Sobald Sie dringende E-Mails identifiziert haben, kategorisieren Sie sie nach der Art der Antwort oder Aktion, die sie erfordern. Einige benötigen möglicherweise eine schnelle Antwort, während andere komplexere Aufgaben wie das Planen von Besprechungen oder das Erstellen von Berichten beinhalten. Verwenden Sie die Beschriftung oder das Ordnersystem Ihres E-Mail-Clients, um Nachrichten in Gruppen zu organisieren. Dieser Schritt hilft nicht nur bei der Priorisierung, sondern hilft Ihnen auch, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und so Ihre Effizienz zu steigern.

4 Erstellen eines Zeitplans

Das Erstellen eines Zeitplans für die Bearbeitung von E-Mails kann verhindern, dass Sie ständig durch eingehende Nachrichten unterbrochen werden. Weisen Sie bestimmte Tageszeiten für das Abrufen und Beantworten von E-Mails zu. Dies kann als erstes am Morgen, nach dem Mittagessen oder vor dem Ende des Tages sein. Halten Sie sich so genau wie möglich an diesen Zeitplan, um die Kontrolle über Ihre Zeit zu behalten und die Falle der reaktiven E-Mail-Überprüfung zu vermeiden.

5 Verwenden von Werkzeugen

Nutzen Sie die Vorteile von E-Mail-Management-Tools und -Funktionen. Die meisten E-Mail-Clients bieten Funktionen wie Flaggen, Erinnerungen oder Schlummeroptionen, die Ihnen helfen, sich daran zu erinnern, wichtige E-Mails nachzuverfolgen. Automatisierte Regeln können eingehende E-Mails sortieren, Abwesenheitsantworten senden oder sogar E-Mails an andere Teammitglieder weiterleiten, wenn dies erforderlich ist. Diese Werkzeuge können das manuelle Sortieren erheblich reduzieren und sicherstellen, dass nichts durch die Maschen rutscht.

6 Aufgaben delegieren

Und schließlich sollten Sie nicht zögern, zu delegieren, wenn es möglich ist. Wenn eine E-Mail von einem Kollegen besser bearbeitet werden kann oder das Fachwissen einer anderen Person erfordert, leiten Sie sie zusammen mit einer Notiz weiter, in der die Situation erläutert wird. Dies hilft Ihnen nicht nur, Ihre Arbeitsbelastung zu bewältigen, sondern stellt auch sicher, dass die Aufgabe in den Händen der Person liegt, die am besten dafür gerüstet ist. Effektives Delegieren ist eine entscheidende Fähigkeit, um Ihren Posteingang – und Ihre Arbeitsbelastung – überschaubar zu halten.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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